گزاره ارزش مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟ و چگونه می توان از راهبر ارشد تیم، چنین سوالات پرتکراری را در حوزه BPM پرسید؟
اولویت اول در پاسخ به این سوالات، این است که اطمینان حاصل کنیم، افراد سازمان درک واحدی از BPM دارند.
BPM هیچ یک از سه مورد زیر به تنهایی نیست:
- مدلسازی فرآیندها
- راه اندازی پروژه‌های اجرایی (مدیریت فرآیندها)
- نظارت بر عملکرد فرآیند به منظور بهبود مستمر
به عبارت بهتر، BPM هر سه مورد فوق‌الذکر در کنار یکدیگر است.
به منظور دستیابی به درکی مشترک ار تعریف BPM، می‌بایست رویکرد، مزایا و مشکلات استفاده از آن مشخص گردد و نشان داده شود که بهره‌مندی از BPM، چه ارزش‌هایی را تامین می‌کند.
برخی از اصول کلیدی و رویکردهای BPM در جدول زیر مشخص شده است.
| رویکرد | اصول BPM |
| تعریف | از دیدگاه یکپارچه (end to end) حمایت می‌کند. |
| مدلسازی | بر تجربه مشتری تاکید دارد. |
| تحلیل | از نمودارهای swim lane بهره می‌برد. |
| طراحی | بر هر دو مورد بهبود و مدیریت متمرکز است. |
| مدیریت | از تکنولوژی به عنوان توانمندساز بهره می‌برد. |
گام بعدی کسب و کار، ترسیم مزایای به دست آمده توسط سازمانی است که در استفاده از BPM موفق بوده است.
در برخی از موارد، قدم گذاشتن در این مسیر به واسطه دستیابی به مزایا و سپس مشخص کردن رویکردها و اصول کلیدی، مفیدتر خواهد بود.
مزایای معمول که در ساخت گزاره ارزش BPM مورد توجه است، عبارتند از:
- ایجاد ارزش های مورد نیاز مشتری
- بهبود کارایی و اثربخشی
- چابکی بیشتر
علاوه بر مزایای ذکر شده در بالا، بسیار مهم است که مشکلاتی را که منجر به اجتناب از به کارگیری BPM می‌شوند را نیز مطرح نمود. در این راستا، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- عدم ارتباط با استراتژی: مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد استراتژیک است و می‌بایست برای رویارویی با مسائل عمده و اصلی سازمان به کار گرفته شود. بسیار مهم است که از داشتن “تعداد زیادی پروژه‌ی بسیار کوچک (که به استراتژی نیز مربوط نمی باشد)” بر حذر باشید.
- عدم درگیر نمودن افراد درست: بهترین پروژه های BPM، بین وظیفه‌ای (Cross-Functional) هستند و نیاز به درگیر شدن افراد درستی در سازمان دارند.
- عدم اندازه گیری: میزان موفقیت BPM بایستی اندازه‌گیری شود. در غیر این صورت، شما نمی‌توانید آن را مدیریت کنید.
- به جای تمرکز بر همکاری بین وظیفه‌ای (Cross-Functional)، بیشتر تمرکز بر تکنولوژی است: تکنولوژی بسیار مهم است اما تمرکز اصلی و مرکزی BPM نیست.
- توجه کافی به مشتریان و همچنین بهبود مستمر مورد نیاز است: این امر بدیهی است.
نیاز به دستیابی به درک مشترک از BPM، رویکرد و اصول کلیدی آن و همچنین مزایا و مشکلات بسیار لازم است. این گام‌ها برای نشان دادن ارزش BPM مطرح شدند. به علاوه افزودن مقدار کوچکی از باور، انرژی و هیجان منجر می شود به خوبی از جانب راهبر ارشد تیم حمایت شوید.
ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز