مزایای داشبوردهای مدیریتی

هر سازمان مدرنی –کوچک یا بزرگ- حتی در صورت عدم آگاهی مدیران از این مسئله، از هوش تجاری بهره می‌برد. باید توجه داشت که تقریباً تمام ابزارهایی که جهت پشتیبانی از داده‌های پراکنده به طور همزمان و در کل سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند، به نوعی با راهکارهای هوش تجاری مرتبط هستند؛ درحالی‌که ممکن است هوش تجاری –به عنوان یک کلیت- به منظور پشتیبانی از تبدیل داده به اطلاعات و سپس تبدیل آن به دانش قابل‌استفاده برای شرکت، خلاصه شده باشد؛ به علاوه در واقعیت تقریباً تمامی امور مربوط به داده‌ها، متعلق به شاخه هوش تجاری است.

امروزه از میان تمام ابزارهای هوش تجاری، داشبوردها توجه زیادی را به خود جلب نموده‌اند؛ با وجود این که تا چند سال گذشته، این ابزار صرفاً برای مدیران سازمان‌های بزرگ بوده است، لیکن در حال حاضر، ابزاری رایج در شرکت‌ها محسوب می‌شود. 
سؤالات مهم این است که چه چیزی تغییر کرده است؟ و چه عاملی در رشد غیرقابل‌انتظار محبوبیت داشبوردها تأثیر گذاشته است؟
ساده‌ترین پاسخ این است: در حال حاضر، پیاده‌سازی داشبورد، ارزان‌تر از همیشه است!  اما این امر مهم‌ترین دلیل نیست. رشد کارایی، کیفیت و فواید داشبوردها از جمله عواملی هستند که در این روند بی‌تأثیر نبوده‌اند. در این مقاله به بررسی عواملی که بر محبوبیت کنونی داشبوردها تأثیرگذار بوده‌اند، خواهیم پرداخت.

فرآیند تصمیم‌گیری و نمود اجرایی سازمان 

در هر سازمانی، تصمیم‌گیری از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. مدیران می‌بایست تصمیماتی را اتخاذ نمایند که عملکرد و شرایط سازمان را رقم می‌زند. هر چقدر این تصمیمات درست و بهتر باشند، عملکرد سازمان نیز به همان میزان موفق‌تر خواهد بود. لذا مدیران اجرایی حداکثر تلاش خود را در فراهم نمودن ابزار مناسب برای افراد تصمیم‌گیرنده بکار می‌گیرند تا امور ایشان تسهیل شده و حمایت لازم از کار به عمل آید. داشبوردهای مدرن، امکاناتی را در اختیار کاربر نهایی قرار می‌دهند که عبارتند از:

• شناسایی روندهای منفی. مدیریت مؤثر باید شامل دو جنبه باشد- فعال و تحریک نمودن روندهای مثبت و کاهش تأثیرات روندهای منفی. علاوه بر این، به نظر می‌رسد که بخش دوم اگر حیاتی‌تر از بخش اول نباشد، اما به اندازه آن مهم است. در هر حال، مدیران پیش از تفکر در زمینه روندهای مثبت، می‌بایست روندهای منفی را حذف نمایند که داشبوردها برای انجام این امر، فوق‌العاده اند.
• تصحیح روندهای منفی. هنگامی که روندهای منفی شناسایی، جمع‌آوری و تحلیل شدند، می‌بایست آن‌ها را تصحیح نمود. به لطف وجود داشبوردهای مدرن و نیز امکانات پیشرفته حذف روندهای منفی تسهیل گردیده است.
• بهبود کارایی تصمیماتی که به تازگی اتخاذ شده‌اند. با وجود آنکه بهبود کارایی تصمیم‌گیری، از اهداف مشترک تمام راهکارهای هوش تجاری است، لیکن هر ابزاری به شیوه متفاوتی با آن برخورد می‌کند. به طور مثال داشبوردها، با ارائه اطلاعات بهینه، مسئله تصمیم‌گیری را پشتیبانی می‌کنند، منظور از بهینه، دقیق و به هنگام است. در نتیجه تصمیماتی اتخاذ می‌شوند که بر پایه اطلاعات بهینه بوده و مسلماً این مسئله، بر عملکرد شرکت تأثیر خواهد گذاشت.
• اندازه‌گیری پارامترهای شرکت. هرگز نمی‌توان به سادگی عملکرد و کارایی واقعی شرکت را اندازه گرفت. حتی اگر عملکردی از بیرون خوب به نظر برسد، ممکن است در واقعیت خیلی بدتر از آن چیزی باشد که تصور می‌کنیم و نشانه‌های بیرونی آن هنوز بروز نکرده باشند. تحلیل عمیق، این امکان را به مدیران می‌دهد تا -پیش از آنکه خیلی دیر شود و دیگر نتوان تغییر اساسی روی آن اعمال نمود- در برابر ناکارآمدی‌های شرکت واکنش نشان دهند. این امر در راستای کاهش خسارت‌های احتمالی و افزایش درآمدهای مورد تقاضا ضروری است.
• بهبود تحلیل انجام‌شده به لطف توانایی‌های تصویرسازی. اغلب، داده‌های خام  جهت شناسایی و ردیابی تمامی اختلالات، کافی نیستند. آنچه که ممکن است در تجمیع داده‌های خام به چشم نیاید، به لطف تصویرسازی، نمایان می‌شود. هر چند ممکن است این کار به نظر کمی عجیب یا غیرحرفه‌ای بیاید، اما برای مدیران بسیار کارآمد بوده است. بنابراین داشبوردهای مدرن، ارائه تصویری عینی از تحلیل شاخص‌های عملکردی شرکت را عهده‌دار هستند.
• تعیین اهداف و استراتژی های کلی. در جایگاه مدیریت امروزی، جایی برای تصادف یا شانس وجود ندارد. همه چیز باید کامل و سنجیده باشد. در نتیجه‌ی این امر، مدیران، بخش اعظم توجه خود را معطوف به استراتژی های کلی شرکت –که تمامی تصمیمات بعدی بر مبنای آن‌ها خواهد بود – می‌نمایند. داشبوردهای مدرن که به نوعی اولین حلقه ارتباطی میان مدیر و داده‌های شرکت هستند، نه تنها باید خلق استراتژی را برای مدیران آسان کنند، بلکه می‌بایست استراتژی های فعلی را کنترل و بهبود نمایند.

تأثیر داشبورد بر کارایی کارکنان

ممکن است چنین تصور کنید که تمام کارایی و عملکرد یک سازمان به مدیران و استراتژی هایی که آن‌ها خلق کرده‌اند، بستگی دارد. اما در واقع می‌بایست نگاهی به انتهای چارت سازمانی بیندازیم تا پایه سازمان را محکم نماییم، چرا که آنان تمام کارهای شرکت را انجام می‌دهند. در نتیجه، در حال حاضر داشبوردها -که تا چند سال پیش فقط مختص مدیران بودند- در اختیار طیف گسترده‌تری از کارکنان قرار دارد؛ طیفی که شامل کارکنان عادی سازمان نیز هست.در واقع آنان به واسطه داشبوردهای مدرن می‌توانند اهداف زیر را محقق سازند:

• به لطف ابزارهای فناوری اطلاعات و خودکارسازی کارها، می‌توانند  کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند. ثابت شده است که داشبوردها، از طریق تسهیل کارها، بهره‌وری را افزایش می‌دهند، چرا که حتی کارهایی که دارای اهمیت کمتری می‌باشند با سرعت بیشتری انجام می‌شوند و یا انجام آن‌ها در برخی از موارد خودکار می‌گردد. 
• به دلیل کاهش تعداد گزارشات مورد نیاز، در زمان صرفه‌جویی می‌شود. تا چند سال پیش هم برای هر پرسش نیازمند این بودیم که گزارشی جداگانه تهیه کنیم ولیکن امروزه، اطلاعات کاملی از جنبه‌های مختلف یک موضوع در گزارشات درج می‌گردد که منجر به کاهش چشمگیر هزینه زمانی می‌شود. بنابراین کارکنان می‌توانند نیروی خود را بر روی اهداف واقعی به جای کارهای کم اهمیت مانند تهیه گزارش‌های متعدد بگذارند. در واقع به واسطه داشبوردها، کارکنان می‌توانند بر روی کاری تمرکز کنند که واقعاً برای شرکت مهم است.
• از گزارشات ایستا دست بکشند. امروزه، گزارش‌های ایستا با گزارش‌های تعاملی جایگزین شده‌اند. گزارش‌های تعاملی دیدی عمیق‌تر و اطلاعاتی شفاف‌تر در اختیار ما قرار می‌دهند. داشبوردهای مدرن، گزارش‌های جدیدی را پوشش می‌دهند، که با استفاده از آن‌ها دیگر نیاز به درگیری با حجم زیادی از داده‌های خام -که هیچ‌وقت ساده و قابل‌فهم نیستند-نخواهد بود. گزارشات جدید نه تنها راحت‌تر بوده، بلکه دسترسی به آن‌ها به زمان و انرژی کمتری هم نیاز دارد که این امر در زمینه عملکرد شرکت، از اهمیت بالایی برخوردار است.
• به راحتی، می‌توان داشبوردهای مدرن را به کار بست.  داشبوردها اغلب حسی و مبتنی بر درک مستقیم هستند، با این وجود، یادگیری نحوه استفاده از آن‌ها زمان اندکی نیاز دارد و در نتیجه مشکلی به مشکلات کارکنان اضافه نمی‌شود.

داشبوردهایی برای ایجاد انگیزه در کارکنان

هر مدیری می‌بایست با این سؤال کلنجار برود که چگونه می‌توان کارایی کارکنان را بهبود بخشید. شیوه‌های بسیار زیادی برای این کار وجود دارد که البته معمولاً همگی نیازمند ارائه امتیاز به کارکنان است. اما آیا می‌توان بدون افزایش حقوق یا کاهش ساعات کاری، کارکنان را تحت تأثیر قرارداد؟ در واقع، با داشبوردها چنین امری ممکن خواهد شد. 

• پیگیری روندهای جدید با گزارشات دقیق و کامل. داشبوردهای مدرن این امکان را به کاربرانشان می‌دهند که بر روی جدیدترین و تازه‌ترین گزارش‌هایی که هنوز مورد بررسی قرار نگرفته‌اند، تمرکز نمایند. بنابراین گزارشات دقیقی که به سادگی ساخته می‌شوند، از تمامی استراتژی‌‍ها و عملکردهای جدید شرکت، به خوبی پشتیبانی می‌نمایند.
• تمرکز بر روی حقایق، به جای فرم.  این روزها به لطف داشبوردهای جدید، کاربران می‌توانند بر روی اموری تمرکز کنند که واقعاً مهم هستند- بر روی حقایق، محتوای گزارش‌ها و نه بر روی فرم آن‌ها.از آنجا که امروزه آماده سازی یک گزارش شفاف و روشن تنها با چند کلیک ممکن شده است، دیگر فرم، مفهوم سابق خود را از دست داده است. به علاوه، این کار بر روی انگیزه کارکنان نیز تأثیر می‌گذارد، چرا که دیگر مجبور نیستند به کارهای تکراری بپردازند-کارهایی که برای انجام آن‌ها استخدام نشده‌اند-.
• ایجاد علاقمندی. در بسیاری از اوقات در سازمان، کارکنان کاری را انجام می‌دادند که واقعاً علاقه‌ای به آن نداشتند. در اغلب موارد، ارائه گزارش ازجمله این کارهای خسته‌کننده به حساب می‌آید؛ اما امروزه به لطف رویکردهای تازه به داشبوردها، گزارشات جدولی منسوخ‌شده و داشبوردهای تعاملی-ابتکاری جایگزین آن شده است؛ حتی در مواردی که مسئله تنها بر سر طراحی یک گزارش باشد، باز هم می‌توان موجبات ایجاد علاقمندی در کارکنان را فراهم نمود چرا که با وجود این داشبوردها دیگر نیازی به کلنجار رفتن با داده‌های جدولی صفحه گسترده‌ها نخواهد بود. 
• درک بهتر استراتژی های سازمان. در صورت بیان شفاف استراتژی ها، حتی پیچیده‌ترین آن‌ها نیز قابل‌فهم خواهند بود. اطلاع همه کارکنان از اهداف استراتژیک و درک بهتر مدیران امری بسیار مهم است که منجر به فهم بیشتر و بهتر آن‌ها نسبت به عملکرد داشبوردها خواهد شد . به واقع شفافیت یکی از جنبه‌هایی است که بیش‌ترین توجهات را به خود معطوف می‌کند با کمک داشبوردهای مدرن، به اشتراک گذاشتن استراتژی ها و موارد مهم سازمان برای کارکنان به میزان چشمگیری تسهیل شده است.

 ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز