با توجه به محیط رقابتی و پویای کسب‌و‌کار، سازمان‌ها با چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی روبرو می‌شوند که برای دستیابی به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه بصورت مستمر نیازمند فرصت‌طلبی و چابکی هستند. یک سازمان زمانی می‌تواند به این مهم دست یابد که منابع انسانی و سایر منابع سازمان ازجمله سیستم‌های اطلاعاتی آن بتوانند به بهترین شیوه ممکن با هم همکاری داشته باشند و این امر نیازمند شناسایی، تحلیل، پیاده‌سازی، پایش و بهبود فرایندهای موجود سازمان است. رشد فناوری و مطرح شدن مفاهیم جدید در علم مدیریت کسب و کار راه‌حلی با نام “مدیریت فرایندهای کسب و کار” (BPM) برای غلبه بر این چالش‌ها و استفاده بهینه از فرصت‌های پیش روی فراهم می‌کند. در بسیاری از سازمان‌ها، فرایندهای کسب و کار بصورت ناشناخته است و مدیران تنها به بررسی خروجی فرایند اکتفا کرده حال آنکه با بررسی تحلیل مراحل فرایند و بهبود مستمر آن می‌توان تاثیر چشمگیری در افزایش کارایی، بهره‌وری، رضایتمندی و رسیدن به اهداف کسب و کار مشاهده کرد.
هدف اصلی BPM چیدمان صحیح فرایندهای سازمان بر اساس اهداف کسب و کار است، که با ایجاد بستری برای اجرا و اندازه‌گیری عملکرد فرایندها، زمینه تغییر و بهبود مستمر و در نتیجه افزایش کارایی آنها را ایجاد نماید.
تاریخچه
شاید بتوان ظهور تفکر مدیریت و بهبود فرایند را در اولین تعاریف ارائه شده در مورد وظیفه و ساختارهای وظیفه‌ای در سازمان جستجو کرد و نشان داد که چگونه تغییرات دائمی محیط کسب و کار سازمان‌ها را به سوی تفکر فرایندی سوق می‌دهند.
در قرن هجدهم آدام اسمیت مفهوم تقسیم کار و وظیفه را مطرح کرد و بعد از آن مطالعات تیلور (بنیان‌گذار مدیریت علمی در اوایل قرن بیستم) نشان داد هرچه قدر که وظیفه‌ها دقیق‌تر و جزئی‌تر تعریف شوند و بهترین روش انجام یک کار شناسایی، اندازه‌گیری و آموزش داده شود، تولید و بهره‌وری سازمان‌ها بصورت چشمگیری افزایش پیدا خواهد کرد. نظریات فوق و سایر تحقیقات مشابه در نیمه اول قرن بیستم منجر به شکل‌گیری ساختارهای وظیفه‌گرای متعدد و متنوعی در محیط‌های کسب و کار گردید. بعد از جنگ جهانی دوم پارادایم جدیدی با عنوان «کیفیت» حوزه‌های کسب و کار را تحت تاثیر قرار داد و بالا بردن کیفیت محصولات در کنار کمیت را کلید اصلی موفقیت در نظر گرفت. کیفیت عبارت است از ارائه محصول یا خدمت مطابق با انتظار مشتري و به بهترین روش ممکن. تخصصی شدن بیش از حد وظایف در ساختارهای وظیفه‌ای و ارتباط کم رنگ هر یک از حوزه‌های کاری با سایر حوزه‌ها در سازمان، تولید محصول متناسب با نیاز و توقع مشتری را بسیار مشکل می‌نمود. اولین تحول و نوآوری در زمینه کیفیت را مديريت كيفيت جامع (TQM) ایجاد نمود. TQM ساختار سیستماتیکی است كه بر بهبود مستمر كليه فعاليت‌هاي دروني يك سازمان تأكيد دارد. سه اصل اساسی در مدیریت کیفیت جامع عبارتند از «تمركز بر نياز و انتظارات مشتريان»، «توانمند كردن كاركنان» و «بهينه‌سازي فرايندها». منظور از بهینه‌سازی فرایندها شناسایی کلیه فعالیت‌های سازمان، کنترل دقیق آنها، شناسایی معیارها و بهبود مستمر آنها است.
با پیاده‌سازی تئوری‌های کیفیت‌گرا نظیر TQM و 6 سیگما در برخی سازمان‌ها مشکلاتی مطرح شد. بعنوان مثال شناسایی و تعریف کلیه فرایندها در سازمان ممکن است منجر به تعریف صدها و هزاران فرایند در سازمان شود، از گذاشتن یک میخ در جعبه گرفته تا چک کردن حساب مشتریان. تمرکز بر روی این همه فرایند ریز شده و جزئی، نتایج دقیق و درستی برای سطوح استراتژیک بدنبال نداشت. بعبارت دیگر استفاده از نتایج حاصل شده از تحلیل هزاران پروژه کوچک برای مدیریت سازمان در سطوح کلان بسیار مشکل است.
در ابتدای دهه 90 میلادی مفهوم «مهندسی مجدد فرایندها» مطرح گردید که بیشترین توجهش، بررسي و اصلاح فرايندهاست. در دیدگاه مهندسی مجدد، فرایندهای اصلی سازمان شامل فرایندهایی است که منتج به حصول اهداف باشد و سایر فرایندهای اضافی می‌بایست حذف شوند. با اجرایی شدن مهندسی مجدد فرایندها (BPR) در سازمان، ارتباط ساختارهای وظیفه‌ای با یکدیگر در قالب گروه‌های فرایندی میسر می‌گردد و وظایف از حالت یک بعدی و ساده به وظایف چند بعدی تبدیل می‌شوند. چارچوب رادیکالی، ریسک بالا، تغییرات آنی در سطح سازمان و در نتیجه ایجاد مقاومت در برابر این تغییرات و همچنین هزینه‌های بالای اجرایی شدن مهندسی مجدد فرایندها، منجر به شکل‌گیری رویکرد «مدیریت فرایندهای کسب و کار» در اواخر دهه 90 میلادی گردید. مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با شناسایی فرایندها، بهره‌گیری از تکنولوژی برای خودکارسازی آنها، پایش و بهبود مستمر فرایندهای سازمانی، کارایی و بهره‌وری و انطباق پذیری سازمان خود را افزایش دهند.
همانند توسعه نظریه‌های مدیریت در اواخر قرن بیستم، پیشرفت در حوزه IT و نوآوری در سیستم‌های اطلاعاتی نیز، بستر و ابزار مناسبی برای پیشرفت و پذیرش دیدگاه فرایندی در سازمان‌ها بوجود آورد. در اوایل دهه 50 میلادی که کامپیوترهای اولیه در برخی از سازمان‌ها برای انجام وظایف محدودی مورد استفاده قرار گرفتند تا امروز که سیستم‌های اطلاعاتی عضو حیاتی موثر در طول زنجیره تامین یک سازمان می‌باشند، قدم‌های بسیاری برداشته شده است. یکی از اولین سیستم‌های ایجاد شده در این حوزه، «سیستم‌های مدیریت پایگاه داده» DBMSها بودند که برای سازمان‌ها امکان متمرکز کردن داده‌ها، ذخیره و دسترسی به آنها را فراهم می‌کردند. این سیستم‌ها در پروژه‌های TQM و مدیریت داده‌های محاسباتی و آماری حاصل از آن بسیار مورد استفاده قرار گرفتند. DBMSها بواسطه یکپارچه‌سازی داده‌ها در سطح سازمان، نقشی کلیدی در توسعه ERP در اواخر دهه هشتاد و اوایل دهه 90 داشتند. سیستم‌های «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» (ERP) وظیفه مکانیزه کردن کلیه فرایندهای سازمانی را بر عهده داشتند، از فرایندهای دریافت سفارش از مشتریان گرفته تا تحویل سفارش و پرداخت. در عمل تغییر برنامه‌های کاربردی و فرایندها در سیستم‌های ERP چندان ساده به نظر نمی‌رسید و مستلزم صرف هزینه و زمان بسیار بود. در اواسط دهه 90 نسل جدیدی از سیستم‌های اطلاعاتی بوجود آمد که تاکیدشان جدا کردن جریان کار از برنامه‌های کاربردی و مدیریت آنها بود. WFMS «سیستم‌های مدیریت جریان‌های کاری» شامل دو مولفه مدلسازی جریان کاری و اجرای جریان کاری است. اما با WFMSها، مکانیزه کردن فرایندهای پیچیده، گزارش‌گیری از مراحل فرایند و امکان یکپارچگی اطلاعات با سایر سیستم‌ها میسر نمی‌شد. با ظهور سیستم‌های EAI و ارائه معماری سرویس‌گرا، BPMSها بعنوان ابزاری در جهت طراحی، اجرا، پایش و مدیریت فرایندهای کسب و کار معرفی شد. تعریف فوق نشان می‌دهد که BPMS مجموعه‌ای از ماژول‌های طراحی شده بر مبنای اصول BPM است که تمامی چرخه آن از طراحی تا بهبود را حمایت می‌کند.
تفاوت BPMS و WFMS :
برخلاف WFMS، BPMS با نرم افزارهای دیگر یکپارچه است. درواقع WorkFlow بخشی از BPM است و BPM مجموعه‌ای از WorkFlow ها با قابلیت هماهنگ کردن فعالیت‌ها در نرم افزارهای مختلف است. BPM منطق کسب و کار را از نرم‌افزار جدا می‌کند، به این معنی که BPMS بطور مستقل از نرم افزار به تعریف، اجرا و مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌پردازد. درنتیجه تغییر در فرایند کسب و کار منجر به تغییر نرم افزار نمی‌شود. همین امر دلیلی بر انعطاف پذیری بالا با حداقل هزینه و زمان است.
| BPMS | WFMS | |
| H2H-S2S-H2S-S2H | H2H | نوع فرایندهای قابل پشتیبانی |
| گسترده | محدود | یکپارچگی |
| مدیریت چرخه حیات فرایند | خودکارسازی وظیفه ها | هدف |
| BPMN استاندارد | محدود | مدلسازی فرایند |
| مجموعه ابزارهای کنترل و پایش فرایند | گزارش های پایه و ابتدایی | گزارش گیری |
| ابزار مدیریت قوانین کسب و کار | عدم امکان مدیریت قوانین کسب و کار | قوانین کسب و کار |