در فاز نخست این پروژه، فرآیندهای اصلی حوزه انبار شامل مدیریت کالای مازاد پروژه، رسید کالا، حواله کالا، انتقال بین انبارها، تعدیل موجودی و تقاضای خرید، پس از تحلیل دقیق وضعیت موجود و شناسایی نقاط کنترلی، طراحی و بر بستر RayBPMS پیادهسازی شدند. این اقدام منجر به حذف کامل فرمها و گردشهای کاغذی، یکپارچگی اطلاعات میان واحدهای مرتبط و امکان ردیابی دقیق گردش کالا در سطح پروژهها و انبارهای مختلف شد.
علاوه بر این، با مستندسازی دانش فرآیندی و ثبت نظاممند دادههای عملیاتی، ریسک وابستگی به افراد کاهش یافت و بستر لازم برای پایش مستمر، تحلیل عملکرد و بهبود تدریجی فرآیندها فراهم گردید.
فرآیند مدیریت کالای مازاد پروژه با هدف شناسایی، ثبت و تعیین تکلیف بهینه اقلام مازاد طراحی و مکانیزه شد. در این فرآیند، کالاهایی که به دلایلی نظیر تغییر دامنه پروژه، خرید مازاد یا عدم نیاز در پروژه جاری باقی میمانند، توسط واحد مجری شناسایی و در سامانه ثبت میشوند. اطلاعاتی نظیر مشخصات فنی، مقدار، وضعیت کیفی، پروژه مبدأ و محل نگهداری کالا بهصورت کامل ثبت شده و پس از طی گردش کار و اخذ تأییدات لازم، اقلام به انبار مازاد منتقل میگردند.
مکانیزاسیون این فرآیند نقش مؤثری در کاهش خریدهای تکراری، کنترل هزینهها و استفاده بهینه از منابع سازمان ایفا کرده است.
فرآیند رسید کالا با هدف ثبت نظاممند ورود اقلام به انبار و انطباق آن با اسناد خرید و INDENT طراحی شد. پس از ورود کالا، اطلاعات مربوط به تأمینکننده، پروژه مرتبط، مشخصات فنی، مقدار دریافتی و وضعیت ظاهری کالا در سیستم ثبت میشود. کنترلهای کیفی، مقداری و بررسی مغایرتها نیز در قالب گردش کار فرآیند انجام شده و پس از تأیید نهایی، سند رسید کالا بهصورت سیستمی صادر و موجودی انبار بهروزرسانی میگردد.
این مکانیزاسیون، دقت ثبت اطلاعات را افزایش داده و شفافیت کاملی در وضعیت موجودی انبارها ایجاد کرده است.
فرآیند حواله کالا بهمنظور مدیریت و کنترل خروج اقلام از انبار در پاسخ به درخواست واحدهای ستادی و پروژهای طراحی شد. درخواستکننده با ثبت درخواست، نوع کالا، مقدار و پروژه مقصد را مشخص میکند. درخواست پس از بررسی موجودی و طی گردش کار تعریفشده، بهصورت خودکار به سند حواله تبدیل شده و موجودی انبار بهروزرسانی میشود.
این فرآیند امکان ردیابی دقیق مصرف کالا به تفکیک پروژه، واحد مصرفکننده و بازه زمانی را فراهم کرده و از خروجهای غیرمجاز یا فاقد مستندات جلوگیری میکند.
برای مدیریت جابهجایی داخلی اقلام، فرآیند انتقال کالا بین انبارها طراحی و مکانیزه شد. در این فرآیند، پس از ثبت درخواست انتقال و طی مراحل تأیید، عملیات خروج از انبار مبدأ و ورود به انبار مقصد بهصورت همزمان در سیستم ثبت میشود. این مکانیزم ضمن حفظ صحت موجودی انبارها، امکان کنترل و گزارشگیری دقیق از جابهجاییهای داخلی را فراهم نموده و از بروز مغایرتهای سیستمی جلوگیری میکند.
فرآیند تعدیل موجودی با هدف اصلاح مغایرتهای احتمالی میان موجودی واقعی و سیستمی انبار طراحی شد. این مغایرتها ممکن است در نتیجه انبارگردانی دورهای، کنترلهای موردی یا بروز ضایعات و خسارت شناسایی شوند. پس از ثبت اطلاعات مربوط به کسری یا اضافی، علت تعدیل و محل نگهداری کالا، درخواست تعدیل در گردش کار فرآیند بررسی و پس از تأیید نهایی، سند تعدیل صادر و موجودی انبار اصلاح میگردد.
این فرآیند نقش مهمی در اطلاعات موجودی کالا،ارتقای شفافیت، بهبود کنترلهای داخلی و پشتیبانی از تصمیمگیریهای مالی و مدیریتی ایفا میکند.
فرآیند تقاضای خرید با هدف مدیریت هوشمند نیازمندیهای کالایی پروژهها و واحدهای سازمانی طراحی شد. در این فرآیند، مشخصات فنی کالا، مقدار، پروژه مرتبط و اولویت خرید ثبت شده و پس از طی گردش کار و تعیین نوع خرید (جزئی، متوسط یا عمده)، درخواست بهصورت سیستمی و منطبق با دستورالعملهای خرید به واحد تدارکات ارسال میشود. این یکپارچگی موجب جلوگیری از خریدهای غیرضروری و همراستایی کامل با موجودی انبار شده است.
مکانیزاسیون فرآیندهای مناقصات؛ گام دوم تحول دیجیتالپس از استقرار موفق و بهرهبرداری پایدار از فرآیندهای حوزه انبار و با توجه به نتایج حاصل در زمینه افزایش شفافیت، انضباط عملیاتی و حفظ دانش سازمانی، شرکت مهندسی و توسعه گاز ایران، مکانیزاسیون فرآیندهای حوزه مناقصات را نیز در دستور کار قرار داد.
فرآیندهای مناقصات شامل دریافت شماره قرارداد، انتخاب پیمانکار و مشاور، تشکیل کمیتههای فنی و بازرگانی، ارزیابی مناقصهگران و اعلام برنده نهایی است. پیچیدگیهای این حوزه، تنوع فرمهای ارزیابی، الزامات نظارتی و ساختار کمیتههای تخصصی، استفاده از راهکارهای آماده را ناکارآمد میساخت.
بر همین اساس، فرآیندهای مناقصات بر مبنای تحلیل عمیق، شناسایی نقاط کنترلی و طراحی گردشهای کار منطبق با مقررات داخلی سازمان، بهصورت کاملاً سفارشی بر بستر RayBPMS طراحی و پیادهسازی شدند. این رویکرد، راهکاری منطبق با ساختار سازمانی و نیازهای واقعی شرکت مهندسی و توسعه گاز ایران فراهم ساخت.
اعتماد مجدد این سازمان به رایورز، نشاندهنده موفقیت پروژههای پیشین و توانمندی RayBPMS در ارائه راهکارهای BPMS سفارشی و مقیاسپذیر برای سازمانهای بزرگ و پروژهمحور است.