10 نکته کارآمد در باب مدل‌سازی فرآیند در سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

خصوصیات موجود در BPMN، قوانین و تعاریف فنی بسیاری را ارائه می‌کند، اما چگونگی خلق مدل‌های فرآیندی را آموزش نمی‌دهد (در واقع مأموریت اصلی مدل‌های فرایندی به حداکثر رساندن فهم فرآیند “همان‌گونه که است” یا “آن گونه که باید باشد” هست)؛ به منظور اجرای کارآمد مدل‌سازی فرآیند، شما می‌بایست فراتر از این تعاریف رفته و یک متدولوژی پایه‌ای به همراه بهترین روش‌های ممکن و الگوهای نموداری خاص را برای استفاده در موقعیت‌های عادی فرا بگیرید.

بر ای روشن کردن این موضوع، در ادامه 10 نکته برای مدل‌سازی کارآمد ارائه می‌شوند:

1.         منطق فرآیند را در نمودار آشکار کنید. این عمل بی‌شک بنیادین است، با این حال مکرراً در میان مدل‌سازان مبتدی نادیده گرفته می‌شود. خصوصیات موجود در BPMN علاوه بر اینکه منجر به توصیف اشکال و رابطه‌های مختلف در نمودار می‌شود، جزئیات تکمیلی را توصیف می‌کند که این جزئیات در ویژگی‌هایی دیده می‌شوند که تنها از طریق ابزار مدل‌سازی و یا در مستنداتِ با جزئیاتِ وافر تولید می‌گردند. به حداکثر رساندن فهم مشارکتی از طریق بررسی فردی و خصوصی مدل به وسیله ابزار و حتی از راه کاوش صدها صفحه از مستندات به دست نمی‌آید؛ بلکه این عمل به وسیله گروهی انجام می‌پذیرد که دور میزی نشسته‌اند و به نسخه‌ی چاپ‌شده‌ی نمودار چشم دوخته‌اند و معمولاً در مورد اینکه چگونه می‌توان آن را بهبود بخشید، تبادل نظر می‌کنند. به طور کارآمد این عمل به دو معنی می‌باشد: اول این که تمامی اجزای نمودار را نام‌گذاری کنید-نه تنها فعالیت‌ها را بلکه زیرفرآیندها، رویدادهای بینابینی، ورودی‌ها، جریان‌های ترتیبی، رویدادهای نهایی و جریانِ پیغام‌ها؛ اما برخی ویژگی‌های مورد نیاز، مانند مدت زمان یک رویدادِ زمان‌دار، احتمال دارد که در نمودار به نمایش درنیایند. اگر چنین است یک نام به رویدادی بدهید که آن اطلاعات را همانندسازی می‌کند و اگر موفق به دیدن آن در نمودار نمی‌شوید، پس حتماً ارزش چندانی ندارد. در ثانی استثناهایی که منطق را در نمودار، آشکارا تحت تأثیر قرار می‌دهند، نمایش دهید. بر خلاف بسیاری از نشانه‌گذاری‌های قدیمی، BPMN ابزاری برای این کار در اختیار شما قرار می‌دهد، حتی اگر یک طراح نباشید.

2.         مدل های خود را اعتبار بخشید. به واقع یک مدل فرآیند چیزی بیش از یک طرح است و یک ابزار مدل‌سازی بیش از یک ابزار طراحی می‌باشد. یک ابزار مدل‌سازی دارای قانون‌ها و معانی  BPMN است که درون آن تعبیه‌شده‌اند و یک کلید “معتبرسازی” در اختیار شما قرار می‌دهد که فهرستی از خطاها را به نمایش می‌گذارد. یک شابلون  BPMN رایگان در Visio قادر به انجام این کار نیست. اگر می‌خواهید که دیگران مدل‌های شما را درک کنند، نیازمندید که در ابتدا به آن‌ها اعتبار ببخشید، بر این اساس شما می‌بایست از کلید “معتبرسازی” استفاده کنید و چگونگی برطرف کردن خطاها را بیاموزید.

3.         مدل های خود را طبقه‌بندی کنید. موضوعی که BPMN را از دیگر شیوه‌های مدیریتی متمایز می‌کند تاکید آن بر نگرش به کسب‌وکار از منظر عملکرد بین وظیفه‌ای است. ثبت فرآیندها در مدل‌های مسطح که 30 فوت از فضای دیوار را اشغال می‌کنند اجازه درک تمامی بخش‌های آن را به صورت یک جا نمی‌دهد. در عوض ما یک روش بالا به پایین را آموزش می‌دهیم که در بالاترین سطح، نمودار تمام فرآیند را بر روی یک صفحه به نمایش می‌گذارد و از زیر فرآیندها برای گسترش دادن جزئیات یک فرآیند در سطوح نموداری زیرین استفاده نموده تا شما قادر باشید مدل خود را بزرگ و کوچک کرده و هر سطح دلخواه از جزئیات را توصیف کنید. این پروسه ممکن است در صفحات متعددی به چاپ برسد اما انسجام یک مدل را حفظ می‌نماید.

4.         بر روی فرآیند خود عنوانِ “فعل-اسم” بگذارید. BPMN فرآیندها را به صورت جریانی از فعالیت‌ها (activity) توصیف می‌نماید. در واقع آن‌ها نمایانگر کارِ انجام‌شده در فرآیند می‌باشند. فعالیت‌ها، وضعیت یا کارکردهای کسب و کاری و یا تعاملاتِ موردهای کاربری نیستند. به منظور تقویت این ایده، ما از فراگیران درخواست می‌کنیم تا فعالیت‌های خود را به طور مداوم با استفاده از ساختار “فعل-اسم” نام‌گذاری کنند، برای نمونه: از “اعتبار را بررسی کنید” یا “سفارش را اعتبار ببخشید” به جای “بررسی اعتبار” (یک تابع) و یا “سفارش معتبر” (یک وضعیت) استفاده نمایید. یک منبع برای اجرای هر یک از فعالیت‌ها در نظر گرفته می‌شود و عنوان هر فعالیت می‌بایست اینکه چه عملی اجرا می‌شود را توصیف نماید.

5.         نوع وظیفه‌ها را مشخص کنید. یکی از ویژگی‌های BPMN بدون هیچ‌گونه نمودِ استانداردشده‌ای در نمودار، نوع وظیفه است. در واقع چندین نوع وظیفه وجود دارد ولی در حقیقت دو مورد از آن‌ها را باید متمایز نمود: کاربر (وظیفه انسانی) و سرویس (وظیفه سیستمی). خوشبختانه بیشتر ابزارهای BPMN، نوع‌های وظیفه را با استفاده از آیکون‌ها متمایز می‌کنند، با این حال شما می‌بایست مشخص کنید که کدام نوع مورد نظر می‌باشد.

6.         از یک وظیفه به منظور مسیر دهی به کار استفاده نکنید. یکی دیگر از خطاهای رایج مبتدیان، افزودن وظایفی چون “به مدیر ارسال کن” است که توسط یک جریان ترتیبی به یک وظیفه در swim lane مدیر دنبال می‌شود. در واقع آن جریان ترتیبی از قبل مشغول مسیردهی کار به مدیر بوده است، بنابراین عملکرد “به مدیر ارسال کن” زائد می‌باشد و باید آن را حذف کنید.

در اینجا مشکل دومی نیز وجود دارد. بهترین عمل، نگه‌داشتن کلماتِ کلیدی “ارسال کن” و “دریافت کن” در اسامی وظایف به منظور ارسال و دریافت نوع‌های وظیفه می‌باشد که با رویدادهای پیامی برابری می‌کند. در BPMN یک “پیغام” به مفهوم یک سیگنال، میان فرآیند و نوعی موجودیت بیرونی می‌باشد. در این جا مدیر یک موجودیت بیرونی نیست، بلکه یک شرکت‌کننده در فرآیند است. بر این اساس، این یک پیغام نیست و نمی‌بایست عنوان “ارسال کن” داشته باشد. اگر مایلید که با مدیر بدون جهت دادن به خودِ کار چیزی در میان بگذارید، می‌توانید از عملکردی به عنوان “مدیر را در جریان قرار بده” بهره بگیرید. چنین اعمالی در ابتدا ممکن است ناچیز به نظر بیایند، اما در انتها آن‌ها امکان فهمِ فوری هر آنچه در نمودارها در حال اتفاق افتادن هستند را برای همه نیروهای سازمانِ شما فراهم خواهند کرد.

7.         وضعیت‌های نهایی موفقیت و شکست را در یک زیر فرآیند با استفاده از رویدادهای نهایی مجزا مشخص کنید. هر مسیر که در یک زیر فرآیند فعال می‌شود، می‌بایست الزاماً پیش از اینکه آن زیر فرآیند تکمیل شود، به انتها برسد. شما می‌توانید یک رویداد نهایی مجزا برای زیر فرآیند طراحی کنید و همه‌ی مسیرها را به آن جهت بدهید و یا رویدادهای نهایی متعدد طراحی کنید و مسیرهای خاص را به هر کدام از آن‌ها جهت‌دهی کنید. از آنجایی که “پیوستگی” ضمنی در تمامی رویدادهای نهایی وجود دارد، این موضوع به لحاظ فنی اهمیتی ندارد. با این وجود در طراحی و نام‌گذاری رویدادهای نهایی مجزا برای هر وضعیت نهایی متمایز در زیر فرآیند، منفعت وجود دارد، به خصوص اگر برخی وضعیت‌های نهایی نمایانگر “موفقیت” و برخی دیگر “شکست” و یا هرگونه استثنا باشند.

شما می‌توانید یک زیر فرآیند را با یک راه خروجی دنبال کنید تا دریابید که آیا می‌بایست فرآیند را ادامه داد و یا دست به کاری دیگر زد، مثلاً به آن پایان داد یا آن را به مرحله قبلی بازگرداند. مطابقت دادن عنوان راه خروجی با عنوانی که بر روی رویداد نهایی می‌باشد، آن پیوند را مشخص می‌کند. متناوباً، یک رویداد نهایی بر یک مسیر استثنایی درون یک زیر فرآیند می‌تواند یک خطا را دوباره به میان آورد، که به وسیله‌ی یک رویدادِ خطای وابسته بر روی مرز زیرفرآیند گرفته می‌شود. این پدیده می‌تواند باعث به انتها رسیدن فرآیند و یا دنبال کردن جریان استثنایی دیگر شود. به همین منوال، مطابقت دادن عنوان‌های “به میان آوردن” یا “گرفتن” رویدادها، این ارتباط را درون نمودار مشخص می‌کند.

8.         از زیر فرآیندها در جهت ارزیابی رویدادهای وابسته بهره‌گیری کنید. رویدادهای بینابینیِ وابسته به فعالیت یک فرایند، بدین معنی می‌باشند که اگر رویداد در زمان اجراشدن یک فعالیت اتفاق بیفتد، از اجرای فعالیت صرف‌نظر کرده و به سمت پایین جریان ترتیبی به بیرون آن رویداد حرکت کرده است. یک ترفند کارآمد، در میان گرفتنِ یک توالی از فعالیت‌ها با یک زیر فرآیند به صرفِ منظور تعریف کردن ارزیابی آن رویداد است. برای نمونه، اگر شما یک فرآیند ترتیبی با مراحلی از A تا Z داشته باشید و بخواهید به مشتری امکان تغییر یا صرف‌نظر کردن از یک سفارش بدون جریمه در هر زمانی میان مراحل B تا G بدهید، می‌توانید ترتیب میان  Bتا  G را درون یک زیر فرآیند احاطه کنید و یک رویداد پیامی و برطرف‌کننده، ویژه‌ی جریان استثنایی به آن بیفزائید.

9.         الگوهای خاص نموداری را استانداردسازی کنید تا انواع استثناها را تشخیص دهید. BPMN، علامت‌گذاری سازگار با کسب‌وکار را برای توصیف کردن رفتار کنترل استثناها فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، به واسطه خصوصیات BPMN، انعطاف‌پذیری زیادی در مدل‌سازی با این زبان وجود دارد. اما بهتر است الگوهایی را استاندارد کرده و تا حد امکان از آن‌ها استفاده کنید. به نحوی که سایر موارد خارج از این الگوها به عنوان استثنا در نظر گرفته شوند.

10.       با استفاده دائمی از جریان‌های پیغامی، محتوای تجاری را به نمایش بگذارید. علاوه بر جریانِ فعالیت فرآیند خودتان، BPMN امکان نمایش دادن تعاملات میان فرایند شما و فرایندهای بیرونی را فراهم می‌نماید که جریان‌های پیغامی نامیده می‌شوند. جریان‌های پیغامی به طور معمول درخواست‌ها، پاسخ‌ها و رویدادهای درخواست شده که با فرآیند بیرونی مبادله می‌شوند را ارائه می‌دهند. در فرآیند شما، جریان‌های پیغامی به فعالیت‌های متمایز و رویدادهایی مرتبط می‌شوند که به دقت نشانگر چگونگی پاسخگویی به یک جریان پیغامی ورودی هستند و یا این که جریان پیغامی خروجی تولید می‌کنند. از آنجایی که شما به طور دقیق نه درباره‌ی درونِ فرایندهایِ بیرونی اطلاع دارید و نه می‌توانید آن‌ها را کنترل کنید، تنها به شیوه‌ی رایج، جریان‌های پیغامی را به محدوده‌ی منبعی که آن فرایند را ارائه می‌دهد، متصل کنید. جریان‌های پیغامی می‌توانند محتوای تجاری ارزشمندی به نمودار شما بیفزاید، با این وجود استفاده دائمی از آن‌ها دارای اهمیت است. برای نمونه، اگر قرار است شما هرگونه جریان پیغامی “از” و “به” یک درخواست‌کننده از فرآیندِ خود نشان دهید، می‌بایست حتماً تمام آن‌ها را به نمایش بگذارید و در هر سطحِ مدلتان این عمل باید با تداوم انجام گیرد. بدین معنی که اگر یک جریان پیغامی ویژه در یک زیر فرآیند که سه سطح پایین‌تر جای دارد نشان داده شده باشد، می‌بایست در بالاترین سطح نمودار نشان داده شود و علاوه بر این در هر سطحی همان عنوان را دارا باشد.

ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز