در سازمانی به وسعت صدا و سیما، کنترل و نظارت دقیق بر پروژه ها بدون داشتن فرآیندهای مکانیزه غیرممکن است. به نقل از آقای زاهدیمهر رئیس وقت بخش تدوین مستندات طرح های عمرانی صدا و سیما، قبل از خرید نرمافزار BPMS رایورز حتی مفهوم پروژه هم برای سازمان تعریف شده نبود، لذا یک طرح یا پروژه ممکن بود چند بار با عناوین مختلف تعریف شود. به این پروژهها بودجههایی اختصاص مییافت که گاه چند برابر هزینه لازم جهت اتمام آنها بود. و به دلیل نبودن یک نرم افزار جهت ثبت اطلاعات، اطلاعات همچون ارواحی سرگردان در بخشهای مختلف سازمان پراکنده بودند. نتیجه این وضعیت چیزی جز سردرگمی، هدر رفتن منابع و وقوع تخلف نبود.
از بزرگترین چالش های سازمان صدا و سیما پیش از استقرار سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به موارد زیر می توان اشاره نمود:
هدر رفتن منابع به علت نبود اشراف کامل به پروژه و پیش نیازهای آن
نبود کنترل بر نحوه اجرای پروژه
عدم وجود شاخصهای اندازهگیری جهت بررسی پیشرفت پروژه و کنترل آن
عدم امکان رصد انحرافات پیش آمده در طی انجام پروژه
شجاعی تحولات ناشی از استقرار BPMS ایرانی رایورز را چنین بیان مینماید:
آقای شجاعی رئیس وقت بخش IT در این ارتباط میگوید: زمانی که سازمان شما همواره در حال تغییر و تحول است، یک سیستم آماده نمیتواند پاسخگوی نیازهای سازمان باشد. همچنین سیستم BPMS این امکان را فراهم میآورد که همزمان با بالا رفتن بلوغ سازمان، فرایندها را تغییر دهیم. بنابراین به این نتیجه رسیدیم که خرید نرم افزار BPMS بهترین گزینه ممکن است.
پیش از استقرار BPMS مبادلات انجام شده در هیچ جا ثبت نمیشدند، در نتیجه امکان مقایسه، رصد نمودن و تحلیل اطلاعات وجود نداشت. ولی امروز با تعریف فرایندهایی همچون تعریف پروژه، درخواست خرید، گزارش پیشرفت پروژه، فرایند اختتمام پروژه، گزارش بازدید از پروژه و درخواست خودرو پس از استقرار سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار رایورز، این اطلاعات ثبت، رصد و حتی تحلیل میشوند.
نرمافزار مدیریت فرایند کسب و کار رایورز با فراهم آوردن امکان کنترل جزئیات تک تک خریدهای پروژه باعث شد در برخی مواقع، قیمت تمام شده پروژهها تا 70% کاهش پیدا کند.
از سال 1391، کمتر از یک سال پس از تجاری شدن محصول RayBPMS به عنوان BPMS ایرانی، این ابزار در سازمان صدا و سیما استقرار یافته و سیستمهای فرایندی متعددی نظیر تعریف پروژههای عمرانی، برنامهریزی و تامین بودجه عمرانی، انبار طرحهای عمرانی، مناقصه، ترک تشریفات و قرارداد، نیازمندیهای مراکز استانها، مدیریت بودجه جاری، اسکرام و … طراحی و در سطح کشور اجرایی گردیده است. همچنانکه طراحی فرایندها و زیرسیستمهای جدید به صورت مستمر در حال انجام است.
صدا و سیما پیش از پیادهسازی BPMS رایورز از سیستم BPMS دیگری استفاده میکرد که به دلیل ضعف ابزار موفق نبوده است. به گفته آقای زاهدی مهر، بارزترین ویژگی رایورز نحوه ارائه خدمات پشتیبانی است. معمولا اولین جمله دیگر شرکتها در برخورد با یک درخواست ” نه، حالا بررسی می کنیم.” است ولی پاسخ رایورز “بله” و ارائه راه حلی برای مساله پیش آمده میباشد. باید افزود که بومی بودن سیستم مزایای دیگری هم درپی داشت از جمله امکان تعامل با شرکت رایورز برای اضافه نمودن امکانات مورد نیاز و برقراری ارتباط با سیستم حسابداری موجود سازمان.
