مزایای استفاده از BPMS برای رشد و موفقیت کسب و کار
در دنیای پویای امروز، سازمانها برای رشد و موفقیت کسبوکار خود ناگزیرند به بهبود مداوم روش‌های کاری و افزایش بهرهوری بیاندیشند. یکی از عوامل مهم در این مسیر، بهینهسازی فرایندهای کسبوکار و مدیریت کارآمد آن‌ها است. با پیچیده‌تر شدن فعالیت‌ها و نیاز به واکنش سریع‌تر به تغییرات بازار، استفاده از ابزارهای نوین مدیریتی ضرورت یافته است. یکی از این ابزارهای نوین، نرمافزار BPMS (مخفف Business Process Management System) است که به سازمانها امکان می‌دهد فرایندهای خود را به صورت طراحی، مدیریت، بهینهسازی و خودکارسازی کنند. به بیان ساده، BPMS بستری فراهم میکند تا کسب‌وکارها بتوانند کارهای روزمره خود را در قالب فرایندهای منظم درآورده و اجرای آن‌ها را خودکار نمایند. نتیجه این کار، افزایش کارایی عملیاتی و کاهش اتلاف منابع خواهد بود.
در ادامه این مقاله، ابتدا به طور مختصر با مفهوم مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) و نقش BPMS آشنا می‌شویم. سپس جایگاه CRM، ERP و BPMS در سازمان را بررسی می‌کنیم تا روشن شود هر کدام چه نقشی در بهبود عملکرد سازمان دارند. در بخش‌های بعدی، مهم‌ترین مزایای استفاده از BPMS را در زمینه‌های مختلف (از خودکارسازی گرفته تا پایش شاخص‌ها) مرور کرده و به طور ویژه نقش هوش مصنوعی در BPMS های مدرن را توضیح خواهیم داد. در پایان نیز جمع‌بندی خواهیم کرد که چگونه بهره‌گیری از BPMS می‌تواند به رشد و موفقیت کسب‌وکارها کمک شایانی نماید.
آشنایی با مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) و BPMS
برای درک مزایای سیستم bpms، ابتدا باید با مفهوم مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) و تفاوت آن با رویکردهای سنتی مانند مهندسی مجدد فرایند کسبوکار آشنا شویم. مدیریت فرایندهای کسبوکار یا bpm یک متدولوژی عملیاتی BPM است که بر بهبود مستمر فرایندها از طریق تحلیل و بهینهسازی تدریجی آن‌ها تأکید دارد. این رویکرد بر خلاف مهندسی مجدد یا بازطراحی اساسی فرایندها، تغییرات را به صورت گام‌به‌گام و کم‌ریسک اعمال میکند. در مهندسی مجدد فرایند کسبوکار معمولاً فرآیندهای سازمان به شکل ریشه‌ای دگرگون می‌شوند که هرچند ممکن است نتایج چشمگیری به همراه داشته باشد، اما ریسک‌ها و چالش‌های بزرگی نیز ایجاد میکند. در مقابل، BPM تلاش میکند با بهبود تدریجی فرایندهای موجود، ضمن کاهش ریسک تغییر، کارایی را ارتقا دهد.
سیستم bpms به عنوان ابزار پیاده‌سازی رویکرد BPM به کار می‌رود. این سیستم نرمافزاری در واقع بخش عملیاتی تفکر مدیریت فرایند است و کمک میکند اصول BPM به صورت مکانیزه در سازمان اجرا شوند. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندها توانایی مدلسازی بصری فرایندها است که به مدیران و تحلیل‌گران اجازه می‌دهد فعالیت‌ها، وظایف و تصمیم‌های موجود در یک جریان کاری را در قالب یک مدل فرآیند واضح ترسیم کنند. تهیه چنین مدل فرآیندی باعث شفافیت بیشتر کارها شده و فهم مشترکی از نحوه انجام کارها در کل سازمان ایجاد میکند. وجود مدل فرآیند پایه‌ای ایجاد میکند تا هرگونه تغییر یا بازطراحی فرآیند در آینده نیز به شکل ساخت‌یافته و قابل‌کنترل انجام شود.
همان‌طور که اشاره شد، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار امکان طراحی، اجرا، نظارت و بهبود مستمر فرآیندها را فراهم . این چرخه‌ی مداوم به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای خود را همگام با تغییر نیازها و شرایط بازار تکامل دهند. بنابراین سیستم bpms تنها یک نرمافزار نیست، بلکه ابزاری راهبردی برای نهادینه‌سازی تفکر فرایندگرا در سازمان است.
مزایای کلیدی استفاده از این سامانه
پس از شناخت مفهوم این سیستم و جایگاه آن، اکنون به مهم‌ترین مزایای استفاده از سامانه مدیریت فرآیندها برای کسبوکار می‌پردازیم. این مزایا عملاً همان دلایلی هستند که باعث شده سیستم مدیریت فرآیندها به ابزاری محبوب برای سازمان‌های کوچک و بزرگ تبدیل شود. در این بخش خواهیم دید که چگونه یک سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار می‌تواند بهرهوری را افزایش دهد، خطاها را کاهش دهد، چابکی را بیشتر کند، نظارت بر عملکرد را بهبود بخشد و همکاری تیمی را تقویت نماید.
خودکارسازی فرآیندها و افزایش بهرهوری
نخستین و شاید آشکارترین مزیت سامانه فرآیندمحور، خودکارسازی فرآیندهای کسبوکار است. بسیاری از فرآیندهای اداری و عملیاتی شامل کارهای تکراری و زمان‌بر هستند که بهصورت دستی انجام می‌شوند. این سامانه با مکانیزه کردن این وظایف تکراری، سرعت اجرای آن‌ها را بالا می‌برد و نیروی انسانی را از درگیر شدن در کارهای روتین آزاد میکند. هنگامی که گردش کارهای اضافی حذف و مراحل غیرضروری بهینه شوند، کارکنان می‌توانند بر وظایف مهم‌تر و استراتژیک متمرکز شوند. نتیجه این خودکارسازی، افزایش چشمگیر کارایی و بهرهوری سازمان است. به عبارتی دیگر، این سیستم با شفاف‌سازی و ساده‌سازی فرآیندها، اجرای آن‌ها را برای تیم‌ها آسان‌تر و کارآمدتر می‌سازد.
اثر جانبی مثبت افزایش بهرهوری، کاهش هزینه‌های عملیاتی است. زمانی که فرآیندها سریع‌تر و با اتلاف کمتر انجام شوند، هزینه‌های ناشی از تأخیرها، دوباره‌کاری‌ها و اشتباهات پرهزینه کاهش می‌یابد. همچنین تسریع چرخه‌ی انجام کارها می‌تواند منجر به ارائه سریع‌تر خدمات یا محصولات به مشتریان شود که خود عاملی برای افزایش درآمد و رضایت مشتری خواهد بود. به طور خلاصه، سامانه مدیریت فرآیندها با خودکارسازی هوشمندانه وظایف باعث میشود سازمان با منابع موجود، کار بیشتری را در زمان کمتر و با هزینه پایین‌تر انجام دهد.
کاهش خطاهای انسانی و بهبود کیفیت
یکی دیگر از مزایای مهم سیستم مدیریت فرآیندها، کمک به کاهش خطاهای انسانی در اجرای فرآیندها است. هنگامی که کارها به صورت دستی و توسط افراد انجام میشود، همیشه احتمال بروز اشتباه – به خصوص در کارهای روتین و پرحجم – وجود دارد. سامانه فرآیندمحور این مشکل را با اتوماسیون برطرف میکند. به عنوان نمونه، اگر یک فرآیند شامل ورود داده‌ها یا انتقال اطلاعات بین واحدها باشد، انجام خودکار این مراحل توسط این سامانه باعث میشود خطاهای ناشی از خستگی، بی‌دقتی یا سوءتفاهم انسانی رخ ندهد. زمانی که سیستم به جای انسان وظایف را انجام می‌دهد، دقت کار بالا می‌رود و کیفیت اجرای فرآیندها ارتقاء می‌یابد.
افزون بر کاهش اشتباهات، این سیستم با تعریف کنترل‌های سیستمی در گام‌های مختلف فرآیند، از انجام کارهای نادرست یا ترتیب غیرمجاز مراحل جلوگیری میکند. برای مثال، اگر در یک گردش کار تأیید مدیر الزامی باشد، سامانه مدیریت فرآیندها نمی‌گذارد مرحله بعد بدون ثبت تأییدیه انجام شود. این نوع کنترل‌های درون‌ساختاری، انطباق فرآیندها با مقررات و استانداردها را نیز تضمین میکند. به این ترتیب نه تنها کیفیت خروجی هر فرآیند بهتر میشود بلکه اطمینان حاصل میگردد که کارها مطابق رویه‌های تعیین‌شده پیش می‌روند. تحقیقات نشان داده‌اند که بکارگیری سیستمهای مدیریت فرآیند می‌تواند خطاهای عملیاتی را به حداقل رسانده و دقت اجرای کارها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. در مجموع، سازمانی که از سیستم مدیریت فرآیندها بهره می‌گیرد، شاهد کاهش دوباره‌کاری‌ها، اشتباهات اصلاحی کمتر و ارائه خدمات/محصولات با کیفیت یکنواخت‌تر خواهد بود.
افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری در تغییرات
در محیط پرتلاطم کسبوکار امروز، چابکی سازمانی یک مزیت رقابتی اساسی به شمار می‌آید. سامانه فرآیندمحور به طور مستقیم با افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری فرآیندها گره خورده است. دلیل این امر آن است که در این سامانه فرآیندها به صورت مدل‌های نرمافزاری قابل‌تغییر تعریف می‌شوند؛ بنابراین هر زمان که نیاز باشد، می‌توان فرآیند را بازطراحی یا تنظیم کرد. سازمان‌هایی که از این سیستم استفاده می‌کنند قادرند خیلی سریع‌تر از رقبا فرآیندهای خود را با شرایط جدید وفق دهند. برای مثال، اگر تغییری در قوانین صنعت یا نیاز بازار رخ دهد، گام‌های مربوطه در فرآیند را می‌توان در سامانه مدیریت فرآیندها ویرایش و به‌روزرسانی کرد و بلافاصله نسخه جدید فرآیند را اجرا نمود.
یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم مدیریت فرآیندها همین توانایی تطبیق سریع با شرایط متغیر است. این سیستم امکان ایجاد یا تغییر ترکیب فرآیندها را به سرعت فراهم میکند و سازمان را قادر می‌سازد با تحولات بازار سازگار شود. برخلاف سیستمهای سنتی که برای هر تغییر نیاز به برنامه‌نویسی یا صرف زمان زیاد بود، در سامانه فرآیندمحور بسیاری از تغییرات از طریق ابزارهای بصری بدون نیاز به کدنویسی پیچیده انجام میشود. قابلیت سفارشی‌سازی فرآیندها متناسب با قوانین و نیازهای جدید به سازمان امکان می‌دهد بهبود مستمر را عملی سازد. به بیان دیگر، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را مرحله به مرحله تکامل داده و بهرهوری را پیوسته افزایش دهند. این چابکی فرآیندی همچنین ریسک‌های ناشی از تغییرات را کاهش می‌دهد، چرا که اصلاحات کوچک و پیوسته معمولاً با مقاومت کمتری از جانب کارکنان و ساختار سازمان مواجه می‌شوند.
بهبود نظارت بر عملکرد و تصمیمگیری دادهمحور
یکی از ارزشمندترین ویژگی‌های این سامانه، قابلیت پایش و اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها به شکل لحظه‌ای است. در حین اجرای هر فرآیند در این سیستم، سیستم به طور خودکار دادههای متعددی را جمع‌آوری میکند؛ از زمان انجام هر فعالیت گرفته تا وضعیت هر کار و نتایج حاصل. این داده‌ها گنجینه‌ای از اطلاعات درباره عملکرد واقعی سازمان هستند. با تعریف و ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) بر روی این داده‌ها، مدیران می‌توانند میزان موفقیت فرآیندها در دستیابی به اهداف را به دقت زیر نظر بگیرند. در واقع سامانه مدیریت فرآیندها یکی از مهم‌ترین بسترها برای اندازه‌گیری و پایش KPIهای سازمانی است که با خودکارسازی فرآیندها و جمع‌آوری دادههای دقیق، تصویر شفافی از کارآمدی عملیات ارائه می‌دهد.
علاوه بر جمع‌آوری داده، سیستم مدیریت فرآیندها نتایج را در قالب گزارش‌ها و داشبورد مدیریتی نمایش می‌دهد. داشبوردهای مدیریتی به صورت گرافیکی و آنی (Real-time)، شاخص‌های عملکردی مهم را به مدیران نشان می‌دهند. برای مثال، یک داشبورد می‌تواند تعداد درخواست‌های پردازش‌شده در روز، میانگین زمان انجام یک فرآیند، یا درصد موارد موفق/ناموفق را در لحظه نمایش دهد. این نظارت لحظه‌ای بر فرآیندها به مدیران امکان می‌دهد سریعاً گلوگاه‌ها یا مشکلات را شناسایی و برای رفع آن‌ها تصمیمگیری کنند. نظارت مستمر و دقیق بر عملکرد، باعث شکل‌گیری یک فرهنگ تصمیمگیری دادهمحور در سازمان میشود که در آن به جای حدس و گمان، واقعیت‌های آماری مبنای بهبودها قرار می‌گیرند.
به کمک سامانه فرآیندمحور، مدیریت سازمان می‌تواند تصویری کلان و جزئی از وضعیت عملکرد را در هر زمان داشته باشد و اقدامات اصلاحی مناسب را در اسرع وقت انجام دهد. به عنوان نمونه، اگر یک KPI نشان دهد که زمان انجام فرآیند صدور پیش‌فاکتور بیش از حد انتظار شده است، مدیر مربوطه می‌تواند فوراً در این سامانه بررسی کند که کدام مرحله عامل تأخیر است و برای اصلاح آن اقدام کند. به این ترتیب این سیستم تبدیل به یک سیستم پشتیبان تصمیمگیری نیز میشود که اطلاعات قابل اتکا را برای تصمیم‌سازی در اختیار مدیران قرار می‌دهد. شفافیت و دید 360 درجه‌ای که سامانه مدیریت فرآیندها ایجاد میکند، نهایتاً به بهبود تصمیمات و عملکرد کل سازمان منجر خواهد شد.
تقویت هماهنگی بین واحدها و تسهیل همکاری تیمی
سازمانها معمولاً به بخش‌ها و واحدهای مختلفی تقسیم شده‌اند (مانند واحد مالی، فروش، انبار، منابع انسانی و غیره) و اجرای بسیاری از فرآیندهای کسبوکار نیازمند همکاری و ارتباط بین این واحدها است. یکی از مزایای ارزشمند سیستم مدیریت فرآیندها ایجاد یک بستر یکپارچه برای همکاری بین واحدهای مختلف است. وقتی فرآیندها در قالب یک گردش‌کار تعریف می‌شوند، هر واحد نقش و وظیفه خود را در چارچوب کلی کار می‌بیند و ارتباطات لازم بهصورت خودکار انجام می‌گیرد. به عنوان مثال، در یک فرآیند «پردازش سفارش مشتری» که چند واحد در آن درگیرند، سامانه فرآیندمحور تضمین میکند اطلاعات سفارش از واحد فروش به واحد انبار و سپس به واحد مالی بدون افت یا تأخیر جریان یابد. این یکپارچگی اطلاعاتی، از پراکندگی و جزیره‌ای عمل کردن واحدها جلوگیری میکند.
هماهنگی بین تیم‌ها نیز با این سامانه بهبود می‌یابد، چرا که همه افراد ذی‌نفع در یک فرآیند از طریق کارتابل این سیستم وضعیت کار را پیگیری می‌کنند و وظایف خود را در زمان مناسب دریافت می‌نمایند. دیگر نیازی نیست برای اطلاع‌رسانی یا پیگیری کارها ایمیل‌های متعدد ارسال شود یا جلسات مکرر برگزار گردد؛ سامانه مدیریت فرآیندها به‌طور خودکار ارتباطات لازم (مانند اعلام کار جدید، یادآوری مهلت‌ها، ارسال نتیجه کار به نفر بعد و غیره) را مدیریت میکند. این امر همکاری بین بخش‌ها را تسهیل و از سوءتفاهم‌ها یا تأخیرهای ناشی از ارتباطات ناکارآمد جلوگیری میکند. نتیجه‌ی نهایی، سرعت عمل بیشتر و بهرهوری کلی بالاتر سازمان است که از هماهنگی بهتر ناشی میشود.
یکپارچگی بین سیستمهای و سامانه‌های مختلف
علاوه بر بهبود هماهنگی داخلی، سیستم مدیریت فرآیندها با تسهیل یکپارچه‌سازی سیستم‌ها نقش مهمی در ارتباط بین نرم‌افزارهای مختلف سازمان دارد، سامانه فرآیندمحور می‌تواند با استفاده از واسط‌های برنامه‌نویسی (API) یا پایگاه داده، داده‌ها را بین CRM، ERP و سایر سیستم‌ها رد و بدل کند. این یکپارچگی فناوری اطلاعات، سیلوهای اطلاعاتی را از بین می‌برد و همه واحدها را حول فرآیندهای مشترک به هم پیوند می‌دهد. برای کارکنان و مدیران، این تجربه به صورت افزایش شفافیت سازمانی جلوه میکند که در آن هر بخش تصویر واضحی از جریان کارها دارد. به طور خلاصه، این سیستم همانند چسبی است که اجزاء مختلف یک سازمان را کنار هم نگه می‌دارد و موجب میشود کل سازمان به شکل یک تیم واحد برای تحقق اهداف کسبوکار عمل کند.
نقش هوش مصنوعی در این سیستم
- پیشبینی و بهینهسازی فرآیندها:
الگوریتم‌ها و مدل‌های یادگیری ماشینی می‌توانند بر روی دادههای تاریخی فرآیندها آموزش ببینند و نقاط مشکل‌زا یا تأخیرزا را پیشبینی کنند. بدین ترتیب این سیستم به صورت هوشمند قادر خواهد بود پیش از وقوع مشکل، تنگناها را شناسایی کرده و برای بهینهسازی جریان کار پیشنهادهایی ارائه دهد.
- تصمیمگیری خودکار و هوشمند:
در بسیاری از فرآیندها نقاط تصمیمگیری وجود دارد (مثلاً تأیید یا رد یک درخواست وام بر اساس شرایط مشتری). هوش مصنوعی این قابلیت را دارد که با تحلیل دادههای بزرگ و الگوهای گذشته، در تصمیم‌گیری‌های تکراری به کمک سامانه مدیریت فرآیندها بیاید. سیستمهای iBPMS می‌توانند قوانین کسبوکار را با الگوریتم‌های یادگیر ترکیب کنند تا تصمیمات بهینه‌تری بگیرند. نتیجه این امر، کاهش تصمیمات نادرست و تسریع در روندهایی است که نیاز به بررسی موارد مشابه متعدد دارند. برای نمونه، AI در سیستم مدیریت فرآیندها می‌تواند درخواست‌های مرخصی کارکنان را بر اساس مانده مرخصی فرد ظرفیت دپارتمان فوراً تأیید کند مگر در موارد استثناء که نیاز به نظر مدیر دارد.
- اتوماسیون پیشرفته و RPA:
یکی دیگر از جلوه‌های AI در سامانه فرآیندمحور، خودکارسازی پیشرفته فرآیندها از طریق تکنیک‌هایی مانند RPA (Robotic Process Automation) است. RPA به روبات‌های نرمافزاری اطلاق میشود که می‌توانند وظایف انسانیِ مبتنی بر قوانین را شبیه‌سازی و اجرا کنند.
- تعاملات هوشمند با کاربران:
نسل جدید سیستم مدیریت فرآیندها‌ها حتی در سطح واسط کاربری نیز از هوش مصنوعی بهره می‌برند. پردازش زبان طبیعی (NLP) امکان فهم زبان انسان توسط کامپیوتر را فراهم کرده است. برخی iBPMSها مجهز به چت‌بات‌های هوشمند هستند که می‌توانند درخواست‌ها یا سؤالات کاربران را دریافت کرده و فرآیند مناسب را در سیستم راه‌اندازی کنند. برای مثال، کارمندی در چت‌بات سازمانی پیام می‌دهد “می‌خواهم مرخصی بگیرم” و سامانه سامانه فرآیندمحور به طور خودکار فرآیند درخواست مرخصی را برای او آغاز میکند. این نوع امکانات، تجربه کاربری بهتری ایجاد کرده و استفاده از این سامانه را آسان‌تر میکند.
به طور کلی، ورود هوش مصنوعی به عرصه مدیریت فرآیندهای کسبوکار تحول بزرگی ایجاد کرده است. BPMSهای هوشمند با افزایش سرعت، دقت و خودمختاری در اجرای فرآیندها به سازمانها کمک می‌کنند بهرهوری خود را باز هم فراتر ببرند. ترکیب AI و این سیستم موجب میشود کسب‌وکارها در برابر چالش‌های پیچیده و متغیر عصر جدید آماده‌تر باشند و تصمیمات بهتری بر مبنای داده و تحلیل اتخاذ کنند. با توجه به روند رو به رشد فناوری، انتظار می‌رود نقش هوش مصنوعی در سامانه مدیریت فرآیندها ها هر روز پررنگ‌تر شود و امکانات تازه‌تری برای مدیریت هوشمند فرآیندها در اختیار سازمانها قرار گیرد.
نتیجه‌گیری
سیستمهای مدیریت فرآیند کسبوکار (سیستم مدیریت فرآیندها) به عنوان ابزارهایی توانمند، تأثیر قابل توجهی بر عملکرد و رشد سازمانها دارند. همان‌گونه که دیدیم، با خودکارسازی فرآیندها، کاهش خطاهای انسانی، بهبود هماهنگی و همکاری، افزایش چابکی و فراهم کردن ابزارهای نظارتی پیشرفته، به سازمانها کمک میکند تا با کارایی و اثربخشی بیشتری عمل کنند. این مزایا در نهایت می‌تواند مسیر رشد و موفقیت کسبوکار را هموار سازد. به همین دلیل، در سال‌های اخیر به‌کارگیری این سامانه به یکی از راهبردهای اصلی سازمانها برای تحول دیجیتال و بهبود بهرهوری تبدیل شده است.
البته پیاده‌سازی این سیستم نیز همچون هر پروژه تحول سازمانی، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت تغییر و آموزش کاربران است. اما تجربه شرکت‌های پیشرو نشان می‌دهد منافعی که از استقرار یک سامانه مدیریت فرآیندها نصیب سازمان میشود به مراتب از هزینهها و چالش‌های اولیه آن فراتر می‌رود. سازمان‌های کوچک و بزرگی که فرایندهای خود را مکانیزه کرده‌اند، توانسته‌اند انعطاف‌پذیری بیشتری در برابر تغییرات بازار نشان دهند، رضایت مشتریانشان را ارتقا دهند و در نتیجه در فضای رقابتی موفق‌تر ظاهر شوند.
در جمع‌بندی نهایی، می‌توان گفت مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرآیندها برای رشد و موفقیت کسبوکار انکارناپذیر است. این سیستم با نهادینه‌سازی فرهنگ فرآیندگرایی و بهبود مستمر، سازمان را چابک‌تر، کارآمدتر و هوشمندتر می‌سازد. بنابراین اگر کسب‌وکاری در پی ارتقای عملکرد خود و کسب مزیت رقابتی پایدار است، سرمایه‌گذاری بر روی پیاده‌سازی و به‌کارگیری یک نرمافزار سامانه فرآیندمحور گام مهمی در این مسیر خواهد بود. با انتخاب درست سیستم این سامانه و استقرار اصولی آن – همراه با ترکیب مناسب با سایر سامانه‌های سازمانی نظیر CRM و ERP – می‌توان شاهد تحولی چشمگیر در بهرهوری و موفقیت سازمان بود. زمان آن رسیده است که مدیریت فرآیندهای کسبوکار را جدی بگیریم و از مزایای آن در مسیر رشد بهره‌مند شویم.
سوالات متداول
نرمافزار BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟
BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار) نرمافزاری است که به سازمانها کمک میکند فرآیندهای خود را طراحی، اجرا، نظارت و بهصورت خودکار بهبود دهند. این ابزار باعث افزایش بهرهوری، کاهش خطاها و بهینهسازی جریان کار در واحدهای مختلف سازمان میشود.
تفاوت BPMS با سیستمهای ERP و CRM در چیست؟
ERP برای مدیریت منابع داخلی مانند مالی، انبار و منابع انسانی طراحی شده و CRM بر مدیریت ارتباط با مشتری تمرکز دارد. اما BPMS نقش هماهنگ‌کننده دارد و فرآیندهای بین این سیستم‌ها را یکپارچه میکند تا فعالیت‌ها بهصورت خودکار و روان انجام شوند.
استفاده از BPMS چه مزایایی برای سازمان دارد؟
BPMS موجب افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها، بهبود کیفیت و دقت در انجام کارها، تسهیل همکاری بین واحدها، و ایجاد شفافیت در عملکرد سازمان میشود. همچنین به تصمیمگیری دادهمحور و چابکی سازمان در مواجهه با تغییرات کمک میکند.
نقش هوش مصنوعی در سیستمهای BPMS چیست؟
هوش مصنوعی در BPMS نسل جدید (iBPMS) باعث پیشبینی مشکلات فرآیند، تصمیمگیری هوشمند، خودکارسازی پیشرفته (RPA) و تحلیل دادههای عملکردی میشود. این قابلیتها موجب میگردد سیستم بهصورت هوشمند فرآیندها را بهینه کرده و سرعت و دقت اجرای کارها را افزایش دهد.
چگونه می‌توان BPMS مناسب را برای سازمان انتخاب و پیاده‌سازی کرد؟
انتخاب BPMS مناسب نیازمند بررسی نیازهای سازمان، مقایسه ویژگی‌های فنی سیستم‌ها، و ارزیابی قابلیت یکپارچگی آن با ERP و CRM است. همچنین آموزش کاربران و مدیریت تغییر از عوامل کلیدی در موفقیت پیاده‌سازی BPMS محسوب می‌شوند.
