منابع انسانی در سازمانهای امروزی نقشی فراتر از انجام امور اداری و ثبت اطلاعات کارکنان دارد. مدیریت تجربه کارکنان، جذب و استخدام، ارزیابی عملکرد، آموزش، جابهجایی و بسیاری از فعالیتهای مرتبط با نیروی انسانی، همگی به فرایندهایی دقیق، سریع و هماهنگ نیاز دارند.
با این حال، در بسیاری از سازمانها هنوز بخش قابل توجهی از این فرایندها بهصورت دستی، کاغذی یا با استفاده از ابزارهای پراکنده انجام میشوند. ثبت درخواستها، پیگیری تأییدها، ارسال فرمها و تهیه گزارشهای دورهای، زمان زیادی از کارشناسان منابع انسانی و مدیران میگیرد و در عین حال احتمال خطا و دوبارهکاری را افزایش میدهد.
در چنین شرایطی، دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی دیگر یک انتخاب لوکس یا موضوعی مربوط به آینده نیست؛ بلکه به یکی از نیازهای اصلی سازمانهای امروزی تبدیل شده است. سازمانها برای افزایش چابکی، کاهش فعالیتهای دستی و ایجاد شفافیت در گردش کارها، به راهکارهایی نیاز دارند که بتوانند فرایندهای HR را از ابتدا تا انتها مدیریت و خودکار کنند.
یکی از راهکارهای مؤثر در این زمینه، BPMS است. این سیستم با تبدیل فرایندهای سنتی به جریانهای دیجیتال، امکان طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای منابع انسانی را متناسب با ساختار هر سازمان فراهم میکند.
فرایندهای منابع انسانی معمولاً شامل درخواست، بررسی، تأیید و ثبت اطلاعات هستند و با افزایش تعداد کارکنان و پیچیدگی ساختار سازمان، مدیریت دستی آنها دشوارتر میشود.
برای مثال، در فرایند مرخصی، درخواست باید توسط کارمند ثبت، توسط مدیر بررسی و پس از تأیید در سوابق منابع انسانی ثبت شود. اگر این مراحل با فرم، ایمیل یا پیامرسان انجام شوند، پیگیری وضعیت درخواست و شناسایی محل توقف آن دشوار خواهد بود.
دیجیتالسازی این فرایندها، مسیر انجام کار را مشخص، قابل ردیابی و کموابسته به پیگیریهای دستی میکند و زمینه را برای افزایش سرعت، شفافیت و کنترل بهتر فرایندهای HR فراهم میسازد.
ثبت و بررسی درخواستهای مرخصی و مأموریت، پیگیری تأییدها، ارسال فرمها و تهیه گزارشهای دورهای، بخشی از فعالیتهایی هستند که بهصورت مداوم در واحد منابع انسانی تکرار میشوند.
وقتی این فعالیتها بهصورت دستی انجام شوند، بخش قابل توجهی از زمان کارشناسان صرف کارهای اجرایی میشود؛ در حالی که منابع انسانی میتواند این زمان را به فعالیتهای مهمتری مانند توسعه کارکنان، آموزش و برنامهریزی نیروی انسانی اختصاص دهد.
وقتی فرایندهای منابع انسانی از طریق کاغذ، ایمیل یا پیامرسانها انجام میشوند، ممکن است درخواستها در میان پیامها و مدارک پراکنده شوند یا برای مدت طولانی در انتظار تأیید باقی بمانند. این وضعیت علاوه بر ایجاد تأخیر، پیگیری درخواستها را دشوار کرده و احتمال فراموششدن یا گمشدن آنها را افزایش میدهد.
یکی از مشکلات رایج در فرایندهای دستی، مشخص نبودن وضعیت درخواست است. کارمند نمیداند درخواست او در چه مرحلهای قرار دارد و مدیر نیز ممکن است برای پیدا کردن یک درخواست یا بررسی سوابق آن، زمان زیادی صرف کند.
دیجیتالسازی باعث میشود وضعیت هر درخواست در طول فرایند قابل مشاهده و پیگیری باشد.
وقتی اطلاعات فرایندهای منابع انسانی در فایلها، فرمهای کاغذی، ایمیلها و نرمافزارهای مختلف پراکنده باشد، تهیه گزارشهای دقیق و بهروز دشوار خواهد بود.
در مقابل، ثبت دیجیتال اطلاعات این امکان را فراهم میکند که دادههای فرایندها جمعآوری و برای گزارشگیری و تحلیل مدیریتی استفاده شوند.
ساختار سازمانها، قوانین داخلی و نیازهای مدیریتی دائماً تغییر میکنند. اگر فرایندها به روشهای سنتی اجرا شوند، اعمال هر تغییر میتواند نیازمند طراحی مجدد فرمها و هماهنگیهای متعدد باشد.
راهکار BPMS امکان تغییر و توسعه گردش کارها را با انعطاف بیشتری فراهم میکند.
BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار، بستری برای طراحی و اجرای فرایندهای سازمانی است. در حوزه منابع انسانی، این سیستم میتواند مراحل مختلف یک فرایند را به یک جریان مشخص و قابل مدیریت تبدیل کند.
در این مدل، فرایند از لحظه ثبت درخواست آغاز شده و بر اساس قوانین تعریفشده میان افراد و واحدهای مختلف گردش میکند. هر مرحله مسئول مشخصی دارد و اطلاعات فرایند نیز در طول مسیر ثبت میشود.
به این ترتیب، به جای اینکه اجرای فرایند به تماس تلفنی، ایمیل، فرم یا پیگیری افراد وابسته باشد، سیستم مسیر انجام کار را مدیریت میکند.
در BPMS، هر فرایند منابع انسانی به یک جریان دیجیتال مشخص و قابل ردیابی تبدیل میشود؛ از ثبت درخواست تا بررسی، تأیید و اعلام نتیجه. در نتیجه:
به بیان ساده، BPMS کمک میکند اجرای فرایندها به جای وابستگی به پیگیری افراد، براساس یک جریان مشخص و خودکار پیش برود.
دیجیتالسازی منابع انسانی میتواند طیف گستردهای از فرایندهای HR را پوشش دهد؛ از درخواستهای روزمره کارکنان تا فرایندهای تخصصیتر منابع انسانی.
یکی از نگرانیهای سازمانها این است که دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی به معنای کنار گذاشتن نرمافزارهای فعلی است. در حالی که BPMS الزاماً جایگزین سیستم منابع انسانی نیست.
BPMS میتواند بهعنوان لایه فرایندی سازمان در کنار سیستمهای موجود قرار گیرد و گردش کارهایی را که نیازمند تعامل میان افراد و واحدهای مختلف هستند، مدیریت کند.
بنابراین سازمانی که از یک سیستم منابع انسانی موجود استفاده میکند، میتواند بدون جایگزینی کامل سیستم، فرایندهای خود را توسعه داده و بخشهایی مانند درخواستها، تأییدها و گردشهای بینواحدی را دیجیتال کند.
این رویکرد بهویژه برای سازمانهای بزرگ اهمیت دارد؛ زیرا تغییر کامل سیستمهای موجود معمولاً فرایندی زمانبر و پرهزینه است.
دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی میتواند مزایای متعددی برای سازمان ایجاد کند:
یکی از مهمترین نتایج دیجیتالسازی این است که منابع انسانی میتواند زمان بیشتری را به فعالیتهای استراتژیک اختصاص دهد.
وقتی کارشناسان HR بخش زیادی از زمان خود را صرف پیگیری درخواستها، گردش فرمها و تهیه گزارشهای دستی نمیکنند، فرصت بیشتری برای تمرکز بر موضوعاتی مانند توسعه کارکنان، آموزش، بهبود تجربه کارکنان، برنامهریزی نیروی انسانی و ارتقای بهرهوری خواهند داشت.
بنابراین، هدف دیجیتالسازی فقط «خودکار کردن یک فرایند» نیست؛ بلکه ایجاد شرایطی است که منابع انسانی بتواند نقش مؤثرتری در تحقق اهداف سازمان داشته باشد.
راهکار BPMS رایورز امکان طراحی و اجرای فرایندهای سازمانی را متناسب با ساختار و نیازهای هر سازمان فراهم میکند.
با استفاده از این راهکار، سازمانها میتوانند فرایندهای منابع انسانی را بهصورت دیجیتال طراحی کرده، گردش کارها و سطوح تأیید را مشخص کنند و وضعیت اجرای فرایندها را پایش نمایند.
انعطافپذیری در طراحی فرایند، امکان تغییر گردش کارها و قابلیت اتصال به سایر سامانههای سازمانی، BPMS را به ابزاری کاربردی برای حرکت از فرایندهای دستی به سمت مدیریت دیجیتال تبدیل میکند.
افزایش حجم فعالیتها، پیچیدهتر شدن ساختار سازمانها و نیاز به سرعت و شفافیت بیشتر، ادامه استفاده از روشهای سنتی در منابع انسانی را دشوار کرده است.
دیجیتالسازی فرایندهای منابع انسانی با استفاده از BPMS میتواند به سازمانها کمک کند گردش کارهای خود را استاندارد، شفاف و قابل ردیابی کنند، فعالیتهای دستی را کاهش دهند و اطلاعات دقیقتری برای تصمیمگیری در اختیار مدیران قرار دهند.
در این مسیر، BPMS رایورز بستری فراهم میکند تا سازمانها فرایندهای منابع انسانی خود را متناسب با نیازهای واقعیشان طراحی و دیجیتال کنند و در کنار کاهش فعالیتهای تکراری، زمینه را برای تبدیل HR به یک واحد چابکتر و استراتژیکتر فراهم آورند.
اگر فرایندهای HR سازمان شما همچنان با فرم، ایمیل یا پیگیریهای دستی انجام میشوند، دیجیتالسازی میتواند سرعت، شفافیت و کنترل بیشتری در اختیار سازمان قرار دهد.
با BPMS رایورز، فرایندهای منابع انسانی را متناسب با ساختار و نیازهای سازمان خود طراحی و اجرا کنید و مسیر حرکت از فرایندهای دستی به مدیریت دیجیتال را آغاز کنید.
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: 89326444-021
آنچه در این مقاله میخوانید