فرایند ثبت و رسیدگی به صورتوضعیت پیمانکاران یکی از پرتکرارترین و حیاتیترین فرایندها در شرکتهای B2B محسوب میشود. در این فرایند، پس از اتمام هر مرحله از پروژه، پیمانکار با ارائه گزارش پیشرفت، درصد انجام آن مرحله را اعلام کرده و مطابق با شرایط قرارداد، درخواست پرداخت وجه مرتبط را از کارفرما دارد. الکترونیکیسازی این فرایند، مزایای متعددی را برای هر دو طرف قرارداد به همراه دارد. برای پیمانکار، امکان تکمیل فرم صورت وضعیت از هر نقطه جغرافیایی و در هر زمان فراهم میشود، که به کاهش مراجعات حضوری و تسریع در ارائه اسناد مالی منجر میگردد. از سوی دیگر، کارفرما میتواند به صورت لحظهای بر روند ارسال، بررسی و تأیید صورتوضعیتها نظارت داشته باشد، وضعیت مالی پروژهها را دقیقتر مدیریت کند و نقاط قابل بهبود در اجرا یا گزارشدهی را شناسایی نماید. همچنین، این رویکرد منجر به افزایش شفافیت، کاهش خطاهای انسانی، ثبت دیجیتالی مستندات و تسهیل در کنترل و بایگانی اطلاعات مالی پروژهها میگردد، که همگی نقش مهمی در ارتقای بهرهوری سازمان ایفا میکنند
یکی از پرتکرارترین و حیاتیترین فرایندها در شرکتهای پروژهمحور، ثبت و رسیدگی به صورتوضعیت پیمانکاران است. در این فرایند، پیمانکار پس از اتمام هر مرحله از پروژه، با ارائه گزارش پیشرفت فیزیکی یا مالی، میزان انجام شده از کار را مشخص کرده و براساس مفاد قرارداد، درخواست پرداخت وجه (صورتوضعیت) را به کارفرما ارائه میدهد.
نرمافزار فرایند صورتوضعیت پیمانکاران با هدف الکترونیکیسازی، شفافسازی و تسهیل این چرخه طراحی شده است. این نرمافزار مزایای متعددی را برای هر دو طرف (پیمانکار و کارفرما) به ارمغان میآورد:
با استفاده از این نرمافزار، سازمانها میتوانند فرایند بررسی و تایید صورتوضعیتها را سریعتر، دقیقتر و شفافتر انجام دهند و از بروز خطاهای انسانی یا تأخیر در پرداخت جلوگیری نمایند.
این امکانات بیانگر قابلیتهای عملیاتی و فنی نرمافزار هستند که برای کاربران نهایی (پیمانکار، کارفرما، تأییدکنندگان و مدیران پروژه) قابل بهرهبرداریاند:
ویژگیهای نرمافزار فرایند صورتوضعیت پیمانکاران بهگونهای طراحی شدهاند که پاسخگوی نیازهای واقعی سازمانها در پروژههای پیمانکاری باشند. این ویژگیها با تمرکز بر افزایش شفافیت، کاهش خطا و بهبود ارتباطات سیستمی، بهرهوری را در مدیریت قراردادها بهطور چشمگیری افزایش میدهند. در ادامه، مهمترین قابلیتهای ساختاری و عملکردی این نرمافزار ارائه شده است:
دسترسی سریع و ساده برای پیمانکاران و کارفرمایان حتی از راه دور.
مانند سیستم قراردادها، مالی، حسابداری پروژه، منابع انسانی و کنترل پروژه.
کلیه اقدامها، تغییرات و تأییدات بهصورت زماندار ثبت و قابل استناد هستند.
بسته به سیاستها و ساختار سازمان، امکان طراحی فرآیندهای اختصاصی وجود دارد.
با حذف فرایندهای کاغذی، درصد خطا و تأخیر در بررسی کاهش مییابد.
مدیران میتوانند بهصورت لحظهای بر حجم صورتوضعیتها، روند پرداخت و رعایت تعهدات نظارت داشته باشند.
با بهرهگیری از راهکار الکترونیکی مدیریت صورتوضعیت، شفافیت مالی، کنترل دقیق قراردادها، سرعت در پرداخت و ارتباط یکپارچه با سایر سیستمهای سازمانی را تجربه کنید.
اگر بهدنبال کاهش خطای انسانی، مستندسازی کامل و پیگیری لحظهای صورتوضعیتها هستید، همین حالا اقدام کنید.
مزایای فرایند صورتوضعیت پیمانکاران در سازمانها، بهویژه در پروژههای پیمانکاری، بسیار چشمگیر است. این فرایند با ایجاد شفافیت مالی، کنترل دقیق تعهدات، و تسهیل در پرداختها، نقش مهمی در مدیریت مؤثر قراردادها ایفا میکند. از طریق الکترونیکیسازی و پیادهسازی در بستر سیستم های نرم افزار BPMS، میتوان سرعت، دقت و هماهنگی بیشتری در بررسی و تأیید صورتوضعیتها ایجاد کرد. همچنین این رویکرد باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش اعتماد متقابل میان کارفرما و پیمانکار میشود.
ثبت دقیق اطلاعات مالی، پیشرفت فیزیکی پروژه و اقلام پرداختی.
کاهش اختلافات احتمالی بین پیمانکار و کارفرما بر سر مبالغ و کمیتها.
حذف فرآیندهای کاغذی و دستی.
تسهیل در گردش کار تأیید، بررسی و ارسال اطلاعات به واحدهای مالی.
کاهش زمان انتظار پیمانکار برای دریافت مطالبات.
کنترلهای سیستمی روی مبلغ و کمیت صورتوضعیت نسبت به مفاد قرارداد.
جلوگیری از ورود اطلاعات نادرست و محاسبات اشتباه.
قابلیت پیگیری کامل از ثبت تا تأیید و پرداخت.
نمایش وضعیت هر درخواست برای پیمانکار و ناظر یا کارفرما بهصورت لحظهای.
امکان ضمیمهسازی مستندات مانند گزارش پیشرفت، تصاویر و نقشهها جهت مستندسازی بهتر و رسیدگی دقیقتر، با قابلیت استفاده از اطلاعات ثبتشده در نرم افزار خرید و تدارکات.
کنترل خودکار مانده مبلغ قرارداد و بررسی سقف کمیتی یا درصد پیشرفت.
اطلاعات نرم افزار تأمین کالا و خدمات در این بخش مؤثر است.
قابلیت طراحی متناسب با نوع پروژه، سازمان یا نوع قرارداد (صورتحسابی، مرحلهای، کمیتی).
تنظیم دسترسیها بر اساس نقشهای سازمانی.
یکپارچگی با سیستمهای قراردادها، حسابداری پروژه، مالی و کنترل پروژه.
ثبت خودکار اطلاعات تأییدشده به عنوان سند رسمی.
دریافت گزارشهای تحلیلی از صورتوضعیتها، میانگین زمان تأیید، تأخیرها و گلوگاهها.
امکان مدیریت منابع مالی پروژه با دقت بالا.
