استفاده نامناسب از SharePoint به عنوان ابزار BPM

مقدمه:

اخیرا به شکل فزاینده‌ای شاهدیم که شیرپوینت، بعنوان ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM معرفی می شود. در این زمینه، اطلاعات روشنی که بتواند راهنمای متخصصین فناوری و صاحبان فرایند به سوی انتخاب ابزار همسو با نیازمندی‌ها و اهداف سازمان باشد، کمتر در دسترس است.

پیش از هر اقدامی لازم است شناخت کاملی از نیاز سازمان داشته باشید. در حال حاضر، کدامیک از موارد زیر، نیاز سازمان شماست؟

• بهبود فرایندها
• مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی
• تهیه ی پرتال و اینترانت سازمانی و سیستم مدیریت محتوا

با مجهز شدن به دانش بیشتر و دید عمیق تر در مرحله‌ی انتخاب، هزینه‌ی مصرف شده بابت تغییر، نیروی کار، زمان استقرار و پیاده‌سازی کامل هر کدام از انتخاب‌ها به بهبود بلوغ سازمانی منجر می‌گردد.

 بررسی‌های انجام شده در این مقاله در نظر دارد پاسخگوی سوالات زیر باشد:

• BPMS  یا مجموعه نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار برای مدیریت فرایندها، از تحلیل تا توسعه و اجرا و پس از آن نظارت بر اجرای فرایندها، تا بهینه‌سازی فرایندها چه قابلیت‌هایی ارائه می‌کند؟ و چگونه می‌تواند در زمینه فرایندهای سازمان کارآمد باشد؟
• هر بخش از نیازهای سازمانی ما با تکیه بر این ابزار چگونه در جای درست و تعریف شده، سازماندهی و مدیریت خواهند شد؟
• شیرپوینت طبق تعاریف ارائه دهنده آن – شرکت مایکروسافت – چگونه ابزاریست و قابلیت‌های سازمانی آن چیست؟
• استفاده از مایکروسافت شیرپوینت به عنوان نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار، تا چه حد و در چه حیطه‌هایی درست و کارآمد است؟
• حیطه موثر و نقاط قدرت و ضعف هر دو ابزار در چه حوزه‌هایی است؟
• کاربری مایکروسافت شیرپوینت جهت تهیه برنامه‌های کاربردی چگونه است؟
• انتظار درست ما پس از انتخاب هر کدام ازاین ابزارها چه می‌تواند باشد؟

در این مقاله سعی شده است بی‌طرفانه، قابلیت‌ها و موارد کاربرد درست هر یک از ابزارهای BPMS و Sharepoint  بررسی گردد. امید است مفید واقع شود.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS):

هدف BPMS، پشتیبانی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار و بهینه‌سازی با رویکرد متمرکز بر فرآیند است. به عبارت دقیق‌تر؛ در پس طراحی فرآیندها با  BPMS، تحلیلی جهت بهینه‌سازی کسب وکار سازمان موجود است.

جهت استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)، در ابتدا تمامی نیازمندی‌ها و فرآیندهای بنیادی و اساسی سازمان، شناسایی می‌شود. پس از آن، فرایندهای شناسایی شده، مدلسازی، شبیه‌سازی، طراحی، اجرا، پایش و بهبود می‌یابند. BPMS ها، علاوه بر گردش کار، شامل مجموعه ابزارهای تحلیل، تعریف، توسعه، اندازه‌گیری و کنترل و بهبود فرآیندها هستند و بینش عمیقی نسبت به فرآیندها و چرخه فعالیت و تکرار آن‌ها ایجاد می کند. از مهم‌ترین ویژگی‌های یک BPMS استاندارد، پشتیبانی از بهبود مستمر و اجرای تغییرات با کمترین هزینه و زمان است.

BPMS، مجموعه‌ای تخصصی ویکپارچه از ماژول‌ها و ابزارها، جهت مدیریت فرآیندهای سازمانی و پشتیبانی از تمامی مراحل چرخه BPM است. 

شیرپوینت (Sharepoint):

طبق تعریف مایکروسافت، Sharepoint می‌تواند محلی امن برای ذخیره، سازمان‌دهی و دسترسی به اسناد و فایل‌ها از طریق مرورگرهای وب باشد. دلیل محبوبیت شیرپوینت، قابلیت‌های گسترده و سهولت استفاده در زمینه‌های مدیریت محتوا، کتابخانه اسناد، وب‌سایت‌ها و اینترانت‌های مشارکتی (Collaboration Intra-net) است.

کاربری‌های شیرپوینت:

• ابزار مشارکت تیم‌های کاری مجازی
• کتابخانه اسناد کاری و شخصی: محلی برای ذخیره و  نگهداری و به اشتراک گذاری فایل‌ها و اسناد کاری، با قابلیت تعیین دسترسی
• سایت‌ها: ساخت سریع سایت‌های تیمی 
• کار همزمان روی اسناد مشترک با قابلیت نسخه بندی اسناد 

مایکروسافت، sharepoint را به عنوان یک ابزار BPM در بازار معرفی نمی‌کند! در طبقه‌بندی سایت مایکروسافت، شیرپوینت در بخش کسب و کار، به عنوان ابزاری جهت مشارکت معرفی شده است.

استفاده از شیرپوینت به عنوان ابزار BPM:

فارستر در مقاله “شیرپوینت ابزار مستقل  BPM نیست [1]”، این ابزار را به عنوان یک پلت فرم می‌شناسد و استفاده اصلی آن را مشارکت در کسب و کار معرفی می‌کند. شیرپوینت، گردش کارهای ساده را به آسانی پیاده‌سازی می کند، اما استفاده از این ابزار به شکل مستقل جهت توسعه برنامه‌های کاربردی کسب و کار کارآمد نیست. پروژه‌های واقعی و کامل BPM جهت رسیدن به نتایج مطلوب، برای اجرا علاوه بر شیرپوینت به Third Partyها نیازمندند.

لازم به ذکر است برنامه‌های شخص سوم یا Third Party، برنامه‌هایی هستند که برای کار روی یک برنامه، به وسیله افراد یا شرکت‌هایی به غیر از تولید کننده برنامه اصلی نوشته می‌شوند و قابلیت‌های اضافی را برای یک برنامه اصلی فراهم می کند. این نوع از برنامه‌های شخص سوم به عنوان پلاگین‌ها و افزونه‌ها شناخته می شوند. به عنوان مثال، سیستم‌های مایکروسافت به همراه بسته‌ای از چندین برنامه نرم افزاری می‌آیند. هر برنامه‌ای که به وسیله مایکروسافت ایجاد شده باشد، یک برنامه شخص اول (First party) است. در این معادله، منظور از شخص دوم (Second party)، کاربر است.

جان کلام اینکه: بله، شما می توانید برنامه‌های کاربردی فرآیندهای کسب و کار را با کمک شیرپوینت بسازید ولی به احتمال قریب به وقوع تا زمانی که از Third party ی مناسب استفاده نکنید، به نتایج مورد نظر نخواهید رسید.

به عبارت دیگر: بزرگترین نقطه‌ی منفی SharePoint در برابر BPMS عدم یکپارچگی و تکافوی ابزارهای مورد نیاز در سراسر روند طراحی و اجرا و نظارت و بهبود بر فرآیند است.

از نظر فارستر، اکثر مشکل عدم انعطاف پذیری استفاده از این ابزار به عنوان BPMS، نتیجه‌ی این واقعیت است که معماری Sharepoint بر پایه‌ی Windows Workflow Fundation و پشتیبانی از دو الگوی فرایندی ترتیبی و سیستمی بنا شده است و این موضوع باعث می شود قابلیت‌های گردش کار Sharepoint، تنها برای سازمان‌های با فرایندهای خطی و ساده مناسب باشد. درباره گردش کارهای با بیش از 3 مرحله ی تایید، و فرایندهای پیچیده‌تر از خطی، نیازمند مدیریت هوشمند تصمیم‌گیری، قوانین کسب و کار  هستیم. استفاده از Sharepoint به عنوان ابزار BPM مثال استفاده‌ی نامرتبط از یک راهکار با زمینه‌ی متفاوت است [2].

چالش Sharepoint از آنجا شروع می‌شود که اگرچه Sharepoint انبار داده و  محتوای خوبی است، قابلیت‌های نظارتی پیشرفته و مدیریت قوانین کسب وکار را ندارد و این همان دلیل همکاری Sharepoint با ابزارهای کمکی و Third Party هاست. از آن مهم تر نیازمند برنامه‌نویسان و مدیران سیستم متخصص، برای مدیریت ابزار است.

در حالی که راهکارهای BPM عموما شامل موتورهای اجرای قوانین هستند که برای کنترل وتعریف منطق فرآیندها استفاده می‌شوند و مستقل از گردش کار هستند و باعث انعطاف‌پذیری بیشتر و پشتیبانی سریع تغییرات می‌شوند. SharePoint، چیزی شبیه Rule Engine یا موتور قوانین در BPMS ندارد، بنابراین مدیریت قوانین به سادگی  محیط BPMS نیست، در سطح فرم با ایجاد قوانینی روی فرم و در سطح فرآیند در محیط SharePoint Designer لازمست این کار با کدنویسی انجام شود.

اما محیط BPMS با داشتن API ها و سایر تسهیل کننده های موجود، تا حدود زیادی کاربر را از مواجه مستقیم با کدنویسی بی نیاز می کند ولی کاربر SharePoint ، باید کدنویسی را بطور کامل در محیط Visual Studio انجام دهد و مهارت برنامه نویسی بالاتری داشته باشد.

در حالیکه ابزار BPM بر آنست که صاحبان کسب و کار طراحی، توسعه و تغییر کسب و کار را به عهده داشته باشند. آن ها اهداف خود و مسیر منتهی به کسب و کار خود را بهتر می شناسند، اجبار ترجمه ی نیازمندی های کسب و کار به تیم توسعه دهنده، زمان و هزینه و منابع دسترسی به فرایند بهتر را طولانی می کند.

آیا می توان از Sharepoint به عنوان ابزار  BPM استفاده کرد؟

خیر، ولی به عنوان یکی از اجزای یک BPMS خوب، جواب کاملا مثبت است Sharepoint ابزارها و قابلیت های عملیاتی زیادی دارد که می تواند نقش خوبی در زمینه های اجرا و پیاده سازی در کنار یک ابزار BPMS داشته باشد. 

نتیجه گیری:

شیرپوینت به عنوان پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات DMS می تواند نقش موثری در سازمان شما ایفا کند ولی گردش کار شیرپوینت بخش کوچکی از این ابزار است که عملا نمی تواند نقش BPMS را در سازمان شما داشته باشد. شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارائه مدیریت فرایندهای کسب وکار ساخته نشده است و این دلیلی است که مایکروسافت را به جستجوی شرکای برنامه های یکپارچه با شیرپوینت (Third Party) ها نظیر  AgilePoint ،Global 360 ،K2 Nintex برای تامین نیازمندی های BPM کاربران ترغیب می کند. 

بنابراین اگر قصد دارید از شیرپوینت به عنوان ابزار BPM استفاده کنید، برای دسترسی به قابلیت های عمومی ابزارهای BPM جهت برطرف سازی نیازمندی های پیش رویتان، لازمست ابزارهای سوم شخص و قابلیت های هرکدام را بررسی کنید و بر توسعه سفارشی با Visual Studio برنامه ریزی کنید [1].

توسعه دهندگان ساخت برنامه های کاربردی فرایندگرا با ابزار SharePoint، متحمل کدنویسی های سنگین و پیچیده می شوند، که بر هزینه ی کل مالکیت (Total Cost Of Ownership: TCO) اضافه می شود. خرید ابزار BPMS اگرچه هزینه مجوز را در پی خواهد داشت، در برابر، هزینه ی کل مالکیت و ریسک کمتری خواهد داشت [2].

انتخاب SharePoint به عنوان ابزار پشتیبان BPM برای یک سازمان، قربانی کردن استفاده از اطلاعات و نیروی کار ارزشمند برای چیزی است که از پیش ساخته شده و به بهترین شکل در دسترس است! به احتمال زیاد صاحبان کسب و کاری که شیرپوینت را بعنوان ابزار BPM انتخاب می کنند، آن چه را که ندارند از دست نمی دهند، ولی کسب و کار صاحبان این تصمیم، متضرر می شود.

استفاده از Sharepoint در موارد زیر مناسب نیست:

• اگر فرایندهای شما، چیزی بیش از یک گردش کار ترتیبی ساده است.
• اگر تیم برنامه نویس و طراحان حرفه ای استفاده از  Sharepoint جهت بررسی و انتخاب ابزارهای third party  مناسب را ندارید.
• اگر فرایندهای سازمان شما سند محور (Document-Centric) نیستند.
• اگر فرایندهای سازمان شما رخداد محور است.
• در صورتی که فرایندها و قوانین کسب و کار شما مرتبا در حال تغییر است.

---

منابع: 

[1] – Forrester: SharePoint, On Its Own, Isn’t Cut Out for BPM

[2] – Forrester: SharePoint and BPM,Finding The Sweet Spot

[3] – Sharepoint Is Great Software, But Not A Solution For BPM

[4] – SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013

[5] – BPMS, SharePoint or Both

ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز