در این مقاله در خصوص متدها و تکنیک‌های ترسیم، مدلسازی و تحلیل فرایندها صحبت خواهیم نمود. در ابتدا تعاریف معمول که برای «مدلسازی و تحلیل فرایندها» به کار می‌روند را بررسی می‌کنیم.
- ترسیم فرایند
روشی است که جهت ترسیم گرافیکی گردش کار یک فرایند مشخص به کار برده می‌شود، برای نمونه ترسیم مراحل و گام‌های رسیدگی به سفارش مشتری را در نظر بگیرید.
- مدلسازی فرایند
روشی است که برای بررسی رویه‌های ممکن و مختلف اجرای یک فرایند، به منظور انتخاب بهینه‌ترین رویه به کار برده می‌شود؛ به علاوه به سؤالاتی از قبیل موارد زیر پاسخ می‌دهد:
– اگر منابع بیشتری در اختیار داشته باشیم، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟
– اگر برخی از گام‌ها را از فرایند حذف نماییم، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟
- تجزیه و تحلیل فرایند
عبارت از به کارگیری تکنیک‌های مختلف به منظور ارزیابی فرایند جهت تشخیص ناکارآمدی‌های آن است و همچنین روش‌هایی برای بهبود فرایند را مشخص می‌نماید. از همین رو می‌توان گفت مدلسازی یک نوع از تجزیه تحلیل است.
ترسیم و بصری‌سازی فرایندها یکی از قدرتمندترین روش‌ها به منظور تسهیل فهم فرایندها است. لازم به ذکر است که تکنیک‌های متنوع و بسیار زیادی در راستای ترسیم فرایندها وجود دارد.
در حوزه BPM استانداردی با عنوان BPMN معرفی شده است که به واقع روشی کارآمد جهت ترسیم جریان‌های کاری و روابط فرایندی است، به علاوه در مستندسازی، آگاهی از چگونگی اجرای فرایندها در حال حاضر و تصمیم‌گیری در مورد اجرای آتی فرایندها کمک می‌نماید.
برخی از تحلیلگران بر این باورند که نمادهای موجود در BPMN برای کارشناسان یا صاحبان کسب و کار بسیار پیچیده هستند؛ اگرچه این موضوع صحیح است که BPMN دارای المان‌های بسیاری است اما کارآمدی آن برای ترسیم یک مدل فرایندی را نباید نادیده گرفت؛ به علاوه ضرورت ندارد که تمامی این المان‌ها مورد شناسایی قرار بگیرند.
به علاوه BPMN ابزاری قوی در جهت ایجاد پلی میان فن‌آوری اطلاعات و کسب و کار است و فاصله میان آن‌ها را از بین می‌برد.
کارشناسان یا صاحبان کسب و کار به راحتی می‌توانند آلمان‌های اصلی BPMN را بیاموزند و از طرف دیگر تحلیلگران کسب و کار و متخصصان فن‌آوری اطلاعات می‌توانند تا حد نیاز، جزئیات بیشتری را در نقشه فرایندی وارد نمایند.
یک رویکرد ساده و معمول برای تجزیه و تحلیل فرایند، ترسیم نقشه وضعیت موجود فرایند با استفاده از BPMN است و پس از آن بایستی به بررسی هر یک ار مراحل فرایند پرداخته و سؤالات زیر را پرسید:
- چالش‌های هر یک از مراحل فرایند چیست؟
- هر یک از مراحل فرایند به چه منظوری انجام می‌شود؟
- انجام هر یک از مراحل فرایند چقدر زمان نیاز دارد؟
- بین مراحل فرایند چه میزان تأخیر وجود دارد؟
- آيا مراحلی در فرایند وجود دارد که غیرضروری باشد؟
با کمک این تمارین ساده، شما می‌توانید گفتگوهایی را با مالکان و افراد دیگر که درگیر فرایندها هستند، آغاز نمایید و به واسطه آن‌ها، فرصت‌های بهبود و فرایندهای وضع مطلوب را شناسایی نمایید.
همچنین BPMN به دلیل فقدان تحلیل فرایندی ذاتی مورد انتقاد قرار گرفته است و چنانچه این نکته نیز صحیح باشد، در مجموع استفاده از فقط و فقط یکی از متدها برای تحلیل فرایند، به احتمال بسیار زیاد ایده مناسبی نیست، چراکه انواع متفاوت فرایندها به واسطه استفاده از تکنیک‌های گوناگون می‌توانند بهبود یابند و به علاوه بسیاری از فرایندها با به کارگیری بیش از یک تکنیک، اصلاح می‌گردند. با توجه به موارد مذکور، ایده خوب این است که جعبه ابزار شما شامل روش‌های ترسیم دیگر هم باشد.
متدهای تجزیه و تحلیل فرایند نظیر Lean و SixSigma نیازمند به کارگیری تخصص‌های فراوانی است؛ اما برخی از تکنیک‌های ترسیم فرایند وجود دارند که از این متدها استنتاج شده‌اند که بدون نیاز به هزینه زیاد، بسیاری از مزایای این متدها را به همراه دارند. نکته مهم دیگر انعطاف‌پذیری، تکمیل فعالیت تحلیل و عدم محدود شدن به ایده‌آل هر تکنیک است.
از آن جایی که یک کارشناس فرایند نمی‌تواند کاملا در متدهای مدلسازی خبره باشد، بنابراین می بایست رویکردی انتخاب شود که گروه بزرگ‌تری از آن بهره برند.
اگر از یک ابزار برای مکانیزه نمودن فرایندها استفاده می‌کنید، این نکته را مدنظر قرار دهید که مکانیزه نمودن یک فرایند ناکارآمد منجر به یک ناامیدی بزرگ می‌شود؛ شما همیشه می‌بایست زمانی را صرف تلاش برای ایجاد اطمینان از این امر کنید که بهبود مشخص دیگری برای فرایند وجود ندارد که بتوان آن را انجام داد. از طرف دیگر باید این نکته را نیز در نظر داشته باشید که زمان زیادی را صرف تحلیل فرایندهای موجود نکنید؛ چراکه مکانیزاسیون فرایند، ذاتاً منجر به بازطراحی می‌شود و یک متودولوژی خوب BPMS شامل تکرارهایی برای دستیابی به فرایندهای وضعیت مطلوب است.
شبیه‌سازی – مدل دیگری از تکنیک تجزیه و تحلیل و مدلسازی
شبیه‌سازی فرایند روشی برای دانستن این امر است که یک فرایند بر مبنای سناریوهای مختلف ناشی از تکنیک‌های «what-if» اجرا می‌شود. شبیه‌سازی در زمان طراحی فرایندهای جدید به منظور برآورد کردن منابع مورد نیاز و نیز در هنگام تحلیل فرایندهای موجود برای فهمیدن تأثیر بهبودهای پیشنهاد شده بر روی فرایند، می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.
عموما با یک نمودار جریان که نمایش‌دهنده گام‌های فرایند است، آغاز می‌کنیم. سپس اطلاعاتی را به ابزار شبیه‌سازی اضافه می‌کنیم که به عنوان نمونه موارد زیر را می‌توان نام برد:
- منابع در دسترس در هر گام
- هزینه منابع
- مدت زمان کار شبیه‌سازی
سپس این ابزارها، سناریوها را با هدف شبیه‌سازی نمودن اجرای واقعی فرایندها و مشاهده خروجی آن‌ها، اجرایی می‌نمایند.
نتایج زیر از موارد مذکور حاصل می‌گردد:
- هزینه اجرای فرایند در یک بازه زمانی مشخص
- تعداد آیتم‌هایی که می‌توانیم با استفاده از منابع موجود پردازش کنیم
- میانگین زمان تکمیل فرایند
- زمان تکمیل هر یک از مراحل فرایند
این ابزارها همچنین می‌توانند الگوهای جریان را نمایش داده و گلوگاه های فرایندی را مشخص نمایند. متدها و ابزارهای شبیه‌سازی فرایند، در میزان پیچیدگی و انواع شبیه‌سازی‌هایی که می‌توانند اجرا نمایند، با یکدیگر متفاوت هستند.
معیارهای کارایی فرایند که به طور معمول در تجزیه و تحلیل و شبیه‌سازی استفاده می‌شوند
توانایی فرایند: حداکثر نرخ خروج به ازای یک ساعت.
نرخ توان: میانگین نرخ جریان در یک نقطه.
زمان پردازش: میانگین زمانی که کار انجام شده است.
زمان انتظار: زمانی که کاری انجام نمی‌شود.
کار در فرایند: تعداد مواردی که در حال حاضر روی آن‌ها در مراحل فرایند کار انجام می‌گردد .
زمان راه‌اندازی: زمانی که نیاز است تا چیزی را به فرایند تبدیل کرد.
ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز