این مطلب ابتدا سه دلیل اصلی شکست پروژه‌های فناوری را از دیدگاه شرکت پگاسیستم بیان نموده و سپس راهکارهایی در راستای حل این مشکلات ارائه می‌دهد.
سازمان‌های دولتی، دارای سیستم‌های متعدد و پیچیده‌ای هستند که برای دستیابی به اهداف سازمان، باید با یکدیگر هماهنگ باشند. مطالعات انجام شده ثابت می‌کند بین 65 تا 80 درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات یا با شکست مواجه می‌شوند و پس از پیاده‌سازی، به اهداف از پیش تعیین شده دست نمی‌یابند و یا بسیار دیرتر از زمانبندی پیش‌بینی شده استقرار یافته و پیاده‌سازی آنها هزین‌های بیشتر از مقدار پیش‌بینی شده دربردارد. گاهی اوقات هم به نسبت برنامه‌ها بسیار بهتر عمل می‌کنند.
دلیل اول: افراد سازمان دلیل اصلی شکست پروژه‌های فناوری هستند. افراد به طرق مختلف می‌توانند منجر به شکست پروژه‌ها شوند، از جمله این موارد می‌توان به عدم حمایت اجرایی مدیران از پروژه، فقدان مدیریت پروژه، عدم مهارت نیروی انسانی، محدودیت منابع و مقاومت افراد در برابر تغییرات، اشاره نمود.
یکی از اصلی‌ترین جنبه‌های موفقیت در پروژه‌های BPM وجود یک تیم منسجم است اما هنوز هم در بسیاری از پروژه‌ها، بین افراد کسب و کار و تیم فناوری اطلاعات فاصله‌های کاری بسیاری وجود دارد. این عدم توانایی در همکاری، افراد را در هر دو گروه بی‌انگیزه می‌کند.
در مورد سازمان‌های دولتی، موارد خاص دیگری نیز در حوزه افراد وجود دارد. به عنوان مثال، یک نمونه پروژه دولتی، چرخه‌های متعدد انتخاب را طی می‌کند. به علاوه ذینفعان و تصمیم‌گیران پروژه ممکن است به دلایل پیش‌بینی نشده، وضع قوانین جدید، مسائل سیاسی و غیره مرتبا تغییر نمایند.
دلیل دوم: عدم شناخت صحیح نیازمندی‌ها
روش‌های سنتی توسعه‌ی نرم‌افزار موجب عدم شناخت صحیح نیازمندی‌ها می‌شد. این روش‌ها با رویکرد تغییر رادیکالی وارد سازمان می‌شدند، بیشتر بر روی داده‌ها متمرکز بودند تا چگونگی استفاده از آنها و به علاوه انعطاف‌پذیری در اعمال تغییرات را پشتیبانی نمی‌کردند. متخصصین امور دولتی برای جمع‌آوری نیازمندی‌ها و ثبت آنها به بیش از 6 ماه زمان نیازدارند، سپس واحد IT نیز باید مستندات تهیه شده را به یک سیستم اطلاعاتی جهت پوشش نیازمندی‌ها تبدیل نماید. پس از آن شما با معضلات زیادی روبرو می‌شوید:
- بی‌شک، برخی از نیازمندی‌ها پوشش داده نمی‌شود.
- نیازمندی‌های موجود، به علت عدم دانش کافی واحد IT نسبت به کسب و کار به صورت نادرست تفسیر شده‌اند.
- راهکارهای ارائه شده نمی‌توانند در گذر زمان پشتیبان‌کننده تغییرات مهم – نیازمندی‌های جدید، تغییر اولویت‌ها و توسعه فناوری- باشند.
به طور کلی برنامه‌ریزی برای سرپا نگه داشتن یک پروژه به مدت چندین سال، بدون پیش‌بینی لازم برای انجام تغییرات عملا غیرممکن است.
دلیل سوم: مساله تکنولوژی نیست
تکنولوژی به خودی خود، دلیل اصلی شکست پروژه‌ها نیست. بلکه نحوه پیاده‌سازی تکنولوژی، عدم انعطاف‌پذیری آن جهت پشتیبانی از تغییرات و عدم توانایی در یکپارچه نمودن سیستم‌های عملیاتی، دلایل شکست هستند. اخیراً یک پروژه (مربوط به Pega System) ) به علت اینکه کاربران نمی‌توانستند پرینت یک آدرس را بر روی مکاتبات خود داشته باشند متوقف شده بود. رفع این مشکل در سیستم موجود سازمان، حدود یک میلیون دلار در زمان و بیش از هشت ماه هزینه به همراه داشت.
روش‌های توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌های موجود در سازمان‌های دولتی، روش‌هایی قدیمی، دستی و زمانبر هستند. چندین کپی از یک نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد تا رضایت چندین واحد جلب شود، این درحالیست که ممکن است ذاتا نیازمندی‌های متفاوتی داشته باشند. این سازمان‌ها علاقه‌مند هستند که تمامی متغیر‌ها را یکجا مورد توجه قرار دهند. این عمل یکپارچگی را پیچیده‌تر و پروژه را به شکست نزدیک‌تر می‌کند.
سازمان‌ها نیازمند این امر هستند که بتوانند از تکنولوژی‌های موجود که برای آنها سرمایه گذاری شده است، بهره بگیرند و علاوه بر آن قابلیت‌های مبسوط و منعطف را جهت پشتیبانی از خروجی‌های مطلوب و پوشش تغییرات مورد نیاز ناشی از اولویت‌های سیاسی جدید و غیره را ایجاد نمایند.
راه حل شماره 1: تمرکز روی نتایج
پروژه‌ها هرگز نباید تمرکز خود را فقط معطوف به فناوری نمایند بلکه می‌بایست موفقیت در دستیابی به نتایج پایدار از طریق فناوری را مورد توجه قرار دهند. لازم است فناوری به منظور حصول اطمینان از نتایج موفقیت‌آمیز همزمان با پشتیبانی از تغییرات پیوسته، به عنوان پلی موارد ذیل را محقق نماید:
- برقراری ارتباط میان افراد و فرآیندها با استفاده از داده‌های ساخت یافته و غیرساخت یافته
- افزایش و ارتقای همکاری مابین حوزه کسب وکار و IT
- امکان ایجاد پردازش‌های تخصصی و قواعد کسب و کار متفاوت
- ارائه دید مناسبی از داده‌ها و تبدیل آنها به اطلاعات مفید و فعال
راه حل شماره 2: با هر چیز به صورت یک فرآیند تغییرپذیر رفتار کنید
فعالیت‌های دولتی متمرکز بر مردم بوده، اغلب تغییر می‌کند و به طور معمول به بیش از یک نقطه تماس نیاز دارد. این ارتباط متقابل تنها منحصر به یک زمان نمی‌شود بلکه فعالیتی مداوم در طول زمان بوده و دربردارنده اطلاعات مرتبط در هر شکل و هر مکان ممکن می‌باشد.
تکنولوژی می‌بایست امکان مدیریت جامع را با قابلیت گرد هم آوردن تمام افراد، فرآیندها، داده‌های ساخت یافته و غیرساخت یافته‌ی موردنیاز برای حل یک مسئله، فراهم نماید. همچنین مدیریت جامع برای ارائه فرآیندهای پویا موردنیاز است چراکه این فرآیندها براحتی می‌توانند برای تطبیق با شرایط غیرمنتظره و سیاست‌ها و روال‌های جدید تغییر کنند.
راه حل شماره 3: تمایز قائل شدن صرفا از طریق تشخیص تفاوت‌ها
سازمان‌ها به هنگام ایجاد تغییرات پیوسته، نیازمند تعریف و اصلاح سریع فرآیندهای کسب و کار هستند. این امر نیازمند آن دسته از قوانین کسب و کار است که بازتاب سیاست‌ها و روال‌های سازمان باشند.
قوانین باعث ایجاد انعطاف پذیری می‌شوند و بکارگیری آنها کنارآمدن با تغییرات را ساده می‌کند، چراکه قوانین به سازمان‌ها اجازه می‌دهند یک ساختار فرآیندی ایجاد نموده و سپس لایه‌های تخصصی از دستورالعمل‌های مشخص کننده تفاوت‌ها در موقعیت‌های خاص را اضافه نمایند. فرآیندهای این چنینی می‌توانند در تمام واحدهای سازمانی، سیستم‌ها و کانال‌های ارتباطاتی مورد استفاده قرار گیرند.
قوانین باید در یک مخزن مرکزی نگهداری شوند تا اینکه بتوانند مورد استفاده مجدد قرار گیرند. این امرموجب هرچه ساده تر شدن مدیریت تغییرات می‌شود چرا که هر تغییر در قوانین به صورت خودکار تمامی‌لایه‌های تحت تاثیر را اصلاح می‌کند و بدین ترتیب تغییرات فقط یکبار اعمال می‌شوند.
راه حل شماره 4: مدیریت فعال اطلاعات
هسته جریان‌های کاری و روال‌های یک سازمان شامل دریافت، مسیریابی و گزارش دهی برای موارد مختلف می‌باشد. اما این گام‌ها تنها نیمی از مجموع کل فرایندها می‌باشند. سازمان‌ها فقط بر مبنای روال‌هایشان عمل نمی‌کنند بلکه سیاست‌هایی را پیش می‌گیرند که چگونگی پاسخ‌دهی به هر مورد خاص را مشخص می‌کند.
این امر نیازمند یک تکنولوژی با توانایی یکپارچه‌سازی روال‌ها و سیاست‌های سازمان می‌باشد به طوریکه حتی الامکان تمامی فرایندها به حالت خودکار درآیند. سازمان‌ها می‌بایست استفاده از اتوماسیون را به منظور افزایش کارایی، انطباق و شفافیت به حداکثر برسانند چرا که فرآیندهای هوشمند می‌توانند طیف وسیعی از سیاست‌ها و روال‌های مربوط به یک موضوع را به صورت بلادرنگ مدیریت کنند.
راه حل شماره 5: یکپارچه‌سازی سازمان
سازمان‌ها به طور مداوم در تلاش برای حفظ و بهبود سیستم‌های جزیره‌ای خود هستند و هر روزه با حجم عظیمی از داده‌های پیچیده که در نهایت در جزیره‌های مختلف کاربرد دارند مواجه می‌شوند. متاسفانه، افرادی که می‌توانند این محیط را به بهترین نحو مدیریت کنند، در حال بازنشستگی هستند و حوزه تخصص‌هایشان در حال منسوخ شدن می‌باشد. امروزه سازمان‌ها به دلیل مواجهه با محدودیت‌های بودجه ای، باید راه‌های موثرتری برای برگشت سرمایه گذاری خود در حوزه فناوری اطلاعات بیابند.
راه حل، ایجاد یک محیط یکپارچه است که نه تنها توسعه برنامه‌های کاربردی را تسهیل می‌نماید بلکه جزیره‌های اطلاعاتی را نیز از بین می‌برد. یک محیط یکپارچه، تعاملات بین سیستم‌های موجود را هماهنگ و موزون کرده و داده‌های مورد نیاز جهت انجام فرایند را فارغ از محل ذخیره این داده‌ها فراهم آورده و نیز تصویر کامل و جامعی از اطلاعات ارائه می‌دهد. چنین محیط یکپارچه ای، شفافیت را در سطح سازمان افزایش می‌دهد. چرا که، از استانداردهای اتصال و یکپارچگی پشتیبانی می‌نماید. این امر منجر به استفاده بهینه از سیستم‌های موجود در فرایندهای کارآمد می‌شود.
راه حل شماره 6: زمان نباید دشمن شما باشد
یکی از دلایل رایج شکست پروژه‌های تکنولوژی، به طول انجامیدن آنها و در نتیجه ی آن عدم پاسخگویی موثر به تغییرات سریعی است که سازمان‌ها با آن مواجه هستند. راهکار این است که از همان ابتدا، ساخت برای تغییر انجام گردد. یعنی انتظار تغییرات وجود داشته باشد، برای تغییرات برنامه ریزی گردد، همچنین فناوری‌هایی را مورد استفاده قرار داد که همکاری مابین IT و کسب وکار و نیز تغییرات مستمر را پیش بینی نماید.
این مسئله نیازمند سه مولفه ذیل است:
- یک رویکرد مدل محور که به کاربران کسب و کار و IT اجازه می‌دهد در فرآیند ایجاد تحول و دگرگونی در سازمان، با یکدیگر همکاری کنند.
- ابزارهایی که به تحلیلگران کسب و کار اجازه می‌دهد مستقیما سیاست‌های سازمان را در مدل‌های برنامه کاربردی پیاده سازی کنند.
- یک مخزن از دارایی‌ها با قابلیت استفاده مجدد که به IT اجازه می‌دهد مولفه‌هایی همچون امنیت، قوانین یکپارچه سازی داده‌ها، تولید خودکار ساختار برنامه کاربردی، مستندسازی و کد را به سرعت ایجاد نماید.
شرکت های تولید کننده BPMS چگونه می‌توانند برای تغییر به سازمان‌ها کمک کنند؟
این شرکت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند عملیات درون سازمانی را متحول نمایند. براین اساس، سازمان‌ها قادرند برنامه‌های کاربردی با درجه مکانیزاسیون بالا که پوشش‌دهنده‌ی نیازهایشان است را تولید نماید. با این راهکار، زمان و هزینه توسعه برنامه‌های کاربردی تنها به اندازه بخش کوچکی از زمان و هزینه روش‌های توسعه سنتی یا راهکارهای تجاری است. چراکه راهکارهای تجاری نیازمند تنظیمات گسترده‌ای هستند.
BPMS فرآیندها و قوانین را برای اعمال آیین نامه‌های جدید، تغییرات در سیاست‌های موجود و شرایط خاص یکپارچه می‌نماید. مدیرت موارد جامع، به واسطه ایجاد یک فضای اشتراکی و استفاده از داده‌های ذخیره شده در سیستم‌های قدیمی، به حذف راه حل‌های دستی می‌پردازد.
با BPMS، سازمان‌ها می‌توانند:
- بزرگ بیندیشند و بر روی خروجی تمرکز کنند.
- تعامل موثری مابین کسب و کار و IT ایجاد نمایند.
- محیط توسعه سازمان و برنامه‌های کاربردی را یکپارچه کنند.
- فازهای مختلف پروژه را بر پایه بهبود مستمر محقق سازند.
نتیجه گیری:
با بررسی راهکارهای ارائه شده توسط پگاسیستم به این نتیجه می‌رسیم که بهترین و کارآمدترین رویکرد برای غلبه بر مشکلات پروژه‌های فناوری اطلاعات در سازمان دولتی، انتخاب یک فناوری جامع می‌باشد که بتواند تغییرات را به راحتی پشتیبانی کرده و توسعه برنامه‌های کاربردی را در زمان و هزینه پایین میسر سازد.
این نوع فناوری، علاوه بر اینکه محیط توسعه سازمانی را یکپارچه می‌کند، امکان ایجاد فرآیندهای پویا را فراهم می‌نماید. این فرایندها براحتی می‌توانند طیف وسیعی از سیاست‌ها و روال‌های مربوط به یک موضوع را مدیریت کنند. همچنین امکان تعریف قوانین مختلف در این سیستم منجر به ساده شدن هرچه بیشتر تغییرات و کاهش زمان موردنیاز برای طراحی فرایندهای مختلف می‌گردد. تحت این شرایط هرچقدر که یک نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار غنی‌تر و استانداردتر باشد، بهتر می‌تواند به مشکلات فائق آید و در این میان یک ابزار بومی، بسیار ساده‌تر و کامل‌تر می‌تواند نیازمندی‌های سازمانی را بشناسد و به کمک تعامل موثری که مابین حوزه کسب و کار و IT ایجاد می‌نماید، پاسخگوی نیازمندی‌های مداوم سازمان باشد.
ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز