واحد منابع انسانی یکی از پرتقاضاترین و پرتراکنشترین بخشهای هر سازمان است.بسیاری از درخواستها و فرایندهای روزمره کارکنان، از مرخصی و مأموریت گرفته تا جذب و استخدام، آموزش و ارزیابی عملکرد، از مسیر منابع انسانی عبور میکنند.به همین دلیل، حتی تأخیرهای کوچک در اجرای این فرایندها میتواند بر تجربه کارکنان و سرعت عملکرد کل سازمان تأثیر بگذارد. در چنین شرایطی، دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی دیگر یک انتخاب لوکس نیست؛ بلکه یکی از اقدامات مهم برای افزایش بهرهوری، شفافیت و سرعت عملیات سازمانی به شمار میرود.
اما سؤال اصلی این است: کدام فرایندهای منابع انسانی بیشترین نیاز به دیجیتالسازی دارند؟
در این مقاله، ۵ فرایند حیاتی منابع انسانی را بررسی میکنیم که دیجیتالسازی آنها با کمک سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) میتواند بیشترین تأثیر را بر سرعت، شفافیت و دقت عملیات منابع انسانی داشته باشد.
تقریباً هر کارمند در طول فعالیت خود در سازمان، بهصورت دورهای درخواست مرخصی یا مأموریت ثبت میکند. اگر این فرایند بهصورت دستی یا کاغذی انجام شود، معمولاً با چالشهایی مانند تأخیر در تأیید مدیران، پراکندگی درخواستها و نبود دسترسی به وضعیت آنها مواجه خواهد بود.
از مهمترین مشکلات اجرای دستی این فرایند میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
با اجرای این فرایند روی BPMS، مسیر ثبت، بررسی و تأیید درخواستها میتواند بهصورت الکترونیکی و مشخص انجام شود:
جذب و استخدام یکی از حساسترین فرایندهای منابع انسانی است؛ فرایندی که معمولاً چند واحد و نقش مختلف را درگیر میکند. واحد متقاضی نیرو، مدیر منابع انسانی، تیم فنی یا تخصصی و مدیران ارشد سازمان، همگی ممکن است در مراحل مختلف این فرایند نقش داشته باشند. اگر این فرایند بهصورت دستی یا غیرسیستمی اجرا شود، هماهنگی میان افراد وواحدهای مختلف میتواند دشوار و زمانبر شود.
BPMS میتواند با ایجاد یک مسیر مشخص برای اجرای فرایند جذب و استخدام، هماهنگی میان بخشهای مختلف را بهبود دهد. برای مثال:
دیجیتالسازی فرایند جذب و استخدام باعث میشود این فرایند شفافتر، سریعتر و قابل تحلیلتر شود و تصمیمگیری درباره منابع انسانی براساس اطلاعات و دادههای ثبتشده انجام گیرد.
صدور احکام حقوقی، ارتقا، جابهجایی، تمدید قرارداد و تغییرات اداری، از جمله فرایندهایی هستند که کوچکترین خطا یا تأخیر در آنها میتواند پیامدهای قابل توجهی برای سازمان داشته باشد. این خطاها ممکن است موجب:
شوند.
در اجرای دستی این فرایندها، مواردی مانند تأخیر در امضا، گمشدن مدارک، ناقصبودن اطلاعات یا اطلاعرسانی نامناسب میتواند روند اجرای امور را
با مشکل مواجه کند. با استفاده از BPMS میتوان این فرایند را به شکل استاندارد و قابل پیگیری اجرا کرد:
به این ترتیب، فرایند احکام و قراردادها از یک روند پرریسک و وابسته به عملیات دستی، به فرایندی شفاف، استاندارد و قابل کنترل تبدیل میشود.
بسیاری از سازمانها هر سال منابع قابل توجهی را به آموزش و توسعه کارکنان اختصاص میدهند؛ اما در صورت نبود یک فرایند منسجم و دیجیتال، مدیریت این حوزه میتواند با چالشهایی همراه باشد.
برخی از مهمترین این چالشها عبارتاند از:
با استفاده از BPMS میتوان بخشهای مختلف چرخه آموزش را بهصورت یکپارچه و الکترونیکی مدیریت کرد:
در این شرایط، اطلاعات مربوط به آموزشها ساختاریافتهتر میشود و واحد منابع انسانی و مدیران میتوانند تصویر دقیقتری از وضعیت آموزش و نتایج
آن داشته باشند.
ارزیابی عملکرد یکی از مهمترین و در عین حال چالشبرانگیزترین فرایندهای منابع انسانی است. این فرایند در بسیاری از سازمانها با تأخیرهای طولانی، فرمهای دستی و پراکنده و دشواری در جمعآوری و تحلیل نتایج همراه است.
از مهمترین چالشهای اجرای این فرایند میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
BPMS میتواند مسیر اجرای ارزیابی عملکرد را به شکل قابل توجهی تغییر دهد:
در نتیجه، ارزیابی عملکرد از یک فرایند پیچیده و زمانبر به یک فرایند شفاف، ساختاریافته و قابل تحلیل تبدیل میشود و میتواند بهعنوان ابزاری برای تصمیمگیری مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد.
دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی صرفاً به معنای حذف فرمهای کاغذی نیست. هدف اصلی، ایجاد فرایندهایی استاندارد، شفاف، قابل پیگیری و قابل تحلیل است که بتوانند ارتباط میان کارکنان، مدیران و واحد منابع انسانی را بهبود دهند. در این میان، فرایندهایی مانند مرخصی و مأموریت، جذب و استخدام، احکام و قراردادها، آموزش و ارزیابی عملکرد، به دلیل تعداد بالای درخواستها و نقش مستقیم آنها در تعامل کارکنان با سازمان، از جمله گزینههای مهم برای شروع دیجیتالسازی هستند.
استفاده از BPMS در این فرایندها میتواند به سازمان کمک کند تا:
دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی، یک اقدام استراتژیک برای سازمانهایی است که سرعت، شفافیت، دقت و رضایت کارکنان برای آنها اهمیت دارد. فرایندهای مرخصی و مأموریت، جذب و استخدام، احکام و قراردادها، آموزش و ارزیابی عملکرد از جمله مهمترین فرایندهایی هستند که میتوانند با استفاده از BPMS به فرایندهایی استاندارد، قابلپیگیری و کارآمد تبدیل شوند.اگر سازمان شما هنوز بخشی از این فرایندها را بهصورت دستی یا نیمهدستی انجام میدهد، دیجیتالسازی میتواند نقطه شروع مناسبی برای بهبود عملکرد واحد منابع انسانی و حرکت در مسیر تحول دیجیتال سازمان باشد.
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: 89326444-021
آنچه در این مقاله میخوانید