پرداخت منظم و دقیق حقوق و دستمزد یکی از مهمترین وظایف واحدهای مالی و منابع انسانی در هر سازمان است. اجرای سنتی این فرآیند – متکی بر محاسبات دستی و کاغذی – غالباً با چالشها و اشتباهاتی همراه است که میتواند به نارضایتی کارکنان و مشکلات قانونی منجر شود. در این مقاله به زبان نیمهرسمی، ابتدا مشکلات رایج در پرداخت حقوق به روشهای سنتی را بررسی میکنیم و سپس نشان میدهیم چگونه بهرهگیری از نرمافزار حقوق و دستمزد و سایر ابزارهای دیجیتال میتواند این فرآیند را خودکار، دقیق و کارآمد کند. همچنین به نقش سیستمهای حضور و غیاب، پنل خویشخدمت کارکنان، سامانه فیش حقوقی تحت وب و استفاده از نرمافزار BPMS در بهبود و هماهنگسازی گردش کارهای مرتبط با حقوق و دستمزد میپردازیم.
بهکارگیری نرمافزارهای تخصصی حقوق و دستمزد میتواند تحول چشمگیری در سرعت و دقت محاسبات حقوق ایجاد کند. برخی از مهمترین مزایای این سیستمها عبارتاند از:
به طور خلاصه، نرمافزار حقوق و دستمزد با مکانیزهکردن محاسبات و اعمال قوانین، نهتنها دقت و سرعت پرداختها را بالا میبرد بلکه از بسیاری اشتباهات پرهزینه جلوگیری کرده و رضایت طرفین (کارفرما و کارمند) را تضمین میکند. در ادامه، دیگر ابزارهای مکمل که در کنار این نرمافزار، فرآیند حقوق و دستمزد را بهینه میکنند بررسی مینماییم.
روشهای سنتی که مبتنی بر ورود دستی اطلاعات و محاسبات دستی یا صفحات گسترده قدیمی هستند، مستعد بروز خطا و تأخیرند. در ادامه به مهمترین مشکلات این رویکرد اشاره میکنیم:
با توجه به این مشکلات، گذار از سیستمهای سنتی به راهکارهای نرمافزاری یک ضرورت است. در بخشهای بعدی خواهیم دید چگونه فناوریهای مرتبط با حقوق و دستمزد، بسیاری از این چالشها را برطرف میکنند.
یکی از چالشهای محاسبه حقوق، اطمینان از صحت دادههای کارکرد و حضور و غیاب کارکنان است. نرمافزار حضور و غیاب ابزاری است که به صورت خودکار زمان ورود و خروج و ساعات کاری کارکنان را ثبت میکند و نقش مهمی در دقت محاسبات حقوق دارد. ویژگیها و مزایای کلیدی این سیستم عبارتاند از:
در مجموع، نرمافزار حضور و غیاب با تأمین دادههای دقیق و منظم از کارکرد کارکنان، مثل پلی میان فعالیت روزانه کارکنان و سیستم حقوق و دستمزد عمل میکند. هر چه این دادهها دقیقتر و یکپارچهتر باشند، خروجی محاسبات حقوق نیز عادلانهتر و بینقصتر خواهد بود.
استقرار یک نرمافزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار) در سازمان، گام نهایی برای تضمین کارآمدی و هماهنگی همه مراحل مرتبط با حقوق و دستمزد و سایر فرایندهای منابع انسانی است. BPMS به مدیران امکان میدهد جریان کارهای مختلف را مدلسازی، خودکارسازی و پایش کنند. در زمینه حقوق و دستمزد و امور پرسنلی، استفاده از BPMS مزایای زیر را به همراه دارد:
BPMS مانند چسبی عمل میکند که سیستمهای مختلف (حضور و غیاب، کارگزینی، حقوق و دستمزد و حتی مالی) را به هم متصل مینماید. به عنوان مثال، وقتی درخواست مرخصی یک کارمند در پنل خویشخدمت ثبت میشود، BPMS میتواند بهطور خودکار آن را در گردش کار تأییدیه قرار دهد و پس از تأیید نهایی، اطلاعات کسر کار را به سیستم حقوق و دستمزد منتقل کند. این یکپارچگی، یک محیط واحد و هماهنگ برای مدیریت همه درخواستهای پرسنلی ایجاد میکند و جلوی ناهماهنگی یا دوبارهکاری بین واحدها را میگیرد.
با BPMS میتوان فرایندهای پیچیده را به صورت گردش کارهای الکترونیکی تعریف کرد؛ از استخدام نیروی جدید گرفته تا خروج از سازمان یا پرداخت پاداشها. هر فرآیند به مجموعهای از مراحل تقسیم میشود که سیستم به ترتیب و بر اساس قواعد از پیش تعیینشده آنها را اجرا میکند نتیجه این است که کارها سریعتر انجام شده و خطاهای ناشی از فراموشی یا دخالت دستی حذف میشوند. سازمانها با بهکارگیری این رویکرد، سطح بالایی از اتوماسیون و دقت را در گردش کارهای پرسنلی تجربه خواهند کرد.
یکی از مزایای BPMS امکان پایش لحظهای وضعیت فرایندها و ایجاد گزارشهای مدیریتی است. مدیران میتوانند در هر زمان ببینند که مثلا چه تعداد حکم حقوقی به واسطه تغییر اطلاعات پرسنل نظیر افزایش تعداد فرزندان، مدرک تحصیلی جدید و غیره نیازمند تغییر در ماه جاری است؟ هشدارها و اعلانهای خودکار BPMS نیز تضمین میکند هیچ کار یا درخواستی فراموش نشود (برای مثال، سیستم میتواند قبل از موعد پرداخت، به مدیر مربوطه جهت تأیید لیست حقوق اعلان بفرستد). این نظارت مستمر به بهبود کنترلهای داخلی و افزایش شفافیت در کل چرخهی حقوق و دستمزد کمک میکند.
فرآیندها در BPMS کاملاً قابل تنظیم هستند. هر سازمان میتواند بسته به ساختار و سیاستهای خود، گردش کارها را سفارشیسازی کند. افزودن یک مرحله تأیید اضافه، تغییر ترتیب فعالیتها یا تعریف یک فرآیند کاملاً جدید (مثلاً فرآیند پرداخت پاداش بهرهوری سالانه) بهسادگی از طریق نرمافزار BPMS ممکن است. این انعطاف باعث میشود سیستم حقوق و دستمزد و منابع انسانی همواره هماهنگ با تغییرات سازمانی و قوانین جدید باقی بماند.
به طور کلی، نرمافزار BPMS نقش ستون فقرات را در سامانههای سازمانی ایفا میکند و با مدیریت جریان کارها تضمین میکند که همه ابزارهای ذکرشده (نرمافزار حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، پنل کارکنان و سامانه فیش حقوقی) در کنار هم و به شکلی هماهنگ و یکپارچه کار کنند.
پرداخت حقوق و دستمزد اگرچه در نگاه اول عملیاتی ساده به نظر میرسد، اما در عمل جزئیات و پیچیدگیهای فراوانی دارد که غفلت از آنها میتواند برای سازمان هزینهساز باشد. تجربه نشان داده است که روشهای سنتی دیگر پاسخگوی نیاز کسبوکارهای امروزی نیستند؛ خطاهای انسانی، تأخیر در پرداخت، نارضایتی کارکنان و مشکلات گزارشگیری تنها بخشی از عواقب آنهاست. خوشبختانه فناوری راهحلهای کارآمدی برای این چالشها ارائه کرده است . با به کارگیری توامان سیستم حقوق و دستمزد رایورز، نرمافزار حضور و غیاب، محصول پنل خویشخدمت کارکنان، سامانه تحت وب فیش حقوقی، دستیار حقوق و ایجاد ارتباطات مناسب بین آنها، فرایند پرداخت حقوق و فرایندهای منابع انسانی سازمان، به صورت یکپارچه اتوماتیک خواهند شد.
با اتوماسیون محاسبات (حقوق پایه، اضافهکاری، مالیات، بیمه و کسورات) و بهروزرسانی منظم قوانین، خطاهای انسانی کاهش یافته و لیست حقوق با دقت و سرعت بیشتر تولید میشود.
کارکرد، ورود و خروج و اضافهکاری بهصورت خودکار به نرمافزار حقوق منتقل میشود تا حقوق هر فرد بر مبنای ساعات واقعی و تأییدشده محاسبه گردد و از تأخیر و مغایرت جلوگیری شود.
کارکنان میتوانند اطلاعات خود را بهروز کنند، مرخصی و مأموریت ثبت کنند و فیش حقوقی را مشاهده کنند؛ این کار شفافیت را افزایش داده و بار امور تکراری واحد منابع انسانی را کم میکند.
دسترسی با احراز هویت امن (و در صورت نیاز دوعاملی) انجام میشود و هر کارمند فقط به فیش خود دسترسی دارد. آرشیو فیشها بهصورت امن نگهداری شده و امکان دانلود و چاپ سریع فراهم است.
BPMS مراحل ماهانه مانند دریافت کارکرد، محاسبه، تأییدها و ارسال فایل بانکی را بهصورت گردشکار الکترونیکی اجرا و پایش میکند و با اعلانهای خودکار مانع از تأخیر و دوبارهکاری میشود.
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: 89326444-021
آنچه در این مقاله میخوانید