در طول انجام فرآیندهای اصلی و پشتیبانی سازمان، همواره نیاز به تأمین کالاها و خدمات متنوعی وجود دارد. تأمین بهموقع و باکیفیت این اقلام، نقش مهمی در خلق ارزش برای مشتری ایفا میکند. فرض کنید سازمان شما یک شرکت تولیدی است. در چنین حالتی، تأمین بهموقع مواد اولیه برای تغذیه خط تولید، جهت تحویل بهموقع سفارشات مشتریان، از اهمیت بالایی برخوردار است. از سوی دیگر، دستگاههای خط تولید نیز در بازههای زمانی مشخص نیاز به کالیبراسیون دارند؛ خدمتی که باید از طریق تأمینکنندگان خارجی دریافت شود. سامانهی مدیریت فرآیندهای درخواست کالا و خدمت، ابزاری کلیدی برای مدیریت بهینه این درخواستها است؛ ابزاری که با ساماندهی و تسهیل فرایندهای تأمین، به بهرهوری بالاتر سازمان کمک میکند.
علاوه بر فرآیندهای اصلی سازمان، فرآیندهای پشتیبانی نیز بهطور مستمر یا موردی نیازمند کالاها و خدمات متنوعی هستند که تأمین بهموقع و مؤثر آنها، نقشی کلیدی در حفظ بهرهوری و ارتقای عملکرد کلی سازمان ایفا میکند. بهعنوان نمونه، درخواست تجهیزات فناوری اطلاعات مانند سرور، ماوس، کیبورد و سایر اقلام مشابه توسط واحد IT که مسئول پشتیبانی از کلیه واحدهای سازمانی است بهصورت روتین در جریان است. همچنین، نیاز به خدماتی مانند برگزاری دورههای آموزشی جهت توسعه دانش و مهارت کارکنان، نمونهای دیگر از این نوع درخواستهاست که در تمامی سازمانها، فارغ از اندازه و مأموریت، وجود دارد.
در این میان، فرآیندهای درخواست کالا و خدمات بهعنوان بخشی از زنجیره تأمین داخلی، نیازمند تعامل منظم و ساختاریافته میان واحدهای درخواستکننده، واحد انبار، و حوزه خرید و تدارکات هستند. کارکنان سازمان در سطوح مختلف با تکمیل فرمهای درخواست، جریان تأیید را آغاز کرده و پس از طی مراحل تصویب، درخواست به واحدهای ذیربط ارجاع داده میشود تا اقدامات اجرایی برای تأمین نیاز انجام گردد.
با توجه به پیچیدگی این فرآیندها و نیاز به کنترل، پیگیری و هماهنگی دقیق میان بخشهای مختلف، بهرهگیری از فناوری اطلاعات یک ضرورت انکارناپذیر است. در همین راستا، شرکت مهندسی نرمافزار رایورز با تکیه بر دههها تجربه در حوزه سیستمهای تأمین، تدارکات و لجستیک، نرم افزار تامین کالا و خدمات را مبتنی بر پلتفرم RayBPMS طراحی و پیادهسازی نموده است.
این سامانه با هدف خودکارسازی گردش کار، مستندسازی دیجیتال، حذف کاغذبازی، و برقراری ارتباط مکانیزه میان فرآیندهای درخواست با سیستم انبار و کنترل موجودی، راهکاری جامع برای افزایش بهرهوری، کاهش خطا و تسهیل تصمیمگیری در اختیار سازمانها قرار میدهد.
فرآیند درخواست کالا و خدمت در سامانه تأمین کالا و خدمات مبتنی بر RayBPMS، با هدف مکانیزهسازی فرآیندهای تدارکات درونسازمانی طراحی شده و از ثبت اولیه درخواست تا تأمین، تحویل و تعامل با سایر سامانههای عملیاتی را بهصورت یکپارچه پوشش میدهد. این فرآیند با سامانههای انبار، خرید و تدارکات و همچنین نرم افزار صورت وضعیت نویسی در ارتباط است.
با سامانه فرآیند درخواست کالا و خدمت رایورز، جریان تأمین داخلی سازمان را از مرحله ثبت درخواست تا تأیید، پیگیری و ارجاع به تأمین، کاملاً مکانیزه و شفاف انجام دهید.
سامانه فرآیند درخواست کالا و خدمت مبتنی بر RayBPMS، ابزاری هوشمند برای مدیریت یکپارچه، خودکارسازی و تسهیل گردش درخواستهای تأمین کالا و خدمت در سازمانها است. این سامانه با بهرهگیری از موتور فرآیند قدرتمند و امکان یکپارچگی با سایر سیستمهای عملیاتی، چرخه درخواست را از نقطه آغاز (متقاضی) تا تأمین و تحویل نهایی، شفاف و قابل رهگیری میسازد. مهمترین ویژگیهای این سامانه عبارتاند از:
