هفت قانون برای موفقیت داشبوردها

درحالی‌که همه مدیران اجرایی سازمان‌ها، درک درستی از مفهوم هوش تجاری ندارند، خواهان داشبوردها هستند؛ چرا که داشبوردها زیبا و جذابند و درعین‌حال، داده‌های ملال‌آور را به نمودارهای زیبا مبدل می‌سازند.

اما سؤال اصلی این است که چه تعداد از مدیران دقیقاً می‌دانند که داشبورد برای چیست و بایستی چگونه باشد؟ پاسخ این است که صرفاً تعداد اندکی! داشبوردها دارای متقاضیان بسیاری است اما اکثر آن‌ها دقیقاً علت این تقاضا را نمی‌دانند. این مسئله زمانی پیچیده‌تر می‌شود که هر کسی تصور می‌کند که می‌داند چگونه می‌توان داشبورد ساخت و یا این‌که داشبورد می‌بایست به چه صورتی باشد. شاید هم مسئله اصلی این است که آن‌ها از پرسیدن، امتناع می‌کنند.

در ادامه، برخی از قوانینی که در ساخت داشبورد می‌بایست به آن‌ها توجه شود، شرح داده خواهند شد.

کارهایی که نباید انجام دهید:

1. یک داشبورد را بر اساس یک گزارش صفحه گسترده‌ی موجود نسازید و نمودارها، گراف‌ها و پس‌زمینه‌های موجود در فایل اکسل خود را در داشبوردتان شبیه‌سازی نکنید. خارج از چارچوبی که سبک‌های کلاسیک و عادی اکسل در اختیار شما می‌گذارد، فکر کنید.
2. داشبورد را به مهم‌ترین و اصلی‌ترین ابزار تحلیل داده‌ها مبدل نسازید. اشتباهی رایج که اکثر افراد به آن دچار می‌شوند، همین است. با وجود آن‌که داشبوردها، ابزاری ویژه برای تصمیم سازی بهینه هستند، ولی به تنهایی پاسخ‌گوی تمامی نیازهایتان در کار نبوده و نمی‌تواند مشکلات عظیم را حل و فصل نماید. در نظر داشته باشید که چگونه داشبوردها می‌توانند با سایر ابزارها و فرآیندهای کسب‌وکار موجود، یکپارچه شده و آن‌ها را پشتیبانی نمایند.
3. هرگز پیش از شناسایی متریک‌های مورد نیاز، طراحی گرافیک داشبورد را آغاز نکنید. برای مدیران بسیار وسوسه برانگیز است که دست به طراحی داشبورد بزنند و شکل و چگونگی آن را تعیین کنند، چرا که این مرحله جذاب به نظر می‌رسد. اما همه کارها می‌بایست به ترتیب انجام شود؛ ابتدا باید بدانید که چه داده‌هایی را می‌خواهید بارگذاری نمایید و این‌که داشبورد شما قرار است پاسخ‌گوی چه مسائلی در سازمان باشد. پس از انجام این امور می‌توانید در مورد جلوه‌های گرافیکی تصمیم گرفته و مناسب‌ترین را انتخاب نمایید!

یک داشبورد باید چنین باشد:

1. ملموس: چنانچه لازم است توضیحاتی را در مورد داشبورد، اطلاعات موجود و کارکردهای آن به کاربران بدهید، می‌بایست دوباره آن را طراحی کنید. بهترین روش برای بررسی داشبورد، ارائه آن به کاربر بدون هیچ‌گونه توضیحی است. پس از این کار، بررسی کنید که کاربر تا کجا بدون کمک شما می‌تواند پیش برود. داشبوردی که طراحی و ساختار خوبی داشته باشد، خود گویای عملکرد خویش است.
2. مختصر: داشبورد می‌بایست نمایانگر اطلاعات بسیار مهم بوده و قرار نیست که تمامی جزئیات بی‌اهمیت را نیز در برگیرد. چنانچه کاربر نیازمند چنین اطلاعاتی است، می‌بایست سراغ گزارشاتی با اطلاعات کامل برود، نه داشبورد!
3. چابک: چنانچه بالا آمدن و نمایش داشبورد بیش از 10-8 ثانیه زمان نیاز داشته باشد، بدین معنی است که اطلاعات زیادی در آن درج شده است. یا حاوی این پیام است که به جای اینکه داشبورد، مستقیما بر داده‌های سیستم‌های عملیاتی ساخته شود، بهتر است بر روی داده های یک Data Warehouse ایجاد گردد.
4. شفاف: چنانچه متریک‌های زیادی را بر روی یک داشبورد نمایش دهید، ازدحام ایجاد شده و از هدف اصلی دور خواهید شد.

ابتدای امر باید بدانید که دقیقاً در حال انجام چه کاری هستید و قرار است چه اطلاعاتی را به کاربران سازمان منتقل کنید. نمی‌توان و نباید همه چیز را بر روی داشبورد قرار داد.

ترجمه و گردآوری: تیم مدیریت محتوای رایورز