متدولوژی عملیاتی BPM - قسمت هفتم

در قسمت ششم این مطلب، فاز پنجم متدولوژی عملیاتی BPM ارائه گردید. در این مطلب فاز ۶ یعنی پشتیبانی (Support) ارائه می شود.

 

فاز 6: پشتیبانی (Support)

آخرین فاز متدولوژی BPM، فاز پشتیبانی است. در سه فاز گذشته (تجزیه و تحلیل، طراحی و پیاده سازی) بحث بر روی تیم پروژه بود ولی در فاز پشتیبانی وظایف به عهده واحد پشتیبانی فرآیند – مستقر در سازمان- قرار می گیرد که وظیفه گزارش دهی به مسئول فرآیند را دارد. همان طور که در فاز قبل توضیح داده شد در انتهای فاز پیاده سازی، در مرحله راه اندازی، انتقال پشتیبانی از تیم پروژه به واحد پشتیبانی سازمان صورت می گیرد. زمانی که فاز پیاده سازی پایان می یابد برخی از اعضاء تیم پروژه (رهبران تغییر و اعضاء اصلی تیم) به واحد های کاری خود باز می گردند و باقی اعضاء (مدیر پروژه، کارشناسان طراحی چارت سازمانی و کارشناسان طراحی فرآیند) برای پروژه بعدی آماده می شوند.

واحد پشتیبانی سازمان شامل چندین تیم است که هر کدام از آن ها به پشتیبانی یک یا چند فرآیند می پردازند. کار پشتیبانی شامل نظارت بر کارایی فرآیند، دریافت آمار و اطلاعات مرتبط با فرآیند، اعتبارسنجی طراحی رویکرد برای مدیریت فرآیند و همچنین مدیریت فرآیند است. نظارت بر کارایی و دریافت آمار و اطلاعات فرآیند می تواند بصورت خودکار توسط ابزارهای BPMS انجام گیرد، بدین صورت که معمولاً تعدادی از نمودارهای عمومی فرآیندها (مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، متوسط زمان اجرای هر فعالیت و...) بصورت پیش فرض در ابزار BPMS وجود دارد ولی نمودارهای خاص هر فرآیند (به طور مثال "تعداد ماموریت های رفته شده به خارج از کشور" در فرآیند درخواست ماموریت) به همراه شاخص های کلیدی عمکرد باید بصورت اختصاصی توسط ماژول های ابزار BPMS طراحی شوند. از این طریق می توانید متوجه شوید که فرآیندها توانسته اند به اهداف از پیش تعیین شده دست یابند یا خیر. این اطلاعات می تواند به عنوان بازخورد در شناسایی مشکلات فرآیندها در پروژه های آتی کاربردی باشند. در یک سازمان فرآیند گرا، عملکرد فرآیند یک معیار برای اهدا پاداش به کارکنان سازمان محسوب می گردد.

در نهایت تیم پشتیبانی فرآیند، تمامی مشکلات ایجاد شده در نمونه فرآیندها را بر طرف می سازد و با همکاری مدیر فرآیند به بهبود آن ها می پردازد. دستیابی به بهبود فرآیندها به گذشت زمان و منابع زیادی از تیم اجرایی پروژه نیاز دارد که برای انجام آن باید فرآیندها اولویت بندی، برنامه ریزی و زمانبندی شوند.


نتیجه گیری:

در مطالبی که تاکنون نوشته شده اند، سعی بر این بوده است که یک متدولوژی برای پروژه های BPM معرفی گردد. هدف از این مطالب، نشر یک منبع و نقشه راه کلی برای افراد درگیر در این پروژه ها بوده و این انتظار را نمی توان داشت که تمامی مطالبی که عنوان شد بصورت صد درصد در سازمان ها قابل پیاده سازی باشد.

خوشبختانه سازمان هایی که در رویکرد پیاده سازیشان از این متدولوژی بهره گرفته اند، آن را مفید اعلام کرده اند. با توجه به اینکه این تکنولوژی تازه به بلوغ رسیده است و ابزارهای BPMS مدام در حال بهبود هستند افراد هیجان زده شده و انتظاراتی خارج از توان تکنولوژی را خواستارند. در این مطالب سعی بر این بوده است که با یک دید واقع گرایانه به مزایای اصلی این رویکرد بپردازیم.


نویسنده:  James F.Chang

منبع: کتاب Business Process Management System - فصل ۱۰

ترجمه: سهیل نیک فرجام


 

درباره رایورز

شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز در اوایل سال 1368 توسط جمعی‌از فعالین حرفه نرم‌افزار تأسیس گردید...

بیشتر بدانید

ارتباط با ما

  • تهران، خيابان ولی عصر، نرسيده به توانير، خيابان احتشام، شماره 5
  • 89326000

  • BPMS@rayvarz.com

خبرنامه پایگاه دانش BPM