چه ابزار و راهکار فناوری خوب است یا بد؟ این سوال خیلی خوبی است ولی پاسخ آن بیش از ویژگی‌های صرف ابزار، به استراتژی های سازمان، راهبری تیم های پروژه و چهارچوب نظارتی پیاده‌سازی شده برمی‌گردد. در واقع، شیوه ی پیاده سازی یک ابزار در سازمان است که باعث میشود یک ابزار خوب یا بد به نظر برسد.
در کل، شیوه ی پیاده‌سازی یک فناوری در سازمان بر میزان تاثیرگذاری آن بشدت موثر است.
5 فاکتوری که فارغ از ویژگی‌های خاص هر ابزار، کمک می‌کند راهکارها موثر عمل کنند، در زیر معرفی می‌شوند:
راهبرد
لازمست که برای نیازها و مسیر آینده سازمان راهبرد صریح و روشنی داشته باشید. راهبرد کمک می‌کند از مسیری که در آن حرکت می‌کنید، شناخت داشته باشید و اولویت های کلیدی که برای پیشرفت سازمان شما لازم است را در نظر داشته باشید. علاوه بر آن، تعیین مقیاس‌های زمانی کمک می‌کند انتظارات ما مدیریت شده و نتایج حاصل شده از آرزوهای انتزاعی صرف به حقیقت کسب و کارمان نزدیک‌تر می‌کند.
لازم به ذکر است راهبرد شما نباید بر پایه‌ی یک ابزار یا راهکار خاص باشد، بلکه باید با دید وسیع‌تر و در راستای راهبرد کلان سازمان در حوزه‌های مختلف باشد، برای مثال حوزه‌ی فناوری، تبلیغات، منابع انسانی و .. و براساس منافع سازمان باشد.
بنابراین اولویت دادن انتخاب ابزار، نسبت به راهبرد، ممکن است شما را به انتخاب راهکارهای فناوری سوق دهد که در راستای اهداف یا مشخصات دیگر سازمان شما نباشد.
نظارت
شما همچنین نیازمند چهارچوب نظارتی هستید که از راهبرد شما در بازه‌های کوتاه و بلند مدت پشتیبانی کند. این به معنای نقش‌ها و مسئولیت‌های شفاف و پیوند این عناصر با یکدیگر، آموزش و فرایندهایی در مسیر درست است.
بدون چهارچوب نظارتی مناسب، افراد دید روشنی از شیوه و علت مناسب استفاده از فناوری‌های جدید ندارند. همچنین نبود چهارچوب نظارتی می‌تواند سبب هرج و مرج و آشفتگی دیجیتالی شود که رهایی از آن و دستیابی به هر منفعتی را برای مدت طولانی، بسیار سخت می‌کند.
بهتر است برنامه‌ریزی روشنی از چرایی نیاز به یک ابزار، چیزی که لازم است به آن برسید، چگونگی برنامه‌ریزی برای دستیابی به آن و زمانی که لازمست هر فاز تکمیل شود، داشته باشید. این برنامه‌ریزی کمک می‌کند که بهترین چشم انداز و مسیر را برای معرفی ابزار انتخابی به افراد سازمان داشته باشید.
نداشتن برنامه برای سازمان و کارکنان شما نتیجه‌ای مصیبت‌بار به بار خواهد آورد! هرچه ابزار انتخابی شما قوی‌تر باشد، بیشتر باید مدیریت شود.
آموزش
شما باید برای هر کسی که در هر سطحی از ابزار شما استفاده می‌کند، روند آموزش و ارتباطات قوی داشته باشید، چه آن فرد مدیرعامل شما، کاربر معمولی، یا هر فرد دیگری باشد.
لازمست افراد اطلاعات درستی از سطوح و شیوه استفاده از ابزاری که استفاده می‌کنند داشته باشند تا بتوانند قضاوت و اقدامات درستی نسبت به ارزش و کارامدی ابزار داشته باشند.
شروع استفاده از یک راهکار چیزی بیش از تغییر فناوری است و می‌تواند سیاست‌های کسب و کار، فرایندها و رفتار سازمانی افراد را تغییر دهد.
نیازهای کسب و کار
باید از مشکلی که موجود است و با انتخاب ابزار مورد نظر در سازمان حل میشود، مطمئن شوید. “گاها حتی ممکن است، ورود ابزار نامناسب به سازمان، مشکلاتی را بوجود آورده که پیش از آن وجود نداشته است! “
در اولین فرصت افرادی که در تغییرات سهیم هستند را با مسیر تغییرات همسو کنید و از همکاری کامل آنها مطمئن شوید.
لازمست سازمان شما درباره ی مشکلات و دلایل ریشه‌ای که سبب مشکلات هستند شفاف و دقیق باشد، سپس به این نتیجه برسد اگر این دلایل شامل فناوری هم میشود، چه راهکاری می‌تواند به حل آنها کمک کند.
امیدواریم این مقاله به شما کمک کرده باشد تا فارغ از خود فناوری، فاکتوهایی که بر کارآمد بودن یک ابزار در سازمان موثرند را شناسایی کنید. اگر دقیق‌تر فکر کنیم خوب یا بد بودن یک ابزار، بیش از قابلیت‌های آن، به شیوه‌ها و چگونگی پیاده‌سازی ابزار مرتبط است.