به واسطه استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) می‌توان از مرزهای سازمانی عبور کرد و همچنین استفاده از آن را در سطح مشتریان و فروشندگان گسترش داد. در این راستا، توجه به این نکته بسیار مهم است که غالبا دسترسی به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار از طریق وب سایت‌ها و پرتال های سازمانی رخ می‌دهد.
این مطلب به بیان استراتژی‌هایی برای دسترسی به سیستم BPM در سیستم مدیریت محتوا (CMS) می‌پردازد.
به طور معمول، سیستم BPM همراه با یک پرتابل برای مدیریت فرآیندهای سازمان ارائه می شود. این پرتال دارای جنبه‌های عملیاتی است و تا آن جایی که کاربران بخشی از سازمان شما هستند، می‌توانند از این پرتال BPM برای استفاده راحت از فرآیندها آموزش دیده و بهره ببرند. اگر کاربران خارج از سازمان بخواهند به فرآیندها دسترسی داشته باشند، یک واسط ساده‌تر مورد نیاز است.
با استفاده از BPM ارائه شده در CMS چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید؟
اگر شما کارهایی را که کاربران سازمان می توانند در پرتال BPM انجام دهند، تعمیم دهید، موارد زیر را می‌توان نام برد:
- آغاز فرآیندها
- مشاهده لیست وظایفی که به کاربر مرتبط است (لیست کارهای در انتظار)
- انتخاب و مشاهده یک وظیفه
- انجام یک وظیفه
- مشاهده وظایف آغاز شده توسط کاربر (لیست کارهای انجام شده)
برای مدیران، موارد بیشتری نسبت به کاربران مورد نیاز است که گزارشات را می‌توان از این نوع دانست. از آن جایی که مدیران به طور معمول در داخل سازمان هستند، می‌توانند از پرتال ارائه شده توسط BPM استفاده نمایند.
چگونه یکپارچگی ایجاد می‌شود؟
سیستم مدیریت محتوا، محتواهای غنی و ساختاریافته‌ای را به کاربران ارائه می‌دهد. فرآیندهای کسب و کار به سادگی می‌توانند به این محتوا متصل شوند. برخی از CMS ها نظیر Life ray از موتور گردش کار تعبیه شده در ساختار خودش استفاده می‌کند. در سایر موارد، وب سرویس‌ها بسیار معنا پیدا می‌کنند. وب‌سرویس‌های REST روش بسیار مشهوری برای ایجاد یکپارچگی بین سیستم‌ها است. شما می‌توانید از ارائه‌دهنده سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، سوال کنید که از چه نوع وب‌سرویس‌هایی می تواند پشتیبانی کند و به واسطه آن یکپارچگی را ایجاد نمایید.
چگونه ویژگی‌های متفاوت رفتار می‌کنند؟
در اینجا برخی از موارد که به طور معمول انجام می شود را می‌توان نام برد:
ایجاد یک میزکار: این موضوع به عنوان مولفه‌ای شناخته می‌شود که لیست وظایف نام دارد. کاربری که به سیستم وارد شده است، می‌تواند از این طریق لیست کارهای در انتظار خود را ببیند. شما می‌توانید این بخش را به عنوان “صندوق من” یا “وظایف من” نامگذاری کنید. برخی دیگر ترجیح می‌دهند از واژه “کارهای باز من” استفاده کنند.
ایجاد توانایی آغاز یک فرآیند: این موضوع می‌تواند به واسطه میزکار (مورد قبل) یا هر بخش دیگری در CMS انجام شود. برای نمونه اگر شما می‌خواهید یک فرآیند را که رسیدگی به شکایات مشتری را انجام می‌دهد، ارائه کنید، می‌توانید با قرار دادن یک دکمه، فرم آغاز این فرآیند را به کاربر نمایش دهید. به علاوه شما می‌توانید صفحه آغاز فرآیند را با استفاده از IFRAMED فراهم نمایید یا یک فرم نظیر در CMS طراحی کنید.
مشاهده و انجام وظیفه: هنگامی که کاربر بر روی یکی از اقلام موجود در میز کار کلیک می‌کند، می‌توانید صفحه وظایف را مستقیما از ابزار BPM باز کنید یا یک فراخوانی از وب‌سرویس انجام دهید و محتوا را واکشی نموده و آن را به کاربر نمایش دهید. از آن جایی که شما می‌خواهید کاربر قادر باشد تا اقداماتی را بر روی آن وظیفه انجام دهد، بایستی دکمه‌هایی را به وی نشان دهید (نظیر تایید یا رد) که با کلیک بر روی هر یک از آن‌ها، ارتباط مناسب با سیستم پس زمینه انجام شود و از وب‌سرویس استفاده گردد تا فرآیند مسیر خود را ادامه دهد.
همان میزکار می‌تواند به کاربر صفحه‌ای را ارائه دهد که لیست تمامی درخواست‌هایی را که آغاز کرده است، مشاهده کند که “درخواست‌های من” نام دارد. امکان رهگیری را نیز می‌توان برای کاربر فراهم نمود که مشاهده کند هر یک از درخواست‌های گذشته ایشان در چه وضعیتی است.
داده‌ها کجا ذخیره می‌شوند – در BPM یا CMS؟
بهترین تصمیم بر اساس کاری است که می‌خواهیم انجام دهیم. اگر شما می‌خواهید گزارش‌هایی را ایجاد نمایید که در پرتال CMS قابل نمایش باشند، بهتر است داده‌ها را نیز در همان جا ذخیره کنید و کلیدهای منحصر به فردی از داده‌ها را در ابزار BPM ذخیره کنید. با این وجود، اطلاعاتی که مسیر فرایندی را مشخص می‌کنند همیشه در BPMS قرار دارد.
واسط کاربری برای وظایف کجا است – در BPM یا CMS؟
این موضوع بسیار وابسته به این امر است که شما داده‌ها را در کجا ذخیره می‌کنید و چه تعاملاتی را در نظر دارید. به طور معمول در برنامه‌های کاربردی با رابط کاربری غنی، داشتن صفحات نمایش در CMS ارجح‌تر است. زیرا CMS، ویژگی‌های بصری غنی‌تری را به آسانی فراهم می‌کند. فرم‌های BPM تنها زمانی به کار می‌رود که نیاز به یک طرح اولیه است.
ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز