برای عملیاتی کردن تفکر bpm در حوزه کسب و کار می‌بایست در ابتدا به بررسی وضعیت فعلی فرایندی سازمان پرداخته و میزان بلوغ مدیریت فرایندهای سازمان شناسایی شود. مدل‌های بلوغ فرایندی ابزار مناسبی هستند تا با کمک آنها وضعیت فعلی خود را در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار تشخیص داده و آن را بهبود دهیم. مدل بلوغ مدیریت فرایندهای کسب و کار مطابق با استاندارد CMMI دارای پنج سطح است که در ادامه به صورت اجمالی معرفی می‌گردند. در بالاترین سطح، در یک سازمان بالغ فرآیندها بصورت یکپارچه اجرا و پایش می‌شوند، بهبود مستمر در سازمان به وقوع می‌پیوندد و فرایندها با استراتژی سازمان هم راستا می‌شوند.
سطح 1: مبتنی بر قهرمان
- دانش فرآیندی در سازمان، بسیار کم وجود دارد یا به طور کلی وجود ندارد.
- فرآیندها به صورت موردی (ad-hoc) اجرا می‌شوند.
- فعالیت‌ها برنامه‌ریزی شده نیستند و هر بار ابداع می‌شوند.
- مواجه شدن با بحران یک اتفاق دائمی است.
- موفقیت به افراد (قهرمان) وابسته است.
سطح 2: فرایندهای پراکنده
- برخی فرآیندها درک شده‌اند و می‌توان آنها را تکرار کرد ولی مستند نیستند.
- شناخت و دانش فرآیندی تا حدی وجود دارد.
- موفقیت به نقش‌ها وابسته است.
سطح 3: فرایندهای یکپارچه
- فرآیندها در سطح سازمان مستند و استاندارد شده اند.
- شناخت و دانش فرآیندها بر اساس رویه‌های مستند‌سازی فرآیندها وجود دارد.
- مستندات فرآیندها در سطح سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند.
- از مفاهیم BPM و IT جهت مکانیزاسیون فرآیندها استفاده می‌شود.
سطح 4: مدیریت شده
- فرآیندها اندازه‌گیری و کنترل می‌شوند. به عبارتی دیگر، معیارها و سنجه‌ها تعریف شده‌اند.
- سازمان بر اساس فرآیندها مدیریت می‌شود.
- نتایج فرآیندها قابل پیش‌بینی هستند.
- فرآیندها جهت بهبود، مکانیزه شده و اندازه‌گیری می‌شوند.
سطح 5: بهبود مستمر
- بهبود مستمر فرآیندها بر اساس داده‌های کمی صورت می‌گیرد.
- مدیریت تغییرات به عنوان یک عمل استاندارد در سطح سازمان وجود دارد.
دستیابی به سطوح بالاتر بلوغ مدیریت فرایندهای کسب وکار، نیازمند تکرار پیوسته چرخه BPM است. انتظار است با هر بار تکرار چرخه، عملکرد فرایندها بهبود یافته به نحوی که نهایتا کیفیت خروجی فرایندها با صرف زمان و هزینه کم‌تر، افزایش یابد.
مراحل چرخه ی BPM به صورت زیر است:
مرحله طراحی و مدل سازی
در این مرحله فرایندهای موجود کسب و کار شناسایی و اولویت‌بندی شده و علاوه بر آن فرایندهای آتی نیز طراحی می‌شوند. طراحی خوب از مشکلات احتمالی موجود در فرایند می‌کاهد. مهم نیست که تمامی فرآیندهای موجود در سازمان به طور مفصل شناسایی و ثبت شوند، هدف این است که بتوان طراحی تئوریک صحیح و کارایی برای فرایندهای اصلی سازمان آماده کرد.
مرحله اجرا
راه‌های متفاوتی برای اجرا فرآیندهای کسب و کار وجود دارد. اجرای آنها می‌تواند توسط کارمندان درون سازمان با مجموعه‌ای از روش‌ها و قوانین انجام گردد بدون اینکه سیستم اختصاصی برای مدیریت فرآیند کسب و کار وجود داشته باشد. اما روش بهینه اجرای فرایندهای مدل شده، استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار است. این سیستم‌ها یک پلتفرم اجرایی مناسب و کارا برای انجام این مرحله در اختیار سازمان قرار می‌دهند . به واسطه‌ی اطلاعات تکنیکالی که این پلتفرم به همراه می‌آورد، فرآیندهای مدل شده در مرحله ی طراحی و مدلسازی، قابلیت اجرایی می‌یابند. پلتفرم انتخابی باید توانایی پشتیبانی از انواع فرایندها و همچنین قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های اطلاعاتی درون و بیرون از سازمان را داشته باشد.
فاز پایش و بهبود
پایش و بهبود، رهگیری فرآیندهای در حال اجرا را شامل می‌گردد و اطلاعات، آمار و کارایی مربوط به هر فرآیند را می‌تواند نمایش دهد. یک مثال از رهگیری فرآیند، مشخص کردن مرحله‌ی سفارش مشتری است (به عنوان مثال مرحله‌ی دریافت سفارش، مرحله‌ی تحویل به مشتری و مرحله‌ی پرداخت صورتحساب) با این اطلاعات کاربر می‌تواند فرآیند را رهگیری و مشکلات آن را بررسی نماید. بعلاوه این اطلاعات در کار با مشتریان و تامین‌کنندگان برای بهبود فرآیندهای متصل به آنها می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. مثال‌هایی از این آمار اطلاعاتی “با چه سرعتی به سفارش‌های مشتری پاسخ داده شده است” یا “چه تعداد سفارش در ماه گذشته پاسخ داده شده است” می‌باشد. هر قدر مجموعه سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان جامع‌تر باشد، امکان پایش به صورت دقیق‌تر و کاراتر مهیا خواهد گردید. نمایش اطلاعات و آمار برای کاربران مجاز به یکی از طرق real-time ، near real-time یا ad hoc صورت می‌پذیرد.
با رهگیری و پایش فرآیند می‌توان گلوگاه‌های مسیر فرآیندی را مشخص نمود و با برطرف نمودن آنها بهبود در فرآیندها را شاهد بود.
در هریک از سطوح بلوغ، تمرکز سازمان بر هریک از مراحل فوق، بایستی متفاوت باشد. به عنوان مثال، سازمانی که در پایین‌ترین سطح بلوغ قرار دارد، از بین مراحل چرخه BPM، بیشترین تمرکز را بر روی مرحله “طراحی و مدلسازی” از وضعیت موجود خواهد داشت.