متدلوژی مدیریت فرآیند 7

متدولوژی عملیاتی BPM – قسمت هفتم

در قسمت ششم این مطلب، فاز پنجم متدولوژی عملیاتی BPM ارائه گردید. در این مطلب فاز ۶ یعنی پشتیبانی (Support) ارائه می شود.

فاز 6: پشتیبانی (Support)

آخرین فاز متدولوژی BPM، فاز پشتیبانی است. در سه فاز گذشته (تجزیه و تحلیل، طراحی و پیاده سازی) بحث بر روی تیم پروژه بود ولی در فاز پشتیبانی وظایف به عهده واحد پشتیبانی فرآیند – مستقر در سازمان- قرار می‌گیرد که وظیفه گزارش‌دهی به مسئول فرآیند را دارد. همان طور که در فاز قبل توضیح داده شد در انتهای فاز پیاده‌سازی، در مرحله راه‌اندازی، انتقال پشتیبانی از تیم پروژه به واحد پشتیبانی سازمان صورت می‌گیرد. زمانی که فاز پیاده‌سازی پایان می‌یابد برخی از اعضاء تیم پروژه (رهبران تغییر و اعضاء اصلی تیم) به واحدهای کاری خود باز می‌گردند و باقی اعضاء (مدیر پروژه، کارشناسان طراحی چارت سازمانی و کارشناسان طراحی فرآیند) برای پروژه بعدی آماده می شوند.

واحد پشتیبانی سازمان شامل چندین تیم است که هر کدام از آن‌ها به پشتیبانی یک یا چند فرآیند می‌پردازند. کار پشتیبانی شامل نظارت بر کارایی فرآیند، دریافت آمار و اطلاعات مرتبط با فرآیند، اعتبارسنجی طراحی رویکرد برای مدیریت فرآیند و همچنین مدیریت فرآیند است. نظارت بر کارایی و دریافت آمار و اطلاعات فرآیند می‌تواند بصورت خودکار توسط ابزارهای BPMS  انجام گیرد، بدین صورت که معمولاً تعدادی از نمودارهای عمومی فرآیندها (مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، متوسط زمان اجرای هر فعالیت و…) بصورت پیش فرض در ابزار BPMS  وجود دارد ولی نمودارهای خاص هر فرآیند (به طور مثال “تعداد ماموریت های انجام شده به خارج از کشور” در فرآیند درخواست ماموریت) به همراه شاخص‌های کلیدی عمکرد باید بصورت اختصاصی توسط ماژول‌های ابزار BPMS طراحی شوند. از این طریق می‌توانید متوجه شوید که فرآیندها توانسته‌اند به اهداف از پیش تعیین شده دست یابند یا خیر. این اطلاعات می‌تواند به عنوان بازخورد در شناسایی مشکلات فرآیندها در پروژه‌های آتی کاربردی باشند. در یک سازمان فرآیندگرا، عملکرد فرآیند یک معیار برای اهدا پاداش به کارکنان سازمان محسوب می‌گردد.

در نهایت تیم پشتیبانی فرآیند، تمامی مشکلات ایجاد شده در نمونه فرآیندها را برطرف می‌سازد و با همکاری مدیر فرآیند به بهبود آن‌ها می‌پردازد. دستیابی به بهبود فرآیندها به گذشت زمان و منابع زیادی از تیم اجرایی پروژه نیاز دارد که برای انجام آن باید فرآیندها اولویت‌بندی، برنامه‌ریزی و زمانبندی شوند.


نتیجه‌گیری:

در مطالبی که تاکنون نوشته شده اند، سعی بر این بوده است که یک متدولوژی برای پروژه‌های BPM  معرفی گردد. هدف از این مطالب، نشر یک منبع و نقشه راه کلی برای افراد درگیر در این پروژه‌ها بوده و این انتظار را نمی‌توان داشت که تمامی مطالبی که عنوان شد بصورت صد درصد در سازمان‌ها قابل پیاده‌سازی باشد.

خوشبختانه سازمان‌هایی که در رویکرد پیاده‌سازیشان از این متدولوژی بهره گرفته‌اند، آن را مفید اعلام کرده‌اند. با توجه به اینکه این تکنولوژی به تازگی به بلوغ رسیده است و ابزارهای BPMS مدام در حال بهبود هستند افراد هیجان زده شده و انتظاراتی خارج از توان تکنولوژی را خواستارند. در این مطالب سعی بر این بوده است که با یک دید واقع‌گرایانه به مزایای اصلی این رویکرد بپردازیم.

ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز