راهکار ارائه شده

شرکت رایورز در سال 1400، با طراحی سامانه تامین کالا و خدمات شرکت آبفا البرز در بستر RayBPMS با در نظر گرفتن قوانین و روال‌های پیچیده و پویا، هم‌چنین برقراری ارتباط مکانیزه و دو طرفه با سیستم‌های کنترل موجودی و حسابداری انبار، خرید و تدارکات، مدیریت قراردادها و اعتبارات، راهکار جامع و یکپارچه “تامین کالا و خدمات” را در این سازمان پیاده‌سازی نمود.
این پروژه در چهار فاز به شرح زیر انجام شد:

فاز اول: استقرار سیستم‌های یکپارچه MIS شامل:
کنترل موجودی و حسابداری انبار
خریدو تدارکات
مدیریت قراردادها
اعتبارات
حسابداری مالی و کنترل بودجه
وجوه نقد و خزانه‌داری
حقوق، دستمزد و پرسنلی
منابع انسانی
صورتهای مالی
اموال و دارایی‌های ثابت
جهت آشنایی با امکانات هر یک از این سیستم‌ها به سایت رایورز مراجعه نمایید.

فازدوم: بررسی، تحلیل و تدقیق نیازمند‌ی‌های فرآیندی مبتنی بر RayBPMS شامل
تجزیه و تحلیل گردش کار، فرم‌ها، گزارشات، دستورالعمل‌ها و آیین نامه‌ها، شاخص‌های کلیدی عملکرد فرایندهای حوزه تامین و مقایسه با مدل‌های مرجع
برگزاری جلسات متعدد مصاحبه و طوفان فکری با ذینفعان مربوطه
ارائه طرح مدیریت تغییر
ارائه مدل یکپارچه To be جهت طراحی و استقرار
شناسایی متدهای ارتباطی و نرم‌افزارهای واسط برای تعامل فرایندها مبتنی بر RayBPMS با RayMIS

فاز سوم : طراحی و ساخت فرایندهای شناسایی شده در فاز دوم و برقراری ارتباط فرایندها با سیستم‌های یکپارچه MIS
طراحی فرم‌ها، گردش‌کارها، قوانین، جداول اطلاعاتی، اعلان‌ها بر بستر سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار رایورز
فراخوانی سرویس‌های سیستم‌های یکپارچه MIS توسط RayBPMS و بالعکس، جهت برقراری ارتباط دوطرفه مکانیزه
آموزش کاربران نهایی و مدیر سیستم
استقرار سامانه جامع و یکپارچه تامین کالا و خدمات

فاز چهارم: استقرار لایه‌ی گزارش‌دهي به مديريت (RayMRS)
طراحی و استقرار انواع گزارشات جدولی و نموداری با قابلیت ایجاد سطوح دسترسی متفاوت

دستاوردها

با به‌کارگیری این سامانه یکپارچه در شرکت آبفا البرز، فعالیت‌های کاغذی به صورت کامل حذف شده و روال تامین کالا از ثبت درخواست تا تحویل کالا کاملا به صورت الکترونیکی انجام می‌گردد.
برخی از دستاوردهای حاصل از استقرار این راهکار را به صورت خلاصه بدین صورت عنوان کرد:

کاهش زمان مورد نیاز برای تامین کالا
افزایش میزان انطباق مشخصات کیفی و کمی کالای درخواستی و کالای دریافتی
فراهم شدن امکان جستجو در بین درخواست‌های ثبت شده و رهگیری درخواست‌ها
امکان دریافت گزارشات آماری متعدد نظیر کالاها و خدمات با بیشترین (کم‌ترین) تعداد درخواست، تعداد درخواست‌های ثبت شده هر مرکز هزینه طی بازه مشخص و غیره
فراهم شدن امکان گزارش‌گیری تحلیلی در لحظه برای مدیران و مسئولین رصد فرایندها مانند متوسط زمان انجام فرایندها، متوسط زمان انجام فعالیت‌ها، گلوگاه‌های فرایندی و غیره
تسهیل مدیریت در خصوص تخصیص ردیف بودجه‌ها
تسهیل تقسیم کار بین کارشناسان در واحد‌ها توسط مدیران هر واحد
طی شدن مسیر اخذ تاییدات لازم به صورت پویا توسط سامانه بر اساس نوع کالای درخواستی، محل درخواست، محل استفاده و برخی پارامترهای دیگر
یکپارچگی کامل در حوزه تامین کالا و خدمات و حذف جزیره‌های اطلاعاتی
و غیره