بانک پارسیان با هدف ارتقاء تجربه کارکنان، کاهش مراجعات حضوری، افزایش شفافیت و تسریع در فرآیند رسیدگی به درخواستها، اقدام به بازطراحی خدمات رفاهی خود بر بستر یک سامانه متمرکز و هوشمند نمود. در همین راستا، RayBPMS رایورز بهعنوان هسته اصلی مدیریت و اتوماسیون فرایندها انتخاب شد.
نتیجه این تصمیم، طراحی و پیادهسازی مجموعهای از فرایندهای رفاهی بهصورت کاملاً الکترونیکی بود؛ بهگونهای که کارکنان بانک بتوانند تمامی درخواستهای خود را بهصورت غیرحضوری ثبت و پیگیری نمایند. این اقدام، علاوه بر بهبود تجربه کاربری کارکنان، بخش قابلتوجهی از بار عملیاتی واحدهای رفاهی را کاهش داده و امکان تمرکز آنها بر فعالیتهای راهبردیتر را فراهم ساخت.
در فاز نخست پروژه، فرایندهای کلیدی زیر بهصورت یکپارچه و مکانیزه بر بستر RayBPMS طراحی و اجرا شدند:
فرایند رزرو اماکن اقامتی
فرایند اعطای جوایز تحصیلی فرزندان کارکنان
فرایند بیمه عمر
فرایند بیمه خودرو
فرایند خدمات درمانی
فرایند شارژ کارتهای رفاهی
فرایند رزرو پیرایشگاه
این فرایندها با حذف گردشهای کاغذی و مراجعات حضوری، شفافیت و سرعت ارائه خدمات رفاهی را بهطور محسوسی افزایش دادند.
سامانه رفاهی مبتنی بر RayBPMS امکانات پیشرفتهای را در اختیار کارکنان و مدیران بانک قرار داده است، از جمله:
گردشکار الکترونیکی یکپارچه با امکان رهگیری وضعیت درخواستها
دسترسی به گزارشهای آماری و تحلیلی جهت تصمیمسازی دقیقتر
یکپارچگی کامل با سیستمهای حقوق و دستمزد و منابع انسانی رایورز
تعریف انواع خروجیهای قابل چاپ در مراحل مختلف فرایند
مغایرتگیری اتوماتیک میان اطلاعات سامانه و دادههای دریافتی از بیمهگران
تعریف و اعمال قوانین و ضوابط رفاهی بهصورت خودکار
اتصال به ماژول احراز هویت بانک پارسیان برای ورود یکپارچه کاربران
امکان بارگذاری، مشاهده و دانلود مستندات در تمامی مراحل
اطلاعرسانی هوشمند به کارکنان از طریق پیامک در گامهای مختلف گردش کار
در فازهای آتی، فرایندهای تکمیلی نظیر محاسبه کارانه پرسنل نیز بر بستر RayBPMS مکانیزه خواهند شد.
این پروژه نمونهای موفق از بهکارگیری BPMS رایورز در حوزه خدمات رفاهی سازمانهای بزرگ است و نشان میدهد چگونه دیجیتالیسازی فرایندها میتواند بهطور همزمان تجربه کاربری کارکنان، بهرهوری سازمانی و چابکی عملیاتی را ارتقاء دهد.
RayBPMS امروز بهعنوان زیرساخت اصلی مدیریت فرایندهای رفاهی بانک پارسیان، نقشی کلیدی در نوسازی نظام اداری این بانک ایفا میکند.