در طول انجام فرایندهای اصلی و پشتیبانی در سازمان، همواره به کالاها و خدماتی نیاز پیدا می‌کنیم که تامین به موقع و با کیفیت آن‌ها، ارائه ارزش به مشتری را تسهیل خواهد کرد. فرض کنید شما یک شرکت تولید کننده محصول هستید. برای شما، تامین به موقع مواد اولیه جهت تغذیه خط تولید برای تحویل به موقع سفارشات مشتری ضروری است. از طرفی دستگاه‌های خط تولید به صورت دوره‌ای نیازمند کالیبراسیون هستند و شما باید از شرکت‌های دیگر، این نوع خدمات را دریافت نمایید.
علاوه بر فرایندهای اصلی سازمان، فرایندهای پشتیبانی نیز به صورت دوره‌ای یا موردی نیازمند کالا و خدمات هستند. به عنوان مثال، تامین کالا برای تکمیل یا تصحیح زیرساخت‌ها و تجهیزات فناوری اطلاعات سازمان نظیر سرور، موس، کیبورد و غیره به درخواست واحد فناوری اطلاعات، که ارائه‌دهنده خدمات به تمامی سایر واحدهای سازمانی است، به صورت روتین اجرا می‌گردد. یا دریافت خدمات از شرکت‌های برگزار‌کننده دوره‌های آموزشی جهت تقویت مستمر دانش و مهارت پرسنل از جمله نیازهای ضروری هر سازمان است. به این ترتیب، فرایندهای درخواست کالا و خدمات به عنوان جزیی از زنجیره تامین، جزء مواردی هستند که در هر سازمان، فارغ از ماموریت و استراتژی آن، لازم‌الاجرا است.
در همین راستا، بین واحدهای سازمانی مختلف و واحدهای انبار و خرید و تدارکات، همواره ارتباط تنگاتنگی وجود دارد. پرسنل در سطوح مختلف سازمان، فرم درخواست کالا یا خدمات را تکمیل نموده و برای دریافت تاییدیه‌های لازم آن را به جریان می‌اندازند، تا نهایتا درخواست به واحدهای انبار و خرید و تدارکات رسیده و اقدام به تامین نیاز نمایند.
بدیهی است تکنولوژی و فناوری، به عنوان یک توانمندساز و برای تسهیل این ارتباطات و جریان گردش کار، بایستی نقش خود را ایفا نماید. شرکت مهندسی نرم افزار رایورز نیز با بیش از چند دهه تجربه در ارائه سیستم‌های تامین و لجستیک، این بار با استفاده از زیرساخت RayBPMS اقدام به خودکارسازی فرایندهای درخواست کالا و خدمات و برقراری ارتباط مکانیزه موثر بین این فرایندها و سیستم انبار و کنترل موجودی نموده تا ماموریت خود را در این حوزه کسب‌وکار، به نحو کامل‌تری انجام دهد.
از جمله امکانات این فرایندها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
مشخصات فرایند درخواست کالا و خدمات
- ثبت درخواست و لیست کالاهای مورد نیاز از طریق فرم‌های تحت وب
- ارتباط با سیستم انبار جهت واکشی اطلاعات به منظور انتخاب کالای مورد نیاز توسط متقاضی
- مشاهده‌ی موجودی انبار هر یک از کالاهای درخواست شده از طریق فرم‌های تحت‌وب
- گردش کار مکانیزه جهت دریافت تاییدیه درخواست
- ثبت مکانیزه درخواست کالا در سیستم انبار رایورز
- ثبت مکانیزه درخواست خرید خدمات در سیستم خرید و تدارکات رایورز
- برگشت مکانیزه حواله صادر شده در سیستم انبار رایورز به کارتابل الکترونیکی
- امکان رهگیری درخواست و آگاهی از تاریخچه و هم‌چنین مرحله‌ی فعلی فرایند
- امکان مشاهده تاریخچه درخواست
- امکان تعریف جانشین
- امکان تعریف دسترسی به فرم درخواست کالا و اجزای آن
- امکان دسترسی به گزارشات عملیاتی
- امکان دسترسی به گزارشات BAM نظیر گلوگاه‌های فرایندی، متوسط زمان توقف کار در هر کارتابل، متوسط زمان انجام فرایند