بهترین روش مدیریت فرایند های کسب و کار کدام است؟

مقدمه
همان طور که می دانید روش های زیادی برای مدیریت فرایندهای کسب و کار وجود دارد. مدیریت فرایند های کسب و کار، رویکردی است با اصول وروش های خاص که دستورالعملی را برای چگونگی رسیدن به حالت های مختلف در سازمان، فراهم می کند.
بیشتر متودولوژی های مدیریت فرایند های کسب و کار شامل مفاهیم، مدلی گرافیکی از مراحل انجام کار و تکنیک های ویژه ای برای المان های (فازها) داخل آن هستند.

برخی از بهترین متودولوژی های شناخته شده در حال حاضر Hummer، BP Trends، Lean، Six Sigma و Rummler-Branche هستند.

مدل های گرافیکی المان های مشترکی دارند و این در حالی است که ممکن است نام گذاری های متفاوت داشته باشند. متودولوژی BPM شما نیازمند فازهای کلیدی است، البته ممکن است شما تغییراتی در ترتیب اجرای آن ها اعمال نمایید که این امر به میزان بلوغ سازمان شما در فرایندهای کسب و کار دارد.

برخی از عناصر اصلی عبارتند از:

  • مدیریت و رهبری: چگونه فرایند ها اداره شوند، توسط چه کسی، و هر چند وقت یکبار؟

         بحث اصلی در این قسمت، نقش کلیدی مدیریت و کار گروهی در ساختار مدیریت فرایند های کسب و کار و چگونگی سازمان دادن به آنها است.

  • بهبود فرآیند و مراحل آن: مراحل استاندارد برای یک پروژه بهبود فرایند چیست؟ (مانند جدول بندی، کشف، تحلیل، طراحی مجدد، اجرا و نظارت مداوم ).
  • اندازه گیری: اطلاعات کمی و کیفی که بایستی جمع آوری شوند و در طول پروژه برای بهبود فرایند ها در عمل استفاده شوند را پوشش می دهد (در حقیقت در تمام مراحل متودولوژی).
  • آموزش: چه آموزشی مورد نیاز است (و در چه قالبی)؟ چگونه مدیران و کارشناسان مربوطه در زمینه ی روش مورد نظر تعلیم می یابند؟
  • هم ترازی با اولویت های سازمانی: چگونه فرایندی برای پروژه های بهبود فرایند یا برای هر نوع بهبود مداوم انتخاب میشود؟
  • بهبود مستمر: چگونه و توسط چه فردی فرآیند ها نظارت می شوند؟ چه داده ای به عنوان نشانه (درگزارشات) عمل کرده و در تصمیم گیری و عمل دخالت دارد.
  • فناوری: شما چه ابزار مدیریت فرایند کسب و کار را استفاده می کنید؟ آیا این ابزار ها استاندارد هستند؟
  • شیوه های رایج مدیریت فرایند های کاری: چه استانداردهای مدیریت فرایند کسب و کاری در سازمان شما است؟ چگونه شیوه های قدیمی مورد بررسی قرار می گیرند و یا از رده خارج می شوند و شیوه های جدید به سازمان القا می شوند؟
  • مدیریت تغییر: در حال حاضرچه روشی برای مدیریت تغییرات در شرکت شما استفاده می شود و چگونه آن را در مدیریت فرایند های کسب و کار خود اعمال می کنید؟ چگونه آن را با مورد بهتری جایگزین کنیم؟

موارد فوق  ممکن است همه عناصر که در روش مدیریت فرایند های کسب و کار خود می خواهید نباشند ولی برای شروع خوب است. در اینجا یک مدل مدیریت فرایند کسب و کار را بررسی می کنیم.

                       

 

 

در حال حاضر مشکلی که روش های مدیریت فرایند های کسب و کار (که بیشتر به صورت تئوری هستند) دارند، این است که بایستی به صورت اجرایی هم بیان شوند و این بدان معناست که شما به جزئیات بیشتر در روش ذکر شده در بالا  نیاز دارید.

در اینجا توضیحات بیشتری برای هر عنصر مدل بیان می شود:

نتیجه گیری:

حال کدام روش را شما باید انتخاب کنید؟ این بستگی دارد به اینکه : شما در این روش چه می خواهید؟ اگر شما تنها قصد شروع انجام پروژه های بهبود فرایند داخلی را دارید، به تعریف مراحل بهبود فرایند و تکنیک های آن ناحیه بپردازید. پیکره عمومی دانش مدیریت فرایند های کسب و کار (BPM CBOK) و روندهای فرآیند کاری (BP Trends) سرفصل های خوبی هستند . 
اگر سازمان شما در حال حاضر در حال استفاده از یک متدولوژی است، میزان کارایی و اثربخشی و همچنین میزان حمابت مدیران از آن را بررسی کنید. اگر در سازمان، مشکلاتی وجود دارد ابتدا سعی کنید که فرهنگ سازمان خود را تغییر دهید.
اگر شما می خواهید خودتان روش مدیریت فرایند را بسازید، پس با یک نمونه ساده اما جامع شروع کنید و از آن در سازمان خود بهره بگیرید. اطمینان حاصل کنید که در سازمان شما قابل اجراست. در عین حال بی پروا از دیگر روش ها برای دستورالعمل و تکنیک های خاص اطلاع پیدا کنید.
از یک مجموعه عمومی شروع کنید، به آنچه مورد نیازتان است فکر کنید. از این مجموعه عمومی در بخش های مختلف، با مدیران مختلف و برای پروژه های بهبود فرایند متنوع استفاده کنید و آنها را احیا کنید. فراموش نکنید که شما یک روش جامع برای شروع نیاز ندارید، اما باید در مورد عناصر اصلی دقت کنید.


نویسنده: Shelley Sweet

منبع: bpminstitute.org

ترجمه: الهه قیصری


 

درباره رایورز

شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز در اوایل سال 1368 توسط جمعی‌از فعالین حرفه نرم‌افزار تأسیس گردید...

بیشتر بدانید

ارتباط با ما

  • تهران، خيابان ولی عصر، نرسيده به توانير، خيابان احتشام، شماره 5
  • 89326000

  • BPMS@rayvarz.com

خبرنامه پایگاه دانش BPM