منطقه ویژه در راستای انجام بخشی از اهداف محوله در زمینه امور گمرکی، بر آن شد تا با استفاده از فناوریهای نوین و کاربردی به ساماندهی بیشتر این عملیات بپردازد. با توجه به هدف آن مجموعه، جهت تبدیل شدن به قطب صادرات و جذب سرمایهگذاری خارجی و داخلی و با توجه به اینکه در این منطقه حجم صادرات و واردات زیاد است، ذخیره اطلاعات محموله، گمرک و اطلاعات مالی آن برای بسیاری از تصمیمگیریها و پیشبینیها مهم است. باتوجه به اهمیت درست بودن اطلاعات و عدم وجود مغایرت اطلاعات برای گمرک و کالاها، ذخیره دقیق و کامل دادهها در درجه اول اهمیت قرار دارد. پس بخشی از عملیات درخواستی در این مجموعه، صدور اتوماتیک انواع قبضهای صادره از قبیل مواد اولیه و تولیدی میباشد. پیرو این امر مهم، نیاز به مکانیزه کردن عملیات مرتبط و نگهداشت اطلاعات تصمیمگیری در این زمینه مطرح گردیده است.
موارد مطرح شده تنها دغدغه یک قسمت از مجموعه بسیار بزرگ منطقه ویژه اقتصادی صنایع معدنی و فلزی خلیج فارس است، که با توجه به اهمیت ذخیره حجم بالای اطلاعات برای گزارشگیری و تصمیمگیری احتیاج است تا فرآیند به صورت سیستمی و مکانیزه انجام شود. لذا شرکت مهندسی نرمافزار رایورز، فرآیند قبض انبار را با استفاده از نرمافزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار (RayBPMS) طراحی، مکانیزه و پیادهسازی نمود.
همچنین انتخاب این سامانه برای استانداردسازی قوانین و ضوابط تعیین شده در منطقه و صدور انواع قبضهای انبار، مرتبط با امور گمرکی منطقه ویژه خلیج فارس طراحی و بهرهبرداری شده است. با مکانیزه شدن این فرآیند علاوه بر ثبت اطلاعات میتوان گزارشهای آماری و نموداری مانند قبض انبارهای صادر شده، قبضهای ابطال شده، گزارشات لاگ دقیق تغییرات اسناد، گزارشات مربوط به انواع قبض انبار صادر شده با توجه به انواع ضوابط ثبت شده در سیستم که این ضوابط مطابق با نیاز مجموعه طراحی شده است تا با طبقهبندی دادهها به اطلاعات تمامی مراحل فرآیند دسترسی داشته و مبنای تصمیم گیریهای مدیریتی و استراتژیک باشد و آن مجموعه را در دستیابی به چشم انداز خود یاری نماید.
تسریع ثبت و جست و جوی درخواستها
کاهش چالشهای موجود در خصوص تعاملات متقاضیان ، مدیران و کارشناسان
کاهش زمان انجام فرآیندها
کاهش هزینه توسعه و تغییر فرآیندها
کاهش خطای کاربران به واسطه استاندارد سازی قوانین و ضوابط جاری
دسترسی سریع به گزارشات لحظه ای برای کلیه کاربران و مدیران
دسترسی سریع به تاریخچه اقدامات کاربران
امکان بهبود مستمر فرآیند به واسطه انعطافپذیری بالای آن (به دلیل استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار رایورز جهت مکانیزاسیون)