استفاده از مخازن فرآیند برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار

هنگامی که مسئله مدیریت فرآیند کسب‌ و کار در میان است (حتی زمانی که بودجه‌ های کلانی به طرح‌ های بهبود فرآیند اختصاص می‌یابد) کارها همیشه آن‌طور که ما می‌خواهیم (به‌ خوبی) پیش نمی‌روند. زمانی که یک سازمان رشد می‌کند، فهرست فرآیندهایی که باید پیگیری شوند نیز رشد می‌کند. این فهرست شامل فرآیندهای اجرا شده توسط نیروی انسانی و سیستم‌های کامپیوتری است. با این وجود، بسیاری از سازمان‌ها ساختار مناسبی برای مستند سازی و ذخیره‌ سازی فرآیندهایشان ندارند و این همان جایی است که می‌توان از مخازن فرآیند به‌ خوبی بهره برد. بیایید به برخی از معمول‌ ترین شرایطی که ممکن است پیش بیاید، نگاهی بیاندازیم.

• فرآیند فقط در ذهن کارمندان وجود دارد و در واقع هیچ‌گاه مستندسازی نشده است: این وضعیت می‌تواند موجب بروز مشکلاتی جدی شود. اگر کارمندان مورد بحث شرکت را ترک کنند، اطلاعات ارزشمندی در مورد فرآیند از دست می‌رود.
• نسخه‌های متعددی از یک فرآیند ثبت شده است، زیرا جایی برای ذخیره‌سازی یک نسخه واحد از یک سند وجود ندارد: ممکن است هر کارمندی نسخه خاص خود را داشته باشد و هر کدام از این نسخه‌ها در جایی متفاوت و با فرمتی متفاوت ذخیره شده باشند. همان‌گونه که می‌توانید تصور کنید، این مسئله باعث ایجاد سردرگمی‌های بی‌مورد می‌شود.
• اسناد مربوط به فرآیند، در جایی ذخیره شده‌اند که به سادگی در دسترس همه کارکنان نیست: کارکنان می‌دانند که فرآیند چگونه باید اجرا شود اما تا به حال اسناد فرآیند را ندیده‌اند.
• مخزن فرآیند وجود دارد، اما فرآیندهای ذخیره شده در آن ناتمام و یا بسیار قدیمی هستند: ممکن است این وضعیت به دلیل یک مشکل نرم‌افزاری و یا عدم تعامل کارکنان به وجود آمده باشد.

برداشتن اولین گام به سوی بهینه‌سازی فرآیند

اجرای طرح‌های بهینه‌سازی فرآیند بدون مستندسازی فرآیندهای موجود، کاری است بس دشوار. یک سازمان چگونه خواهد دانست که کدام بخش‌ها را مورد بهینه‌سازی قرار دهد، به ویژه اگر هیچ نقطه شروع مشخصی وجود نداشته باشد؟

اولین گام بهینه‌سازی فرآیندها، مستندسازی آن‌هاست. اگر صرفاً چهار یا پنج فرآیند ساده داشته باشید، باز هم می‌توانید اسناد فرآیندهایتان را به صورت محلی (locally) ذخیره نموده و مطمئن شوید که اطلاعات به دست گروه‌های مرتبط رسیده است. از سوی دیگر، اگر کسب‌وکارتان متوسط تا بزرگ باشد، به احتمال زیاد فرآیندهای شما تقریباً پیچیده هستند و لازم است میان گروه مخاطب بزرگتری توزیع شوند و این یعنی شما به رویکردی پیچیده‌تر و کارآمدتر در مدیریت فرآیند نیاز دارید.

اهمیت و ارزش مخازن فرآیند

می‌توان یک مخزن فرآیند را به عنوان مکانی مرکزی تعریف نمود که سازمان می‌تواند همه فرآیندهای کسب‌وکار خود را در آنجا ذخیره نماید و علاوه بر این، اطلاعات مرتبط (به طور مثال روندها و دستورکارها) را نیز نگهداری کند. یک نرم‌افزار با کیفیت مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار همیشه شامل یک مخزن فرآیند خواهد بود.

در بهترین حالت، یک مخزن فرآیند باید به اینترانت سازمانتان، متصل و یا بخشی از آن باشد. این مسئله باعث می‌شود تا زمانی که کارکنان از خود می‌پرسند کجا به دنبال فرآیندهای مرتبط بگردند و یا از چه کسی بپرسند، به آسانی به این مخزن دسترسی داشته و زمان کمتری به هدر رود.

برای اینکه این طرح پس از چند ماه نخست عادی و یکنواخت نشود، باید کارکنان را وادار نمود تا از همان ابتدا عضویت، این سیستم را خریداری کنند. سهامداران اصلی در هر دو زمینه IT و کسب‌و‌کار را درگیر این کار کنید، لازم است هر یک از آن‌ها این برنامه جدید را پیش از اجرای کامل طرح ابتکاری تأیید کند.

ویژگی‌های کنترل‌کننده‌ای که برای مخازن فرآیندها ضروری است

مراقب باشید؛ اگر کنترل درستی برای مدیریت محتوای یک مخزن فرآیند صورت نگیرد، می‌تواند تبدیل به یک کابوس شود. در نهایت باید بتوانید به سادگی فرآیندهایتان را مشاهده و مدیریت کنید، نه اینکه جایی ایجاد کنید که فرآیندها را روی هم انباشته و هرگز مرورشان نکنید. در ادامه مثال‌هایی برای ویژگی‌های کنترل کننده ضروری، آورده شده است:

• جریان‌های کاری مکانیزه شده:  برای تسهیل همکاری، توزیع فرآیند و مرور فرآیند
• نگارش گذاری برروی فرآیند: توانایی اعمال نگارش جدید بر‌روی فرآیند در هر مرحله‌ای از چرخه زندگی آن، در حالی که جدیدترین نسخه  فرآیند موجود برای کاربران مخزن در دسترس باشد.
• پابش فرآیند: اگر میزان اثربخشی فرآیند قابل اندازه‌گیری نباشد، بهبود تدریجی فرآیند حاصل نمی‌شود. ازاین رو پایش فرآیندها از اهمیت وبژه ای برخوردار است.
• تعیین سطوح دسترسی:  برای پیشگیری از دستکاری بیش از حد اسناد فرآیندها، اطمینان حاصل کنید که تنها افراد مجاز بتوانند در فرآیندها تغییر ایجاد کنند.

همانند گزارشات، می‌توان از مجموعه ابزارهای تحلیلی نیز برای گردآوری اطلاعات مخزن به همراه سایر اطلاعات استراتژیک کلیدی استفاده نمود و می‌تواند تلاشی در جهت شناسایی و اولویت گذاری طرح‌های اولیه‌ی بهبود فرایند باشد.

از نقطه‌نظر یک فرآیند‌های کسب‌و‌کار فرا عملکردی (Cross functional business process)، تصمیمات استراتژیک را در حالی می‌توان اتخاذ کرد که پتانسیل پیشرفت یک قسمت به قیمت عدم پیشرفت قسمتی دیگر نباشد یا به حداقل ممکن برسد.

زمانی که مسئله پارامترهای فرآیند به میان می‌آید، می‌توان از موارد زیر نام برد:

• زمان لازم برای تکمیل  فرآیند
• تناوب اجرا
• میزان و انواع منابع موردنیاز (به طور مثال چرخه‌های کامپیوتر، افراد و یا تجهیزات)
• هزینه‌های مربوط به اجرای فرآیندها (شامل هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم)
• صاحبان و ذی‌نفعان یک فرآیند
• برنامه‌ها و فناوری‌ها از جمله آن‌هایی که فرآیند را ممکن ساخته و آن‌هایی که توسط فرآیند ممکن می‌شوند
• جزئیات محاسبه، کنترل‌های مالی و عملیاتی برای هر فرآیند (که به عنوان فعالیت‌های پیرو  نیز شناخته می‌شود)
• پایبندی به الزامات تنظیم شده
• ارزش قائل شدن برای سازمان

انتخاب یک راهکار برای مخزن فرآیند

سازمان‌ها می‌توانند تلاش کنند تا از اینترانت خود به عنوان یک مخزن فرآیند استفاده کنند. با این وجود، پیکربندی اینترانت با رویکرد تبدیل آن به یک BPMS، بسیار وقت‌گیر و هزینه‌بر است. خوشبختانه امروزه می‌توان در بازار به نرم‌افزارهایی دسترسی داشت که کارآیی گسترده‌ای دارند. اما هنگام انتخاب یک راهکار مخزن فرآیند، همیشه مطمئن شوید که یک تأمین‌کننده معتبر و مجرب را یافته‌اید و از منابعی که راهکار را ارائه می‌دهند، مطمئن شوید. از آنان بخواهید که نقشه جزئیات نرم‌افزار را در اختیارتان قرار دهند تا هر دو درک کاملی از آنچه باید انتظار داشته باشید را به دست آورید.

اگر تازه کار هستید و چیزی ساده می‌خواهید، راهکاری را انتخاب کنید که قابل ارتقاء باشد. گول کاربردهای فانتزی برخی نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار را نخورید. یادتان باشد در هر شرایطی به اهدافتان وفادار بمانید. ممکن است در حال حاضر برای شبیه‌سازی فرآیند در حال استفاده از Visio باشید. اگر نمی‌خواهید کارکنان را برای استفاده از یک ابزار شبیه‌سازی جدید آموزش دهید، به دنبال مخزن فرآیندی باشید که با Visio همخوانی داشته باشد. بدین ترتیب لازم نیست وظیفه یادگیری چگونگی استفاده از ابزار جدید را بر عهده بگیرید.

طبق تجربیات نویسنده، سفارشی‌سازی‌ها باعث جلب رضایت کامل مشتریان هستند. به دنبال راهکاری که دقیقاً مطابق ذهنیات شما باشد نگردید زیرا نمی‌توانید آن را مستقیماً از فروشگاهی خریداری کنید!. ممکن است نیاز به یکپارچه‌سازی یا سفارشی‌سازی داشته باشید تا بتوانید راهکار انتخاب‌شده را منطبق‌بر کسب‌و‌کارتان بهبود دهید اما در نهایت به راهکاری خواهید‌رسید که ارزش سرمایه‌گذاری داشته‌است.

نویسنده :  Stephanie Sanassee

منبع :  processpedia.com.au