در سازمانی در ابعاد داروسازی اکسیر، تأمین بهموقع کالاهای مصرفی، قطعات و خدمات سازمانی نقشی حیاتی در حفظ بهرهوری، تداوم عملیات تولید و جلوگیری از وقفههای اجرایی ایفا میکند.
پیش از استقرار راهکار جدید، فرآیند درخواست این اقلام و خدمات عمدتاً بهصورت غیرمتمرکز و با اتکای بالا به پیگیریهای دستی انجام میشد؛ موضوعی که چالشهای زیر را به همراه داشت:
کاهش شفافیت در وضعیت و مراحل درخواستها
افزایش زمان گردش درخواستها
دشواری در ردیابی سوابق و مراحل تأیید
محدودیت دسترسی مدیران به گزارشهای مدیریتی و تحلیلی
با هدف افزایش کارایی، شفافیت و کنترل فرآیندها، داروسازی اکسیر با همکاری شرکت رایورز اقدام به مکانیزهسازی فرآیند درخواست کالاهای مصرفی، قطعات و خدمات سازمانی نمود.
این فرآیندها با بهرهگیری از قابلیتهای RayBPMS مورد تحلیل، طراحی و پیادهسازی قرار گرفتند و بستری فراهم شد که در آن، ثبت، بررسی، تأیید و پیگیری درخواستها بهصورت کاملاً مکانیزه و ساختارمند انجام شود.
علاوه بر این، بین فرآیندهای پیادهسازیشده در BPMS و سیستم ERP رایورز (که از سالها قبل در شرکت داروسازی اکسیر مستقر بود)، در نقاط مختلف ارتباطی مؤثر و خودکار برقرار گردید.
بهگونهای که خروجی نهایی این پروژه، یک فرآیند یکپارچه، قابل پایش و آماده برای بهبود مستمر بود.
پس از استقرار این راهکار، داروسازی اکسیر به نتایج قابل توجهی دست یافت، از جمله:
ثبت درخواست کالاهای مصرفی، قطعات و خدمات از طریق فرمهای تحت وب
گردش کاملاً مکانیزه درخواستها در تمامی مراحل بررسی و تأیید
ارتباط دوطرفه با سیستم انبار برای ارسال درخواستهای تأییدشده و دریافت اطلاعات مرتبط
امکان پیگیری لحظهای وضعیت هر درخواست
دسترسی مدیران به گزارشهای مدیریتی و تحلیلی برای پشتیبانی از تصمیمگیری
کاهش زمان گردش درخواستها و افزایش شفافیت فرآیندها
این دستاوردها منجر به بهبود بهرهوری عملیاتی، افزایش نظم سازمانی و کاهش وابستگی به پیگیریهای غیررسمی در حوزه تأمین کالاهای مصرفی، قطعات و خدمات شد.
تجربه داروسازی اکسیر نشان میدهد که استقرار اصولی BPMS و یکپارچهسازی آن با سیستمهای عملیاتی مانند ERP، چگونه میتواند فرآیندهای پشتیبان را به شکلی مؤثر مدیریت کرده و نقش مهمی در پایداری و بهرهوری سازمانهای تولیدی ایفا کند.
RayBPMS در این پروژه، بستری قابل اعتماد برای کنترل، پایش و بهبود مستمر فرآیندها فراهم کرده و گامی مؤثر در مسیر تحول دیجیتال داروسازی اکسیر برداشته است.