معرفی شرکت سیمان فارس نو (فیروزآباد)
شركت سيمان فارس‌نو در سال 1369 با هدف احداث يك كارخانه 700 تني سيمان تأسيس شد. كلنگ احداث اين كارخانه در ارديبهشت 1375 به زمين زده شد. با به تعويق افتادن عمليات اجرايي پروژه به دليل سرمايه‌گذاري سنگين شركت سيمان فارس و خوزستان در طرح‌هاي متعدد توليد سيمان، بررسي‌هاي بيشتري در اين زمينه انجام شد. با انجام اين مطالعات به منظور بهره‌وري بيشتر، ظرفيت طرح مورد بررسي به سه هزار تن افزايش يافت و عمليات اجرايي احداث آن تحت عنوان كارخانه سيمان فيروزآباد در تيرماه 1381 در دشت موك اين شهرستان آغاز شد. كارخانه سيمان فيروزآباد در اسفند ماه 1384 رسما افتتاح شد و مورد بهره‌برداري قرار گرفت. این شرکت یکی از واحدهای فعال در صنعت سیمان کشور و تولیدکننده انواع سیمان خاکستری است.
چالش‌های سیمان فارس نو قبل از استفاده از نرم‌افزار BPMS
بنا به گفته جناب آقای مهندس سبزعلیان، مدیر محترم واحد فناوری اطلاعات این شرکت برخی از چالش‌های اساسی پیش از تجهیز به نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار عبارت بودند از:
- حجم زیاد درخواست‌ها برای ایجاد و تغییر سیستم‌ها و فرآیندها به دلیل استفاده از روش سنتی و برنامه‌نویسی بر اساس نیازهای موجود سازمان از دغدغه‌های اصلی واحد فناوری اطلاعات
- مصرف منابع مالی زیاد برای تامین سخت‌افزار و نرم‌افزارهای متناسب با نیاز کاربران
- دغدغه در بحث اعمال تغییر در سیستم‌ها به دلیل تغییرات زیاد فرایندها و کسب و کار
- قابل پیگیری نبودن بسیاری از درخواست‌ها در سازمان
- مشکل بودن سنجش زمان انجام فعالیت‌ها و فرایندها در سازمان
همچنین پس از اخذ گواهینامه ISO (9001 – 14001- 45001) توسط آن شرکت، بازنگری، پالایش و بهینه‌سازی در فعالیت‌ها و سیستم‌های موجود با هدف یکپارچگی، سهولت ارتباطات، دقت در عملیات، صرفه‌جویی در منابع و بهره‌وری بیشتر در دستور کار قرار گرفت.
- سیستم‌های عملیاتی سازمان مورد بررسی قرار گرفت و سیستم‌های با عملکرد ضعیف یا مشابه حذف و جایگزین شد. (به عبارتی لایه MIS سازمان شکل گرفت)
- گزارش‌گیری از اطلاعات سیستم‌های عملیاتی به صورت الزام در آمد. (لایه MRS)
- برای مدیریت ارتباطات درون سازمان از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده شد. (لایه TPS)
- جریان کار فعالیت‌های سازمان شناسایی و تعداد زیادی از آن‌ها با نرم‌افزارهای مدیریت جریان کار (Work Flow) پیاده‌سازی شد.
با انجام این فعالیت‌ها برخی از چالش‌های سازمان برطرف گردید و لایه‌های مختلف اطلاعاتی مشخص شد؛ در واقع سیستم‌های عملیاتی به لایه‌های عملیاتی تبدیل شد. حال سازمان با یک چالش جدید مواجه شد: راهکاری جهت مدیریت، نظارت و ارتباط لایه‌های ارتباطی و همچنین پوشش فعالیت‌های خارج از سازمان.
RAYBPMS به کمک آمد.
راهکار RayBPMS شامل زیرساخت جامعی جهت شناسایی، تحلیل، طراحی، اجرا، یکپارچه‌سازی و کنترل فرآیندهای مبتنی بر سیستم در یک سازمان است. این راهکار به عنوان یک BPMS ایرانی با مدل‌سازی، خودکارسازی، مدیریت و بهینه‌سازی فرایندهای کاری و همچنین برقراری ارتباط با سایر سیستم‌ها و لایه‌های اطلاعاتی فعال در سازمان، امکان دستیابی به حداکثر کارایی و اثربخشی سازمانی را فراهم می‌سازد.
پس از شناسایی فرآیندهای شرکت سیمان فارس‌نو، اقدام به مدل‌سازی به روش BPMN و ایجاد فرآیندهای مورد نیاز واحدهای مختلف سازمان شد که این باعث مستندسازی بهتر فعالیت‌های سازمان نسبت به روش‌های قدیم نمایش جریان کار (Flowchart) گردید. برخی از فرآیندهای پیاده‌سازی شده به شرح زیر است:
- فرایندهای بازرگانی نظیر درخواست خرید خدمات و کالا ، درخواست کالا از انبار و …
- فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی مانند: درخواست تامین نیروی انسانی، فرایند ارزیابی عملکرد پرسنل و …
- فرایندهای اداری بطور کامل نظیر اضافه کاری، ماموریت، مرخصی، درخواست و تامین خودرو و…
- همچنین چند سامانه فرآیندی برای واحدهای فروش و بازرگانی از جمله: سامانه فروش آنلاین سیمان، سامانه تامین کالا و… برای پوشش فعالیت‌های سازمان با مشتریان و اشخاص خارج از سازمان ایجاد شد. (B2C و B2B)
نتایج به کارگیری سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار در سیمان فارس نو:
- صرفه‌جویی در سازمان
با استقرار RayBPMS بسیاری از فعالیت کاربران، سیستم‌ها و فرم‌های کاغذی حذف شد که باعث صرفه‌جویی زیادی برای شرکت گردید.
- مدیریت تغییرات و بهینه‌سازی مستمر
یکی از هزینه‌های اصلی نهفته در هر سازمانی اعمال تغییرات بر روی فرآیندهای موجود می‌باشد. پس از استقرار RAYBPMS، امکان ایجاد تغییرات در روند انجام فرآیندها که هزینه‌های بالایی را پیشتر به دنبال داشت به راحتی میسر شده و از تغییرات و بهبود اجرای روال‌های سازمانی استقبال بیشتری صورت گرفت. به دلیل قابلیت RayBPMS در پشتیبانی از Versioning این دغدغه بطور کامل برطرف گردیده است.
- کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها
پس از استقرار RayBPMS و مکانیزه شدن بسیاری از فرایندهای شرکت سیمان فارس‌نو، به دلیل کنترل داده‌های ورودی، خودکارسازی و استاندارد شدن فعالیت‌ها، بسیاری از خطاهای انسانی حذف شده است و به عبارت بهتر به کاربر اجازه خطا داده نمی‌شود. همچنین به دلیل انجام بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌ها به صورت سیستمی و بلادرنگ، سرعت انجام فرآیندها به شدت افزایش یافته است.
- رهگیری و نظارت بر درخواست‌ها
به دلیل وجود قابلیت رهگیری درخواست‌ها و فرایندهای سازمانی و ثبت شدن همه اتفاقات در این سیستم، امکان نظارت بر عملکرد افراد و واحدهای سازمانی به راحتی امکانپذیر خواهد بود.
- مشارکت کاربران
هدف RayBPMS تبدیل رویکرد سازمان از عمودی (سلسله مراتبی – وظیفه محور) به افقی (موازی – فرآیند محور) می‌باشد. در این راه کاربران به جای انجام یک وظیفه خاص، نقشی را در جریان یک یا چند فرآیند خواهند داشت. کاربران با وجود مقاومت اولیه در کار با راهکار جدید، پس از استقرار سیستم و شروع به کار، نه تنها به سیستم جدید علاقمند شده بلکه خود اقدام به شناسایی گلوگاه‌ها و بهبود فرآیندها نموده‌اند.
- یکپارچگی در سازمان
با توجه به امکان یکپارچگی با کلیه سیستم‌های عملیاتی رایورز (انبار، فروش و ..) در درگاه‌های مشخص و استاندارد و همچنین ارتباط با سایر نرم‌افزارهای غیر‌رایورزی از طریق DLL و وب‌سرویس، خلاء ارتباطی بین سیستم‌ها و لایه‌های اطلاعاتی برطرف شد و کل سازمان به صورت یک موجود واحد در آمد.
- گزارش دهی
با نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار افزایش سرعت، دقت و کیفیت کار، تسهیل و تسریع در ارائه گزارش‌ها به مدیریت و امکان کنترل و نظارت بر روند اجرای فرآیندها و اندازه گیری زمان انجام میسر شده است.
اکنون پس از سال‌ها استقرار RayBPMS در سیمان فارس‌نو، این سیستم توانسته جایگاه مهمی در آن شرکت کسب نماید به گونه‌ای که موجب رضایت کاربران را فراهم نموده و همچنین مدیران آن شرکت به‌کارگیری RayBPMS را به عنوان یک راهکار جامع و یکپارچه برای بقا و نیل به اهداف سازمان ضروری می‌دانند.
به گفته جناب آقای مهندس سبزعلیان، مهمترین مزیت RAYBPMS را می‌توان در موارد زیر دانست:
- بومی و BPMS ایرانی بودن
- پشتیبانی مناسب محصول و فرآیندها
- تحت‌وب و واکنش‌گرا بودن میزکار
- امکان طراحی فرایندهای ساده تا بسیار پیچیده سازمان
- یکپارچگی با نرم‌افزارهای عملیاتی شرکت و انعطاف‌پذیری در ارتباط با سایر نرم افزارها
مجری: شرکت مهندسی نرم افزار رایورز شیراز