استفاده از مخازن فرایند برای مدیریت فرایند کسب و کار

هنگامیکه مسئله مدیریت فرآیند کسب­ و­کار در میان است، حتی زمانیکه بودجه­ های کلانی به طرح­های بهبود فرآیند اختصاص می یابد، کارها همیشه آن­طور که ما می­خواهیم به خوبی، پیش نمی­روند. زمانیکه یک سازمان رشد می­کند، فهرست فرآیندهایی که باید پیگیری شوند نیز رشد می­کند. این فهرست هم شامل فرآیندهایی است که توسط نیروی­انسانی اجرا می­شود و هم فرآیندهایی که توسط سیستم­های کامپیوتری به انجام می­رسد.با­ این­ وجود، بسیاری از سازمان­ها ساختار مناسبی برای اسناد ندارند و همه فرآیندهایشان را ذخیره می­کنند و این همان جایی است که می­توان از مخازن فرآیند بهره خوبی برد. بیایید به برخی از معمول ترین شرایطی که ممکن است پیش­بیاید، نگاهی بیاندازیم.

• فرآیند فقط در ذهن کارمندان وجود دارد و در واقع هیچ گاه مستندسازی نشده است. این وضعیت می­تواند موجب بروز مشکلاتی جدی شود. اگر کارمند مورد­بحث، شرکت را ترک­کند، اطلاعات ارزشمندی در مورد آن فرآیند از دست می­رود.
• نسخه­های متعددی از یک فرآیند ثبت شده است، زیرا جایی برای ذخیره­سازی یک نسخه واحد از یک سند وجود ندارد. ممکن است هر کارمندی نسخه خاص خود را داشته باشد و هر کدام از این نسخه­ها در جایی متفاوت و با فرمتی متفاوت ذخیره شده باشند. همان­طور که می­توانید تصور کنید، این مسئله موجب سردرگمی می­شود.
• اسناد مربوط به فرآیند، در جایی ذخیره شده­اند که به­سادگی در دسترس همه کارکنان نیست. کارکنان می­دانند که فرآیند چگونه باید اجرا شود اما تا به حال اسناد فرآیند را ندیده­اند.
• مخزن فرآیند وجود دارد، اما فرآیندهای ذخیره­شده در آن ناتمام و یا بسیار قدیمی هستند. ممکن است این وضعیت به دلیل یک مشکل نرم­افزاری و یا عدم مدیریت کارکنان به وجود آمده باشد.

برداشتن اولین گام به سوی بهینه سازی فرآیند

بهبود طرح­های بهینه­سازی فرآیند بدون مستند­سازی فرآیندهای موجود، کاری است بس دشوار. یک سازمان از کجا خواهد دانست که کدام بخش­ها را برای بهینه سازی هدف قرار­دهد، به ویژه اگر هیچ نقطه شروع مشخصی وجود نداشته باشد؟ اولین گام بهینه سازی­فرآیندها، مستند­سازی آنهاست. اگر صرفاً چهار یا پنج فرآیند ساده داشته باشید، باز­ هم می­توانید اسناد فرآیندهایتان را به صورت محلی (locally) ذخیره نموده و مطئن شوید که اطلاعات به­دست گروه­های مرتبط رسیده است. از سوی دیگر، اگر کسب­و­کارتان متوسط تا بزرگ باشد، به احتمال زیاد فرآیندهای شما تقریباً پیچیده هستند و لازم است میان گروه مخاطب بزرگتری توزیع شوند و این یعنی شما به رویکردی پیچیده­تر و کار آمدتر در مدیریت فرآیند نیاز دارید.

اهمیت و ارزش مخازن فرآیند

می­توان یک مخزن فرآیند را به عنوان مکانی مرکزی تعریف نمود که سازمان می تواند همه فرآیندهای کسب­و­کار خود را در آنجا ذخیره نماید و علاوه بر این، اطلاعات مرتبط را (به طور مثال روندها و دستورکارها) نیز نگهداری کند. یک نرم­افزار با کیفیت مدیریت فرآیند کسب­و­کار همیشه شامل یک مخزن فرآیند خواهد­بود. در بهترین حالت، یک مخزن فرآیند باید به اینترانت سازمانتان، متصل و یا بخشی از آن باشد. این مسئله باعث می­شود تا زمانی که کارکنان از خود می­پرسند کجا به دنبال فرآیندهای مرتبط بگردند و یا از چه کسی بپرسند، به آسانی به این مخزن دسترسی داشته و زمان کمتری به هدر برود. برای اینکه این طرح پس از چند ماه اولیه عادی و بی­جذابیت نشود، باید کارکنان را وادار نمود تا از همان ابتدا عضویت، این سیستم را خریداری کنند. سهامداران اصلی در هر دو زمینه IT و کسب و کار را درگیر این کار کنید، لازم است هر یک از آنها این برنامه جدید را پیش از اجرای کامل طرح ابتکاری تأیید کند.

ویژگی ها کنترل کننده ای که برای مخازن فرآیندها ضروری است

مراقب باشید؛ اگر کنترل درستی برای مدیریت محتوای یک مخزن فرآیند صورت نگیرد، می تواند تبدیل به یک کابوس شود. در نهایت باید بتوانید به سادگی فرآیندهایتان را مشاهده و مدیریت کنید، نه اینکه جایی ایجاد کنید که فرآیندها را روی هم انباشته و هرگز مرورشان نکنید. در ادامه مثال­هایی برای ویژگی­های کنترل­کننده ضروری، آورده­شده­است:

• جریان­های کار خودکار­شده– برای تسهیل همکاری، توزیع فرآیند و مرور فرآیند
• نسخه­بندی نمودن– توانایی کسب نسخه­ای از هر فرآیند در هر مرحله­ای از چرخه زندگی آن فرآیند، در­حالی­که جدیدترین فرآیند موجود را برای کاربران مخزن نگهداری می­کنیم.
• دسترسی مبتنی بر اجازه– برای پیشگیری از دستکاری بیش از حد اسناد فرآیندها، اطمینان حاصل کنید که تنها افراد مناسب بتوانند در فرآیندها تغییر ایجاد کنند.

همانند گزارشات، می­توان از بسته­های ابزارهای تحلیلی نیز برای گردآوری اطلاعات مخزن به همراه اطلاعات استراتژیک کلیدی اضافه استفاده نموده و تلاش کرد تا بهینه سازی طرح های ابتکاری بهبود یافته و اولویت بندی گردد. از نقطه نظر یک فرآیند متقابل کسب­و­کار کاربردی، تصمیمات استراتژیک را در حالی می­توان اتخاذ کرد که پتانسیل پیشرفت یک قسمت به قسمت عدم پیشرفت قسمتی دیگر کاملاً از میان برداشته­ شده و یا حداقل تا جایی که ممکن است به حداقل برسد.

زمانی که مسئله پارامترهای فرآیند به میان می­آید، می­توان از موارد زیر نام برد:

•     زمان لازم برای کامل نمودن فرآیند
•     تناوب اجرا
•     میزان و انواع منابع موردنیاز )به طور مثال چرخه­های کامپیوتر، افراد و یا تجهیزات(
•     هزینه ها با درنظر گرفتن اجرای فرآیندها )شامل هزینه­های مستقیم و غیر مستقیم(
•     صاحبان و ذی نفعان یک فرآیند
•     برنامه­ها و فناوری­ها از جمله آنهایی که فرآیند را ممکن ساخته و آنهایی که توسط فرآیند ممکن می­شوند
•     جزئیات محاسبه، کنترل­های مالی و عملیاتی برای هر فرآیند(که به عنوان فعالیت­های تطبیقی نیز شناخته می­شود(
•     پایبندی به الزامات قانونی
•     ارزش قائل شدن برای سازمان

انتخاب یک راهکار برای مخزن فرآیند

سازمان­ها می­توانند تلاش کنند تا از اینترانت خود به­عنوان یک مخزن فرآیند استفاده کنند. با این وجود، پیکربندی اینترانت به منظور تبدیل آن به یک BPMS، بسیار وقت­گیر و هزینه­بر است. خوشبختانه امروزه می­توان در بازار به نرم­افزارهایی دسترسی داشت که کارآیی گسترده­ای دارند. اما هنگام انتخاب یک راهکار مخزن فرآیند، همیشه مطمئن شوید که یک تأمین کننده معتبر و مجرب را یافته­اید و از منابعی که راهکار را ارائه می دهند، مطمئن شوید.

از آنان بخواهید که نقشه جزئیات نرم­افزار را در اختیارتان قرار دهند تا هر دو درک کاملی از آنچه باید انتظار داشته باشید را به دست آورید. اگر تازه­کار هستید و چیزی ساده می­خواهید، راهکاری را انتخاب کنید که قابل ارتقاء باشد. گول کاربردهای فانتزی برخی نرم­افزار­های مدیریت فرآیند کسب­و­کار را نخورید. یادتان باشد در هر شرایطی به اهدافتان وفادار بمانید. ممکن است در حال حاضر برای شبیه سازی فرآیند در حال استفاده از Visio باشید.

اگر نمی­خواهید کارکنان را برای استفاده از یک ابزار شبیه­سازی جدید آموزش دهید، به دنبال مخزن فرآیندی باشید که با Visio همخوانی داشته باشد. بدین ترتیب لازم نیست وظیفه یادگیری چگونگی استفاده از ابزار جدید را بر عهده بگیرید. طبق تجربیات بنده، شخصی­سازی­ها برای جلب رضایت کامل مشتریان هستند. به دنبال راهکاری نباشید که دقیقاً مطابق آن چیزی باشد که شما در ذهن دارید و اینکه بتوانید آن را مستقیماً از فروشگاهی خریداری کنید.

ممکن است نیاز به یکپارچه­سازی یا شخصی­سازی داشته باشید تا بتوانید شیوه کارکرد راهکار انتخابی برای کسب­و­کارتان را بهینه­سازی کنید اما در نهایت به راهکاری می­رسید که ارزش سرمایه­گذاری دارد