سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)

در دنیای امروز، با توجه به افزایش حجم کارها، اطلاعات نیز به موازات آن در حال افزایش و گسترش می باشد؛ این افزایش موجب مشکل تر شدن ذخیره سازی موثر و ایمن اطلاعات می گردد چرا که این اطلاعات همیشه باید براحتی در دسترس افرادی که به آن نیاز دارند قرار گیرد. یکی از بهترین پاسخ ها برای این نیازها، استفاده از سیستم های مدیریت اسناد می باشد.

مدیریت اسناد را می‌توان به عنوان نرم افزاری که اسناد موجود در یک سازمان را کنترل و سازماندهی می‌نماید، تعریف نمود. لازم به ذکر است، فرایندهایی که به منظور رهگیری، ذخیره سازی و کنترل اسناد استفاده می شوند، در بحث مدیریت اسناد بسیار دارای اهمیت هستند.

بطور کلی چگونگی ذخیره سازی، مدیریت و رهگیری اسناد الکترونیکی در سازمان را می توان به عنوان مدیریت اسناد تعریف نمود.

مولفه های پایه ای برای یک سیستم  DMS شامل فیلدهای داده ای، رکوردها، فایل ها (یا اسناد)، پوشه ها و کابینت ها می باشند که در ادامه به اختصار به تشریح آن ها می پردازیم.

بخش های مشخصی از اطلاعات در مورد یک رکورد شامل فیلدهای داده ای است که معمولاً نقشی همانند ایندکس ها را دارند. به عنوان مثال این اطلاعات می تواند شامل تاریخ ایجاد یک رکورد، شماره کارمندی که رکورد را ایجاد کرده و یا آخرین فردی که تغییری در رکورد ایجاد کرده، باشد. این فیلدها همانند فراداده ها (metadata) باعث سهولت جستجوی رکوردها می گردند. یک فایل ممکن است شامل یک یا مجموعه ای از رکوردها باشد که می تواند به عنوان یک سند از آن نام برد.

مجموعه ای از فایل های مرتبط (به عنوان مثال از نظر موضوع یا عملکرد) را می توان در پوشه ها گروه بندی کرد. همچنین مجموعه ای از پوشه های مرتبط و مشابه را می توان در یک کابینت قرار داد.

 

انواع سیستم های مدیریت اسناد:

بطور کلی می‌توان سیستم های DMS را به دو دسته زیر تقسیم کرد:

  • سیستم های مدیریت اسناد همراه با دستگاه های اسکنر و کپی

DMS های مقرون به صرفه، معمولاً همراه با دستگاه های اسکنر و کپی به فروش می‌رسند. این ابزارها غالباً بعنوان سیستم های مدیریت تصاویر و pdf ها به کار می روند و توانایی یکپارچه شدن با سخت افزار را هم دارند؛ در عین حال توانایی مدیریت فایل های ایجاد شده روی شبکه را نیز دارا هستند. البته این سیستم ها، دارای تمامی قابلیت های یک سیستم سازمانی نیستند. اما قابلیت های پایه ای یک سیستم DMS را پشتیبانی می کنند و از لحاظ قیمت بسیار رقابتی و مقرون بصرفه هستند.

  • سیستم های مدیریت اسناد در سطح سازمانی

این سیستم های قدرتمند معمولاً در زیربنای خود نیاز به پایگاه داده های قدرتمندی مانند Microsoft SQL Server و یا Oracle دارند و معمولاً قیمت های بالایی دارند. این نوع از سیستم ها، تمامی قابلیت های پیشرفته ی سیستم های DMS را دارا هستند و حتی بعضی از آن ها دارای قابلیت هایی منحصر به صنایع خاص مانند صنایع حقوقی و حسابداری می باشند.

 

 

سیستم های DMS به منظور بارگذاری، ذخیره و بازیابی اطلاعات بشکلی قاعده مند و با توجه به نیازهای سازمان، طراحی و ساخته می شوند .یک سیستم  DMS استاندارد شامل قابلیت های بنیادی زیر می باشد:

  • ابزارهایی که امکان ضبط و بارگذاری اطلاعات در سیستم را می دهند.
  • متدهای آرشیو سازی و ذخیره سازی برای فایل ها و اسناد.
  • توانایی پشتیبانی و اداره کردن نیازهای قانونی. 
  • سازماندهی اسناد از طریق سیستم های ایندکس گذاری.
  • ابزارهای جستجو که امکان جستجو و بازیابی  اطلاعات را فراهم می سازند.
  • امنیت و کنترل دسترسی به منظور جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده ها.
  • سیستم پیگیری یا بازرسی (Audit system) که امکان پیگیری چرخه ی حیات یک سند را می دهد.
  • یک سیستم جریان کاری که مسیریابی خودکار اسناد را برای افراد یا بخش های مختلف سازمان فراهم می کند.

 

از قابلیت های کلیدی یک سیستم مدیریت اسناد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • Check-in / Check-out و قفل گذاری روی اسناد به منظور هماهنگ سازی ویرایش همزمان یک سند توسط افراد مختلف تا از این طریق تغییراتی که توسط یک فرد روی سند اعمال شده اثری روی تغییرات فرد دیگر نگذارد (overwrite).
  • کنترل نسخه، به منظور تشخیص نسخه ی اولیه و نسخه های تغییر یافته ی یک سند و نمایش تفاوت های نسخ مختلف یک سند.
  • قابلیت roll-back به منظور استفاده از نسخه ی قبلی از یک سند در صورت بروز خطا یا صدور نسخه ای تکمیل نشده از سند مورد نظر.
  • قابلیت نمایش تاریخچه ی تغییرات (سیر تغییرات) یک سند در طول چرخه ی حیات خود در سیستم را فراهم می کند، به این معنی که چه تغییراتی روی یک سند اعمال شده و همچنین این تغییرات توسط چه افرادی صورت گرفته است.
  • نشانه گذاری و مهر کردن اسناد (stamping) و قابلیت اضافه کردن ملاحظات برای اسناد.

یکی از ملزوات یک سیستم DMS قابلیت جستجو می‌باشد که در واقع از مرور کردن پوشه های مختلف به منظور یافتن سند مورد نظر جلوگیری می‌نماید.

از امکانات جستجوی یک سیستم DMS می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • قابلیت جستجوی اسناد بر اساس تاریخ ایجاد و تغییرات آن ها در بازه های زمانی مختلف.
  • قابلیت جستجوی اسناد بر اساس نام افراد ایجاد کننده و یا تغییر دهنده اسناد.
  • قابلیت جستجو در میان اسنادی که اخیراً تغییر یافته اند.

یکی دیگر از مشخصه‌های یک DMS خوب این است که فرد ایجاد کننده ی یک سند، امکان تعیین میزان دسترسی (خواندن، ویرایش کردن و حذف سند) افراد به سند ایجاد شده را داشته باشد . این نوع از حفاظت سند در بیشتر شبکه ها توسط قوانین دسترسی شبکه (network access rules) اداره می‌گردد.

 

قابلیت Check-in و Check-out اسناد

اگر شما سعی در باز کردن سندی داشته باشید که در زمان جاری توسط فرد دیگری در حال ویرایش می‌باشد، یک سیستم عامل تحت شبکه مانند windows server به شما این هشدار را می‌دهد که فایل در حال استفاده می‌باشد و این انتخاب را در اختیار شما می‌گذارد تا یک کپی از سند مورد نظر تهیه کنید. اما یک سیستم DMS اطلاعات بیشتری در مورد سند مورد نظر در اختیار شما قرار می‌دهد، که در این خصوص می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:

  • چه کسی در حال ویرایش سند می‌باشد
  • تغییرات اعمال شده توسط فرد ویرایش کننده در چه زمانی صورت گرفته است 
  • هدف ویرایشگر از ویرایش سند چه بوده است.  

 

مقایسه اسناد

یک DMS نه تنها از قابلیت های رهگیری تغییرات لغات (Word's track-changes) در یک سند متنی و همچنین ادغام سند (document-merging) پشتیبانی می‌کند، بلکه به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق مشخص سازی (highlight) تفاوت های بین نسخه های مختلف، نسخه‌ی ویرایش شده ی سند را با نسخه ی‌ اصلی آن مقایسه نمایید.


قابلیت انتشار در وب

اغلب DMS ها قابلیت های مدیریت محتوا را در بستر اینترانت و یا حتی وبسایت های عمومی فراهم می‌سازند. برخی اوقات شما قادر خواهید بود تا نوع خاصی از اسناد را تعریف نمایید  تا به  محض اینکه در DMS ذخیره شدند بصورت خودکار در اینترانت شما منتشر شوند.

 

مکانیزه سازی جریان کاری

یک DMS  می‌تواند قابلیت تعریف مجوزها و قوانین مسیریابی را داشته باشد تا بدین شکل بتوان تعیین کرد که چه افرادی و با چه ترتیبی امکان دسترسی به یک سند را داشته باشند. این ویژگی به سیستم این امکان را می‌دهد تا نه تنها از ایجاد و بازیابی اسناد حمایت کند، بلکه امکان ویرایش و انتقال فایل تحت یک فرایند سلسله مراتبی را نیز فراهم می‌سازد (handoff process).


یکپارچگی با ایمیل

اکثر DMS ها با Microsoft Outlook, Lotus Notes وسایر پلتفرم های ایمیل یکپارچه هستند و به شما این امکان را می‌دهند تا علاوه بر نمایش اسناد مورد نظر خود از درگاه ایمیل، امکان ذخیره سازی این اسناد را بر روی DMS  را نیز داشته باشید.


بازیابی اسناد

یکی از ویژگی‌های اساسی سیستم های DMS پشتیبانی آن ها از بازیابی اسناد، آرشیو سازی اسناد و هچنین بازیابی اسنادی است که به علت وقوع بلایای مختلف از بین رفته اند (Disaster Recovery) می باشد که با اتصال به سایر سیستم های پشتیبان گیری از اسناد شما حفاظت می‌نماید.

 

توانایی های یک DMS

یک DMS از قابلیت ها و توانایی های بنیادی خود (ذخیره سازی، ایندکس گذاری، بازیابی و تبادل داده)، به شکل ذیل بهره می برد:

ذخیره سازی: یک سیستم DMS باید یک مخزن مرکزی امن برای ذخیره سازی رکوردها و داده ها روی دیسک سخت و یا هر نوع دیگری از دستگاه های ذخیره سازی را فراهم نماید. به منظور حفظ یکپارچگی سیستم در مقابل از دست رفتن اطلاعات، DMS با استفاده از امکانات Replication، امکان تهیه ی نسخه های پشتیبان (backup) از داده های ذخیره شده را فراهم می کنند.

ایندکس گذاری: ایندکس گذاری رکوردها، دسترسی، بازیابی اطلاعات در آینده و هچنین استفاده از اطلاعات را ممکن می سازد .سازمان ها باید نیازهای حال و آینده ی خود را بررسی نموده تا بتوانند یک استراتژی مناسب به منظور ایندکس گذاری انتخاب نمایند که به آن ها امکان به حداکثر رساندن استفاده از تکنولوژی  DMS را می دهد.

بازیابی: قابلیت بازیابی داده در یک سیستم DMS در مرکزیت سیستم قرار می گیرد که به منظور دسترسی به مخزن داده ها مورد استفاده قرار می گیرد. طرح ریزی دقیق این عملیات عملکرد سیستم را بهبود می بخشد.

تبادل داده: راهکار تبادل داده باید توانایی یکپارچه شدن با سایر سیستم های اطلاعاتی داخل سازمان را داشته باشد. بمنظور داشتن یک سیستم سازمانی کاملا کارآمد، در صورت لزوم، این راهکار باید امکان تبادل داده میان سیستم های قدیمی (Legacy) و سایر پایگاه های داده ای را داشته باشد.

 

مولفه های یک DMS

اساسا معماری یک سیستم DMS شامل مولفه هایی نظیر سرورها، ایستگاه های کاری و عناصر سخت افزاری دیگر می باشد که به منظور برآورده سازی قابلیت یا عملکردی مشخص از سیستم، طراحی شده اند.

شبکه: شبکه محلی (LAN) و یا شبکه گسترده (WAN) مورد استفاده قرار می گیرد که نیازهای زیر را برآورده می کند:

  • به منظور اتصال مولفه های متنوع DMS مورد استفاده قرار می گیرد.
  • به عنوان گذرگاهی به اینترنت عمل می کند.

سرورها: سرورهای مجزا یا سرورهای مجازی "Virtual" ممکن است به منظور تقسیم عملیات مختلف سیستم مورد استفاده قرار گیرند. قدرت پردازش سرورها می تواند عملکرد سیستم DMS را تحت تاثیر قرار دهد.

نرم افزار: نرم افزارهای DMS می توانند در سطوح ذیل مورد بررسی قرار گیرند:

  • قابلیت کارکرد – تمام عملیاتی که سیستم DMS انجام می دهد.
  • اداره کردن – پیکیربندی عناصر سیستم به منظور تطبیق با نیازهای کاربر.
  • واسط – میزان سهولت در تعامل کاربران با سیستم را مشخص می نماید.

ذخیره سازی: ذخیره سازی مولفه ای حیاتی برای هر راهکار DMS می باشد. سیستم ذخیره سازی باید به نحوی طراحی گردد که کلیه فایل ها و اسناد مورد استفاده، داده های پشتیبان و داده های آرشیو شده را در بر گیرد.

 

مدیریت اسناد در سطح سازمانی

یک سازمان از بخش های مجزا تشکیل شده است که هر کدام از این بخش ها عملیات مشخصی را انجام می دهند. هر کدام از بخش ها کارهای مربوط به خود را انجام داده و گاهاً ممکن است با سایر بخش ها تعامل داشته باشند. بسیاری از راهکارهای DMS به سازمان این امکان را می دهند تا رکوردهای ذخیره شده مربوط به بخش های متنوع سازمان را هماهنگ سازی و یکپارچه کرده تا امکان به اشتراک گذاری اطلاعات در تمام سطح سازمان فراهم گردد.

یک DMS در سطح سازمانی، همچنین می تواند مکانیزه سازی جریان کاری و مدیریت فرایندهایی که نیاز به تایید یا بررسی چندین بخش (از سازمان) دارند را فراهم سازد. این راهکارها معمولاً قابلیت ها و عملیات ذیل را فراهم می سازند:

  • ارتباط موثر در برقراری ارتباط درون بخش ها و مابین بخش ها.
  • حذف نیاز به جابجایی اسناد بصورت فیزیکی میان نواحی مختلف (در سازمان).
  • مسیریابی و انتقال خودکار اسناد الکترونیکی به افراد مناسب.

 

استراتژی DMS

برای حصول اطمینان از این که یک DMS در یک سازمان به طور موثر مورد استفاده قرار می گیرد، داشتن یک استراتژی برای مقایسه ی چگونگی توسعه ی این سیستم ضروری است. این استراتژی باید منعکس کننده کاربرد واقعی اطلاعات در کل سازمان باشد و نه فقط یک بخش خاص از سازمان. 


منابع: doc_management

What-is-Document-Management

The-Basics-of-Electronic-Document-Management-Systems

ترجمه و گردآوری: مجید ذوقی


 

درباره رایورز

شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز در اوایل سال 1368 توسط جمعی‌از فعالین حرفه نرم‌افزار تأسیس گردید...

بیشتر بدانید

ارتباط با ما

  • تهران، خيابان ولی عصر، نرسيده به توانير، خيابان احتشام، شماره 5
  • 89326000

  • BPMS@rayvarz.com

خبرنامه پایگاه دانش BPM