در عصر فناوری اطلاعات، ارائه خدمات به صورت الکترونیکی نه تنها با پذیرش و اقبال خدمتگیرندگان مواجه شده یلکه برای سازمانهای ارائه دهنده خدمت نیز منجر به دستاوردهایی بزرگ نظیر کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری گردیده است. از همین رو، امروزه ارائه خدمات الکترونیکی به مشتریان درونسازمانی یعنی کارکنان سازمان، از دغدغههای مدیران و به خصوص مدیران منابع انسانی در سازمانهای پیشرو گردیده است. مدیران منابع انسانی با هدف افزایش رضایت کارکنان و تواما ایفای نقش موثرتر خود در تحقق استراتژیهای سازمان، در جستجوی یک راهکار اثربخش و کارا برای دستیابی به این اهداف هستند. پنل خویش خدمت کارکنان میتواند نقشی اساسی در این مسیر ایفا نماید.
به لطف تکنولوژیهای روز، فراهم آوردن دسترسی تحت وب به کارکردهای سیستمهای “کارگزینی” و “حقوق، دستمزد” برای تمامیکارکنان به پدیدهای ممکن در شرکتهای امروزی تبدیل شده است. پنل خویش خدمت کارکنان نیز، نرمافزاری تحت وب بوده که به کارکنان اجازه میدهد بسیاری از امور مرتبط با حقوق و کارگزینی را خودشان، به صورت مستقل، انجام دهند. این کار علاوه بر افزایش دقت، شرکتها را قادر میسازد که کارآمدتر باشند و در زمان صرفه جویی نمایند.
پنل خویش خدمت کارکنان رایورز که در بستر سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار (RayBPMS) و در ارتباط با سیستمهای “کارگزینی و صدور احکام” و “حقوق، دستمزد و پرسنلی” این شرکت تولید شده، راهکاری یکپارچه برای مدیریت انواع درخواستهای کارکنان را در اختیار سازمانها قرار میدهد. این راهکار قابلیت سفارشیسازی دارد. به علاوه بنا به نیاز هر سازمان امکان افزودن فرایندهای اختصاصی و توسعه آن نیز وجود دارد.
این راهکار، علاوه بر ارتقا تجربه کارکنان در استفاده از خدمات حقوق و کارگزینی، با کاهش فعالیتهای دستی و زمانبر نقش مهمیرا در آزاد کردن زمان واحد منابع انسانی برای پرداختن به وظایف اصلی خود نظیر آموزش، مدیریت عملکرد، افزایش رضایت کارکنان، جذب و استخدام وغیره ایفا مینماید.
1- حصول اطمینان از به روز بودن دادههای کارکنان
هیچ فردی بهتر از خود کارکنان از آخرین اطلاعاتشان آگاه نیست. بنابراین زمانی که دسترسی ورود اطلاعات به کارکنان داده میشود، دقت اطلاعات بالاتر رفته، همچنین بروزرسانی اطلاعات به طور منظمتری صورت میگیرد. بدیهی است، صحتسنجی اطلاعات توسط سیستم و یا کارشناسان مربوطه نیز جهت حصول اطمینان ضروری خواهد بود.
2- بالا بردن کارایی واحد منابع انسانی
پرداختن به امور اداری و محاسبات حقوق سهم عمدهای از زمان واحد کارگزینی و حقوق سازمانها را به خود اختصاص میدهد. با تفویض این امور به سیستمها و کارکنان، حجم کارهای واحدهای حقوقو و کارگزینی تا حد زیادی تقلیل پیدا میکند. در نتیجه مدیران منابع انسانی میتوانند زمان بیشتری را به ماموریتهای مهمتر و اصلی خود اختصاص دهند.
همچنین، مانند هر زمینه دیگری در کسب و کار، استفاده از فناوریهای مناسب به بهبود وضع موجود، افزایش کارایی و تداوم موفقیت کسب و کار کمک شایانی مینماید.
3- افزایش رضایت کارکنان
دسترسی به خدمات کیفی در هر زمان و مکان و بدون واسطه انسانی، از نیازهای کارکنان در دنیای امروز است. پنل خویش خدمت کارکنان این نیاز را تا حد زیادی در سازمان شما برآورده خواهد کرد. با استقرار این پنل، کارکنان میتوانند بدون دریافت کمک از واحد حقوق و کارگزینی اطلاعات فردی خود را بروزرسانی کنند، آخرین حکم خود را مشاهده نمایند و در موارد لزوم انواع درخواستها را به جریان بیاندازند. همه این کارها با چند کلیک ساده و در غیاب هر گونه کاغذ قابل انجام است.
4- دسترسی به گزارشات تحلیلی و آماری
علاوه بر اینکه هر یک از کارکنان امکان رهگیری آخرین وضعیت درخواستهای خود را دارند، گزارشات تحلیلی و آماری متنوعی برای تصمیمگیری، به کمک مدیران خواهد آمد. همچنین با تحلیل اطلاعات فرایندی، عارضهها و نقاط قابل بهبود فرایندها آشکار خواهد گردید تا با پرداختن به آنها سطح بهرهوری سازمان افزایش یابد.
با استقرار پنل خویش خدمت کارکنان، مدیران منابع انسانی قادر خواهند بود بر ماموریت و فعالیتهای کلیدی خود از جمله آموزش نیروی انسانی، مدیریت تغییر، تحول فرهنگ سازمانی، مدیریت ارتباطات سازمانی، ارتقا انگیزه و غیره متمرکز شوند.
تغییر تمرکز از فعاایتهای دستی و زمانبر به فعالیتهای مذکور، منجر به تحولات مثبت و قابل ملاحظهای در عملکرد نیروی انسانی و در نتیحه سازمان شده و به این ترتیب جایگاه ویژه ای به واحد منابع انسانی اعطا خواهد کرد.
پشتیبانی از فرایندها شامل:
پشتیانی از فرایندهای درخواست مرخصی، درخواست اضافهکاری، هزینه ماموریت
پشتیبانی از فرایندهای ثبت و ویرایش اطلاعات هویتی، تماس، فرزندان، افراد تحت تکفل، مدرک تحصیلی، دورههای آموزشی گذرانده شده و سوابق پزشکی
پشتیبانی از فرایندهای درخواست وام، درخواست تعدیل وام، درخواست تسویه وام و درخواست عضویت در صندوقهای رفاهی سازمان
پشتیبانی از فرایندهای مساعده، مشاهده فیش حقوقی، مشاهده حکم
پشتیانی از فرایندهای گواهی کسر از حقوق، گواهی اشتغال به کار
امکان ثبت فراخوان، پیشنهادات، دستورالعملها
گزارشات جدولی و نموداری
گزارشات از دادههای فرایندی
گزارشات از دادههای عملیاتی
امکان تعریف مراحل کار و توالی آنها بر اساس پارامترهای مختلف
امکان تعریف انجام دهنده هر مرحله از فرآیند
مجوز برگشت فرآیند به مراحل قبل
تحت وب و واکنشگرا
دسترسی به فرم های فرایندی برای آغاز فرایند درخواست
دسترسی به لیست کارهای انجام نشده و انجام شده و امکان جستجو در آن
دسترسی به گزارشات تحلیلی و آماری
دسترسی به اخبار و اطلاعیهها
یکپارچگی کارتابل با سایر فرایندها
امکان رهگیری تاریخچه و آخرین وضعیت هر درخواست
تعیین دسترسی به فرمهای آغازین به ازای سمت یا گروه سمتها
اجبار به تغییر رمز عبور در اولین لاگین
اجبار به تغییر رمز عبور به صورت دورهای
امکان تعیین سیاست امنیتی بر روی رمز عبور
امکان فعالسازی احراز هویت دو مرحله ای با ارسال رمز یکبار مصرف به صورت پیامک
امکان ورود به سیستم از طریق رمز عبورActive directory
دریافت اطلاعات پرسنل و سندهای مرتبط از سیستمهای”کارگزینی و صدو احکام” و “حقوق، دستمزد و پرسنلی”
درج و ویرایش سند در سیستمهای”کارگزینی و صدو احکام” و “حقوق، دستمزد و پرسنلی”
بهرهمندی از تمامی امکانات ابزار RayBPMS
