شروع یک فرآیند، همیشه با راه‌اندازی (Trigger) یک رخداد است، درواقع یک رخداد از پیش تعریف‌شده که موتور گردش کار برای شروع فرآیند، منتظر وقوع آن است. رخداد شروع یک فرآیند می‌تواند فرستادن یک ایمیل، یا زدن دکمه‌ی ارسال یک فرم یا شکل‌های دیگر باشد.
با هر بار رخداد آغاز فرآیند، یک “نمونه فرآیند” مستقل، مطابق “مدل فرآیند” ایجادشده که اطلاعات مربوط به آن در هرلحظه ذخیره می‌شود؛ پس‌ازآن طبق دستورالعمل‌ها و ترتیب “مدل فرآیند” چرخه فرآیند را طی می‌کند، بنابراین از یک “مدل فرآیند”، به تعداد اجرای آن “نمونه فرآیند” ایجاد می‌شود.
یک مثال ساده: اگر کیک درست کردن را یک فرآیند در نظر بگیریم، دستور پخت، مدل فرآیند است و هر بار که فردی مطابق آن دستور (مدل)، کیک تهیه کند یک “نمونه فرآیند” رخ داده است.
انواع نمونه فرآیندها:
نمونه فرآیند فعال “Active process Instance”: نمونه فرآیندی که شروع‌شده ولی کامل نشده است و در چرخه اجرای فرآیند قرار دارد
نمونه فرآیندهای کامل شده “Completed Process Instance”: نمونه‌ای از فرآیند که مطابق مدل تا پایان چرخه فرآیند را طی کرده و به اتمام رسیده است
موتورهای گردش کار BPMS تمامی رخدادها و به‌روزرسانی‌های انجام‌شده در “نمونه فرآیندها” را در پرونده ثبت وقایع (Log Folder) ذخیره می‌کنند. ابزارهای مدیریتی و نظارتی با بازیابی اطلاعات “نمونه فرآیند”های کامل شده، فعال و نمونه‌هایی که با خطا مواجه شده، اطلاعات آماری مناسب را در دسترس تحلیلگران قرار می‌دهند که می‌توانند با کمک این اطلاعات، فرایندها را بهبود بخشند.
موتور فرآیند کسب‌وکار، با در دسترس قرار دادن اطلاعات “نمونه فرآیند” ها، می‌تواند مخزنی برای تحلیل فرآیند باشد. تحلیلگر کسب‌وکار با دسترسی به این اطلاعات، می‌تواند هزینه و زمان متوسط انجام فرآیند را محاسبه نماید. بر پایه اطلاعات هزینه، بهبود فرآیند و بازگشت هزینه‌ها ممکن می‌شود. دسترسی به اطلاعات نمونه فرآیندها به‌منظور ” بهبود مستمر” امری ضروری است؛ بدون دسترسی به این اطلاعات، تعیین کیفیت وضعیت جاری و اندازه‌گیری پیشرفت ممکن نیست. بعضی از BPMS های قوی‌تر، شامل توابع داده‌کاوی می‌باشند که فرصت‌های بیشتری را در اختیار تحلیلگر کسب‌وکار برای بهبود قرار می‌دهد.
ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: 89326444-021
آنچه در این مقاله میخوانید