استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار بدون در نظر داشتن مدیریت تصمیم کسب و کار BDM دنبال عواقبی به همراه خواهد داشت.درحالی که، استفاده از تکنیک‌ها و تکنولوژی‌های BDM به موازات BPM ، به این معناست که با استفاده از نتایج فرآیندها، تصمیمات شناسایی شده، مدیریت شده و بهبود یافته تا جهت بالابردن چالاکی فرآیندها و سادگی و سازگاری بیشتر آن ها، استفاده شوند.

BDM چیست؟

مدیریت تصمیم کسب و کار (BDM) که از آن با عنوان مدیریت تصمیم سازمان (EDM) نیز نام برده می‌شود، رویکردی است برای خودکارسازی و بهبود تصمیمات عملیاتی با اهمیت بالا. با استفاده از قوانین کسب و کار، خدمات تصمیم برای خودکارسازی توسعه می‌یابند. داده‌های تحلیلی نیز با استفاده از پیش‌بینی بازار به این خدمات اضافه می‌شوند و از طریق بهبود و کنترل کسب و کار عملیات تصمیم‌سازی نیز بطور مداوم پیشرفت می‌کند.

خطرات ناشی از سوء مدیریت فرآیندها و تصمیمات عبارت‌اند از:

  • تصمیمات دفن شده

اولین خطر تهدیدکننده استفاده از رویکرد BPM به صورت تنها، این است که تصمیمات در فرآیندها مدفون شده‌اند. به این معنی که پیچیدگی یک تصمیم با پیچیدگی‌های فرآیند و یا مدیریت تصمیم با مدیریت فرآیند ترکیب می‌شود. ولی مهم‌تر از آن این است که در این حالت نمی‌توان تصمیم را به عنوان ویژگی مجزای سیستم سنجید، اندازه‌گیری کرد و بهبود بخشید. اگر بخواهیم به صورت شفاف‌تر بیان کنیم، به کار بستن صحیح BDM به خوبی BPM به این معنی است که تصمیمات مستقل از فرایندها طراحی گردند و در مراحلی از فرایند که نیاز به تصمیم‌گیری است، فرایندها، تصمیمات را فراخوانی می‌کنند. در این حالت می‌توان تصمیمات را به صورت مستقل بهبود بخشید.

  • ​​پیچیده شدن فرآیندها

کوتاهی کردن از مجزا نمودن تصمیمات مرتبط با فرآیندها، منجر به پیچیده شدن فرآیندها می‌شود. در این حالت، تصمیمات در واقع قوانینی هستند که مراحل و جزئیات آن‌ها درون فرآیند قرار می‌گیرند. در عوض، یک فرآیند ساده با یک فعالیت تصمیم‌گیری مشخص، فرآیند ما را قادر به انجام فعالیت‌ها و طی مسیرهای زیادی می‌نماید که روابط را مدیریت می‌کند. با استفاده از BDM فرآیند شما ساده می‌شود چون پیچیدگی تصمیم از آن خارج شده است.

  • احتمال وجود ناسازگاری

بسیاری از تصمیمات بارها در فرآیندهای مختلف به کار برده می‌شوند و بسیاری از تصمیمات از منطق تصمیم مشخصی بارها استفاده مجدد می‌کنند. با ترکیب تصمیمات در فرآیندها، کسب اطمینان از اینکه تصمیمات با فرآیندهای دیگر تناقض ندارند، دشوار است و استفاده مجدد از قوانین آن تصمیم تقریبا غیرممکن می‌گردد. با استفاده از BDM شما یک نسخه از قوانین را دارید و خواهید دانست که کدام تصمیم از کدام قانون استفاده کرده است.

  • تصمیمات تنها به وسیله فرآیندها تغییر می‌کنند

اگر قوانین و تصمیمات یا فرآیندها ترکیب شده باشد، هر تغییری که در آن‌ها داده شود به معنی تغییر در فرآیند است. برای مثال اگر مشتری قیمت‌های جدیدی را برای به کاربردن در فرآیند خود تقاضا کند شما به اجبار باید کل فرآیند را تغییر دهید. مدیریت تصمیمات به این معنی است که هر بار نیاز به تغییر در تصمیمات باشد، لازم نیست که شما کل فرآیند را بار دیگر پیاده‌سازی کنید.

استفاده از BPM و BDM به طور موازی بسیار قدرتمند خواهد بود. بدین علت که مراحل استفاده شده در فرآیند شما واضح بوده و به همین ترتیب قوانین به کار رفته در تصمیم شما نیز کاملا واضح بوده و می‌تواند منجر به اطمینان خاطر شما شود. شما می‌توانید در گردش کار و فرآیندتان به راحتی تغییر ایجاد کنید و همچنین به کاربران کسب و کار استفاده کننده از فرآیند اجازه تغییر در تصمیمات را دهید که این روند سیستم را بسیار چابک می‌نماید. در نهایت می‌توانید هزینه‌ها را به وسیله دوری کردن از ایجاد تغییرات زیرساختی فرآیند و دست بردن در کدینگ آن‌ها و تغییرات در منطق فرآیند با کمک BDM به شدت کاهش دهید. برای اطمینان از مدیریت فرآیندها و تصمیمات:

1. شناسایی تصمیمات

قدم اول یافتن و نام‌گذاری و مدیریت تصمیماتی است که برای فرآیند شما اهمیت دارند. پیدا کردن تصمیمات همیشه به سادگی انجام نمی‌شود. البته با تمرین، این کار آسان‌تر خواهد شد. برای شروع یک رویکرد BPM موارد زیر را برای مشخص کردن تصمیمات مورد توجه قرار دهید:

  • تصمیمات مخفی، تصمیمات تبادلی، تصمیمات مشتری

تصمیمات مخفی آن‌هایی هستند که در حین طراحی فرآیند ساخته می‌شوند و از دید شما پنهان می‌مانند. این تصمیمات سخت‌ترین آن‌ها هستند ولی یافتن آن‌ها بسیار جالب است. تصمیمات تبادلی و تصمیمات مشتری که با استفاده از تبادل داده‌ها و اطلاعات مشتری برای تغییر داده یا مسیر و یا ترتیب فرآیند استفاده می‌شوند.

  • تصمیمات دفن شده در فرآیندهای پیچیده

هر وقت که با یک فرآیند پیچیده سر و کار دارید، مخصوصا آن‌هایی که دارای تصمیمات ترکیب شده در فرآیند هستند، شما باید تصمیمات را برای کاهش پیچیدگی به طور جدا از فرآیند بررسی نمایید و تصمیم‌گیری را خارج از فرآیند تغییر دهید.

  • تصمیماتی که بین دو فرآیند متفاوت هستند

معمولاً سازمان‌ها متصور هستند که شمار زیادی فرآیند دارند در حالی که بسیاری از آن‌ها قابل تلفیق در یک فرآیند هستند. برای مثال در یک سازمان دولتی (که تصور می‌کردند بیش از 30 فرآیند می‌توان تعریف کرد) که فقط یک فرآیند کلی و تعداد زیادی فرآیند مرتبط با آن با یک روند تصمیم‌گیری بسیار پیچیده برای صدور مجوز دارد. مطمئنا جداسازی تصمیم‌گیری در این گونه فرآیندها به دلیل تفاوت آن‌ها با هم دشوار است. برای این کار توصیه می‌شود فرآیندهای مشابه و تصمیمات تعبیه شده در آن‌ها جدا شده و تغییرات اعمال شود.

2. به کاربردن تکنولوژی BDM

برای شروع به مستندسازی و مدیریت تصمیمات درون فرآیندها، شما باید از تکنولوژی‌هایی برای مدیریت آنها در فرآیندهای خودکار خود بهره بگیرید:

  • استفاده از سیستم‌های مدیریت قوانین کسب و کار
  • انجام داده کاوی و تحلیل های پیشگویانه
  • تفکر درباره ی تحلیل‌های تصمیم

3. تفکر درباره تصمیمات و فرآیندها

آغاز یک BPM موفق، هم نیاز به مدیریت تصمیمات و هم نیاز به مدیریت فرآیندها دارد.

  • تفاوت این دو را بیاموزید، درک کنید و آموزش دهید.
  • در مورد چرخه عمر هر کدام از آن ها به طور مستقل تامل کنید.
  • هر دوی آن ها را به طور یکسان مدیریت کنید.

تمرکز یک جانبه به فرآیندها، نادیده گرفتن تصمیمات، می‌تواند به پیچیدگی فرآیند ها بیانجامد، مدیریت را دشوار کند و تغییرات را پرزحمت سازد. مدیریت تصمیمات و فرآیندها منجر به سادگی، چابکی، سازگاری فرآیندها و در نتیجه کسب و کاری بهتر می‌شود BPM و BDM باید همراه هم به کار برده شوند.

 

ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز

سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: 89326444-021

آنچه در این مقاله میخوانید