یک فرایند کسبوکار (Business Process) مجموعه‌ای از فعالیتهای جاری در سازمان با ساختاری است که ترتیب منطقی بین آن‌ها و وابستگی‌هایشان را توصیف می‌نماید و هدف آن فراهم نمودن یک نتیجه مطلوب است. این فعالیت‌ها می‌توانند شامل مراحل متوالی، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، تعامل با مشتری و حتی عملیات پشتیبانی باشند که در کنار یکدیگر جریان ارزش‌آفرینی سازمان را شکل می‌دهند. مدلسازی فرایند کسبوکار، تحلیل مشترکی از فرایندهای کسبوکار ایجاد میکند و باعث میشود تمامی ذینفعان، تصویری یکسان از نحوه اجرای کارها داشته باشند و بتوانند درباره بهبود آن تصمیمگیری کنند. یک مدل کسبوکار میتواند درک جامع و کاملی از یک فرایند را مهیا نماید و به مدیران کمک کند نقاط ضعف، گلوگاه‌ها و فرصت‌های بهینه‌سازی را شناسایی نمایند. هر سازمان را با استفاده از فرایندهای کسبوکار آن می‌توان تحلیل نمود؛ به همین دلیل مدلسازی صحیح و استاندارد فرایندهای کسبوکار از اهمیت بالایی برخوردار است و حتی میتواند به‌عنوان پایه‌ای برای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (Business Process Reengineering) مورد استفاده قرار گیرد تا ساختارهای قدیمی بازطراحی و کارآمدتر شوند.
امروزه، کارشناسان حوزه فناوری اطلاعات و مهندسی کسبوکار به این نتیجه رسیده‌اند که سیستم‌های موفق با درک صحیح فرایندهای کسبوکار شکل می‌گیرند. بدون شناخت و مستندسازی دقیق این فرایندها، حتی بهترین ابزارهای نرم‌افزاری سازمانی نیز نمی‌توانند ارزش واقعی خود را ارائه دهند، زیرا کارایی آن‌ها وابسته به کیفیت و انسجام فرایندهای زیرساختی است. به‌علاوه فرایندهای کسبوکار نقش حیاتی در یکپارچگی سازمان دارند و به‌عنوان پلی میان استراتژی‌های کلان و عملیات روزانه عمل می‌کنند و تضمین می‌کنند که تمامی واحدها در راستای اهداف مشترک حرکت کنند. مدلسازی مفهومی فرایندهای کسبوکار در مقیاس بزرگی اجرا و پیاده‌سازی شده‌اند تا توسعه نرم‌افزارهایی که فرایندهای کسبوکار را پشتیبانی می‌کنند، تسهیل نمایند و امکان تجزیه‌وتحلیل، بازمهندسی و بهبود آن‌ها را فراهم کنند. این مدل‌ها همچنین مبنای تصمیمگیری برای انتخاب فناوری‌های نوین و بهبود مستمر عملکرد سازمان هستند و راه را برای رشد پایدار و چابکی بیشتر باز می‌کنند.
یک مدل فرایند متشکل از مجموعه‌ای از مدلهای فعالیت و قوانین بین آن‌ها است. این فعالیت‌ها همان گام‌های عملیاتی هستند که هر کدام نقش مشخصی در تحقق اهداف سازمان ایفا می‌کنند و ارتباط منطقی آن‌ها توسط قوانین و شرایط مختلف کنترل میشود. هر مدل فرآیند کسبوکار به‌عنوان یک طرح کلی برای نمونه‌های مختلف فرآیند است و مانند نقشهای عمل میکند که مسیر اجرای کار را از شروع تا پایان نشان میدهد. نمونه فرایند کسبوکار، نمایش‌دهنده یک نمونه واقعی از عملیات سازمان و درواقع متشکل از نمونه‌های فعالیت می‌باشد که به مدیران کمک میکند عملکرد واقعی سازمان را با مدل طراحیشده مقایسه و ارزیابی نمایند.
مدل فرایند کسبوکار، از مهم‌ترین مصنوعات (artifact) برای اجرای فرایندهای کسبوکار هستند. این مدل به‌عنوان مرجع اصلی پیاده‌سازی، تضمین میکند که تغییرات یا بهبودها به صورت کنترل‌شده انجام شوند و همه ذینفعان از یک چارچوب واحد پیروی کنند. اجرای فرایندها میتواند با استفاده از قوانین سازمانی به‌صورت سنتی انجام گردند یا با استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری تولیدشده مبتنی بر سیستم مدیریت فرایند کسبوکار. استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار رایورز (BPMS) برای اجرای فرایندها، این اطمینان را ایجاد می‌نماید که تمامی نمونه فرایندها بر طبق مدل فرایندی انجام می‌شوند و تمامی گام‌ها به‌صورت خودکار پایش و کنترل می‌گردند.
نمایش گرافیکی فرایندهای کسبوکار، بیشتر بر ساختار فرایند و تعاملات آن با ذینفعان تمرکز دارد تا بر مفاهیم فنی آن‌ها. این رویکرد باعث میشود افراد غیر فنی نیز بتوانند مدل را درک کرده و در بهبود آن مشارکت کنند. توجه به این امر در مدلسازی فرایندهای کسبوکار، موردی مهم است چراکه تعریف فرایند کسبوکار، استراتژی و زیرساخت اجرای فرایندها را مشخص نمی‌نماید و بدون یک نمایش بصری استاندارد، ارتباط میان اجزای فرایند به‌درستی به مخاطبان منتقل نخواهد شد.
یکی از مهم‌ترین خروجی‌های مرحله اول چرخه فرایند یعنی مرحله طراحی و مدلسازی، مدل فرایند کسبوکار است. چرخه فرایند عموماً شامل مراحلی چون شناسایی، طراحی، مدلسازی، پیاده‌سازی، اجرا، پایش و بهبود مستمر است که هر کدام به صورت تکرارشونده انجام می‌شوند تا فرایندها همواره به‌روز و کارآمد باقی بمانند.
هر مدل فرایندی با مشارکت ذینفعان آن شناسایی میشود. این مشارکت تضمین میکند که نیازهای واحدهای مختلف سازمان به درستی در مدل لحاظ شود و هیچ مرحله‌ای از دید کاربران اصلی فرایند پنهان نماند. به‌علاوه هر فرایندی یک مالک دارد که مسئول انجام صحیح فرایند، کشف عارضه‌های فرایند و بهبود آن است. مالک فرایند نقش کلیدی در تصمیم‌گیری‌های اصلاحی ایفا میکند و به عنوان نقطه تماس اصلی برای دریافت بازخورد، پیگیری شاخص‌های عملکردی و مدیریت تغییر عمل میکند.
برای درک بهتر جایگاه مدلسازی در این چرخه، می‌توان به ارتباط آن با متدولوژی عملیاتی BPM اشاره کرد. این متدولوژی چارچوبی است که به سازمان کمک میکند تا از مرحله شناسایی و مدلسازی فرایندها فراتر رفته و نتایج مدل را به اجرا، پایش و بهبود واقعی تبدیل کند. در واقع، مدلسازی تنها یک مرحله از BPM است که بستر اجرای فرایندها، تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و اعمال تغییرات بهینه را فراهم میسازد.
تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی برای مدلسازی کسبوکار وجود دارد. این تکنیک‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا ساختار فرایندها، نقاط تصمیمگیری و تعاملات بین واحدهای مختلف را به‌صورت بصری و قابل فهم نمایش دهند. شناسایی موارد کاربرد و یا هدف مدلسازی، نقش حیاتی در انتخاب تکنیک و ابزار دارد. برای مثال اگر هدف، صرفاً مستندسازی کلیات باشد، نیاز به جزئیات فنی کمتر است؛ اما اگر قرار باشد مدل به یک سیستم اجرایی تبدیل شود، سطح دقت و جزئیات باید بسیار بالاتر باشد. هر تکنیک برای دستیابی به اهداف خاصی مناسب است؛ به‌عنوان‌مثال، خروجی برخی از تکنیک‌ها مدل‌هایی است که کلیات فرایند را توصیف میکند، درصورتی‌که خروجی برخی از تکنیک‌ها مدلی برای تولید سیستم است و قابلیت اجرایی دارد.
تکنیک‌هایی نظیر BPMN، xBPL (Extended Business Modeling Language)، EPC (Event-driven Process Chain)، IDEF (ICAM Definition) و UML (Unified Modeling Language) برای مدلسازی فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما از جدیدترین و کارآمدترین تکنیک‌ها می‌توان به BPMN اشاره نمود. BPMN به دلیل استاندارد بودن و قابلیت درک آسان توسط تحلیلگران کسبوکار، مدیران و توسعهدهندگان نرم‌افزار، امروزه پرکاربردترین زبان مدلسازی فرایند است.
در نمادها زبان مدلسازی BPMN برای نمایش اجزای مختلف فرایند از نمادهای مشخصی استفاده میشود که به خواننده کمک میکند ساختار مدل را سریع‌تر درک کند. برخی از مهم‌ترین نمادها عبارتند از:
انتخاب ابزار مناسب برای کار با این تکنیک‌ها نیز اهمیت زیادی دارد. ابزارهایی مانند Modeler، ARIS، Visual Paradigm و حتی افزونه‌های آنلاین مثل Lucidchart یا Draw.io به کاربران اجازه می‌دهند تا مدلهای دقیق و استاندارد ایجاد کنند و آن‌ها را با تیم‌های مختلف به اشتراک بگذارند. در نهایت، تکنیک و ابزار مدلسازی زمانی بیشترین ارزش را ایجاد میکند که با اهداف سازمان، سطح پیچیدگی فرایند و نیاز به اجرا یا شبیه‌سازی مطابقت کامل داشته باشد.
به‌عنوان نمونه در تکنیک BPMN، هر مدل فرایندی متشکل از گره (Node) ها و یال (Edge) ها می‌باشد. گره‌ها، نمایش‌دهنده مدل فعالیت، مدل رخداد و مدل دروازه (Gateway) می‌باشند، درحالی‌که یال‌ها نمایش‌دهنده‌ی جریان بین گره‌ها است. هر یال دقیقاً با دو گره در ارتباط است و این دو گره را با یک ترتیب مشخص به یکدیگر مربوط میکند و به این ترتیب مسیر حرکت اطلاعات یا وظایف در فرآیند را نشان میدهد.
مدلهای فعالیت (Activity) نمایش‌دهنده واحدهای کاری یک فرآبند هستند، مدلهای رخداد (Event) نمایش‌دهنده وقوع اتفاقات یا رخدادهای خاص نظیر بروز خطا، گذشتن از موعد تحویل یک کار و غیره هستند یک فرایند کسبوکار هستند و مدلهای دروازه (Gateway) جهت نمایش همگرایی (Join) و واگرایی (Split) گره‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند. به بیان دیگر، رخدادها فعالیت‌ها خودِ کار واقعی را نشان می‌دهند و دروازه‌ها نقش کنترل‌کننده مسیر و تصمیمگیری را بر عهده دارند.
در BPMN، فعالیت (Activity) به هر نوع کار یا اقدام قابل انجام در یک فرآیند اطلاق میشود و میتواند مجموعه‌ای از وظایف جزئی یا حتی یک زیر فرآیند کامل باشد. وظیفه (Task) اما کوچکترین واحد عملیاتی قابل انجام در یک فرآیند است که توسط یک نقش یا کاربر مشخص انجام میشود. به طور خلاصه:
این تمایز به طراحان کمک میکند تا سطح جزئیات مدل را دقیقاً مطابق نیازهای سازمان تنظیم کنند و از پیچیدگی یا ساده‌سازی بیش از حد جلوگیری نمایند. علاوه بر این، ابزارهای BPMS با پشتیبانی از این نمادها و مفاهیم امکان اجرای خودکار مدل‌ها را فراهم می‌کنند و اطمینان می‌دهند که وظایف تعریف‌شده (Taskها) دقیقاً مطابق با طراحی BPMN در محیط واقعی کسبوکار انجام شوند.
مدلسازی فرایندهای کسبوکار، مزایای زیادی دارد که از آن جمله می‌توان موارد ذیل را برشمرد:
علاوه بر موارد فوق، مدلسازی فرایندها نقش مهمی در آماده‌سازی سازمان برای استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایند کسبوکار (BPMS) دارد. جایگاه BPMS در سازمان دقیقاً در همین نقطه پررنگ میشود؛ زیرا BPMS به کمک مدلهای استاندارد، اجرای خودکار فرایندها، پایش لحظه‌ای و بهبود مستمر را ممکن میسازد. با اجرای مدل‌ها در ابزارهای BPMS، سازمان میتواند جریان کارها را نه تنها طراحی، بلکه به صورت دیجیتال پیاده‌سازی و کنترل کند. در نتیجه، مدلسازی فرایند تنها یک ابزار تحلیلی نیست بلکه سکوی پرتابی برای تحول دیجیتال، یکپارچگی سامانه‌های اطلاعاتی و ارتقای تجربه مشتری در سازمان به شمار می‌آید.
مدلسازی فرایندهای کسبوکار، تنها یک فعالیت مستندسازی نیست بلکه زیرساختی استراتژیک برای رشد، تحول و چابکی سازمان محسوب میشود. با بهره‌گیری از استانداردهایی همچون BPMN و ابزارهای قدرتمند BPMS، سازمان میتواند جریان کارها را شفاف، قابل‌اجرا و قابل‌اندازه‌گیری کند. این شفافیت به مدیران امکان میدهد ریسک تغییرات را کاهش دهند، هزینهها را بهینه سازند و کیفیت خدمات یا محصولات را ارتقا دهند. علاوه بر این، مدلهای دقیق فرایندی زمینه را برای توسعه سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه مانند CRM و نیز پیاده‌سازی فناوری‌های نوین فراهم می‌سازند. از سوی دیگر، ایجاد یک زبان مشترک میان ذینفعان باعث میشود ارتباطات سازمانی بهبود یافته و تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام گیرد. در نهایت، مدلسازی فرایند نه‌تنها مسیر بهبود مستمر را هموار میکند، بلکه سازمان را برای تحول دیجیتال و رقابت در بازارهای پویا و متغیر آماده میسازد.
منبع : ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز
مدل فرایند نمایش ساختار و ترتیب فعالیتهای کسبوکار است که وابستگیها، نقاط تصمیمگیری و جریان کارها را مشخص میکند و به مدیران امکان میدهد عملیات سازمان را تحلیل و بهبود دهند.
مدلسازی فرایند تمرکز بر مستندسازی و تحلیل وضعیت موجود دارد، در حالی که مهندسی مجدد به بازطراحی اساسی و ایجاد تغییرات گسترده برای بهبود کارایی و کاهش هزینهها میپردازد.
BPMN یک استاندارد بینالمللی است که با نمادهای ساده و قابل فهم، امکان ایجاد مدلهای دقیق و قابل اجرا را فراهم میکند و ارتباط میان تحلیلگران کسبوکار، مدیران و توسعهدهندگان را تسهیل میسازد.
BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار ابزاری است که مدلهای طراحیشده (مانند مدلهای BPMN) را به فرآیندهای واقعی و خودکار تبدیل میکند و امکان پایش و بهبود مستمر را فراهم میآورد.
Activity یک گام کلی در فرآیند است که میتواند شامل چندین کار جزئی باشد، در حالی که Task کوچکترین واحد عملیاتی مستقل است که توسط یک نقش یا کاربر مشخص اجرا میشود.
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: 89326444-021
آنچه در این مقاله میخوانید