وزارت ورزش و جوانان بهعنوان نهاد متولی سیاستگذاری، نظارت و توسعه ورزش کشور و امور جوانان، یکی از گستردهترین ساختارهای اجرایی در سطح دولت را در اختیار دارد. این وزارتخانه با شبکهای متشکل از معاونتها، شوراها، هیئتها، مؤسسات وابسته و دهها فدراسیون ورزشی، روزانه با حجم بالایی از فرآیندهای اداری و خدماتی مواجه است.
تنوع ذینفعان، گستردگی جغرافیایی و افزایش تقاضا برای خدمات غیرحضوری، موجب شد که مدیریت سنتی فرایندها دیگر پاسخگوی نیازهای این سازمان نباشد. تأخیر در پاسخگویی، عدم شفافیت، موازیکاری و مراجعات حضوری گسترده، از جمله چالشهایی بود که ضرورت یک تحول دیجیتال یکپارچه را بیش از پیش نمایان ساخت.
در همین راستا، وزارت ورزش و جوانان با رویکردی آیندهنگر و در مسیر تحقق دولت الکترونیک، از اواخر سال ۱۴۰۳ پروژه استقرار سامانه جامع مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) را آغاز نمود. نتیجه این تصمیم راهبردی، طراحی و پیادهسازی مجموعهای از فرایندهای کلیدی بر بستر RayBPMS رایورز بود؛ اقدامی که نقطه عطفی در نوسازی نظام اداری این وزارتخانه و ارتقاء تجربه کاربران به شمار میرود.
در فاز نخست پروژه، فرایندهای پرکاربرد و راهبردی وزارتخانه مورد بازمهندسی قرار گرفته و بهصورت کامل الکترونیکی شدند. مهمترین این فرایندها عبارتند از:
فرایند ثبتنام و انتصابات مجامع فدراسیونهای ورزشی
فرایند درخواست شناسنامه حقوقی
فرایند درخواست تسهیلات اشتغالزایی جوانان
طراحی و پیادهسازی این فرایندها بر بستر RayBPMS، منجر به کاهش چشمگیر مراجعات حضوری، افزایش شفافیت، حذف بروکراسی زائد و تسریع در پاسخگویی به متقاضیان گردید. توسعه سایر فرایندها نیز بهصورت مستمر در دستور کار وزارتخانه قرار دارد.
استقرار RayBPMS امکانات متنوعی را در اختیار کاربران درونسازمانی و برونسازمانی وزارت ورزش و جوانان قرار داده است، از جمله:
کارتابل الکترونیکی یکپارچه با امکان رهگیری لحظهای درخواستها
دسترسی مدیران به گزارشهای آماری و تحلیلی برای تصمیمسازی دقیقتر
اتصال کامل به پنجره واحد خدمات الکترونیکی وزارت ورزش و جوانان
احراز هویت یکپارچه کاربران از طریق سامانه SSO وزارتخانه
امکان بارگذاری، مشاهده و دانلود مستندات در تمامی مراحل فرایند
تبادل اطلاعات برخط با سامانه ثبت احوال جهت استعلام هویت
اطلاعرسانی هوشمند به متقاضیان از طریق پیامک در مراحل مختلف گردش کار
پیادهسازی RayBPMS دستاوردهای راهبردی متعددی برای وزارت ورزش و جوانان به همراه داشته است:
شفافسازی و استانداردسازی کامل فرایندها
کاهش محسوس زمان رسیدگی به درخواستها
افزایش رضایت مدیران، کارشناسان و متقاضیان خدمات
ارتقاء بهرهوری سازمانی و کاهش هزینههای عملیاتی
حرکت عملی در مسیر تحقق دولت هوشمند و خدمات غیرحضوری
این پروژه موفق نشان داد که بهرهگیری هوشمندانه از BPMS رایورز میتواند سازمانهای بزرگ دولتی را از ساختارهای سنتی عبور داده و با ایجاد چابکی سازمانی، شفافیت عملیاتی و پاسخگویی مؤثر، بستر تحقق تحول دیجیتال پایدار را فراهم سازد.
RayBPMS امروز بهعنوان زیرساخت اصلی مدیریت فرایندهای الکترونیکی در وزارت ورزش و جوانان، نقش کلیدی در نوسازی نظام فرآیندی این وزارتخانه ایفا میکند.