چرا پروژه های فناوری در دولت به شکست منجر می شود

این مطلب ابتدا سه دلیل اصلی شکست پروژه های فناوری را از دیدگاه شرکت پگاسیستم بیان نموده و سپس راهکارهایی در راستای حل این مشکلات ارائه می دهد. 
سازمان های دولتی دارای سیستم های متعدد و پیچیده ای هستند که برای دستیابی به اهداف سازمان، باید با یکدیگر هماهنگ باشند. مطالعات انجام شده ثابت می کند بین 65 تا 80 درصد از پروژه های فناوری اطلاعات یا با شکست مواجه می شوند و پس از پیاده سازی به اهداف از پیش تعیین شده دست نمی یابند و یا بسیار دیرتر از زمانبندی پیش بینی شده پیاده سازی می شوند و پیاده سازی آن ها هزینه ای بیشتر از مقدار پیش بینی شده دربردارد. گاهی اوقات هم به نسبت برنامه ها بسیار بهتر عمل می کنند.

دلیل اول: افراد

افراد سازمان دلیل اصلی شکست پروژه های فناوری هستند. افراد به طرق مختلف می توانند منجر به شکست پروژه ها شوند، از جمله این موارد می توان به عدم حمایت اجرایی مدیران از پروژه، فقدان مدیریت پروژه، عدم مهارت نیروهای انسانی، محدودیت منابع و مقاومت افراد در برابر تغییرات، اشاره نمود. 
یکی از اصلی ترین جنبه های موفقیت در پروژه های BPM وجود یک تیم منسجم است اما هنوز هم در بسیاری از پروژه ها، بین افراد کسب و کار و تیم فناوری اطلاعات فاصله های کاری بسیاری وجود دارد. این عدم توانایی در همکاری، افراد را در هر دو گروه بی انگیزه می کند.
در مورد سازمان های دولتی موارد خاص دیگری نیز در حوزه افراد وجود دارد. به عنوان مثال، یک نمونه پروژه دولتی، چرخه های متعدد انتخاب را طی می کند. به علاوه ذینفعان و تصمیم گیران پروژه ممکن است به دلایل پیش بینی نشده، وضع قوانین جدید، مسائل سیاسی و غیره مرتبا تغییر نمایند. 

 

دلیل دوم: عدم شناخت صحیح نیازمندی ها

روش های سنتی توسعه ی نرم افزار موجب عدم شناخت صحیح نیازمندی ها می شد. این روش ها با رویکرد تغییر رادیکالی وارد سازمان می شدند، بیشتر بر روی داده ها متمرکز بودند تا چگونگی استفاده از آن ها و به علاوه انعطاف پذیری در اعمال تغییرات را پشتیبانی نمی کردند. متخصصین امور دولتی برای جمع آوری نیازمندی ها و ثبت آن ها به بیش از 6 ماه زمان نیازدارند، سپس واحد IT نیز باید مستندات تهیه شده را به یک سیستم اطلاعاتی جهت پوشش نیازمندی ها تبدیل نماید. پس از آن شما با معضلات زیادی روبرو می شوید:

  1. بی شک، برخی از نیازمندی ها پوشش داده نمی شود.
  2. نیازمندی های موجود، به علت عدم دانش کافی واحد IT نسبت به کسب و کار به صورت نادرست تفسیر شده اند.
  3. راهکارهای ارائه شده نمی توانند در گذر زمان منعکس کننده تغییرات مهم – نیازمندی های جدید، تغییر اولویت ها و توسعه فناوری- باشند. 

به طور کلی برنامه ریزی برای سرپا نگه داشتن یک پروژه به مدت چندین سال، بدون پیش بینی لازم برای انجام تغییرات عملا غیر ممکن است. 

 

دلیل سوم: مساله تکنولوژی نیست

تکنولوژی به خودی خود، دلیل اصلی شکست پروژه ها نیست. بلکه نحوه پیاده سای تکنولوژی، عدم انعطاف پذیری آن جهت پشتیبانی از تغییرات و عدم توانایی در یکپارچه نمودن سیستم های عملیاتی، دلایل شکست هستند. اخیراً یک پروژه (مربوط به Pega System) به علت اینکه کاربران نمی توانستند پرینت یک آدرس را بر روی مکاتبات خود داشته باشند متوقف شده بود. رفع این مشکل حدود یک میلیون دلار در زمان و بیش از هشت ماه هزینه به همراه داشت.
روش ­های توسعه و پیاده سازی موجود در سازمان های دولتی، روش هایی قدیمی، دستی و زمانبر هستند. چندین کپی از یک نرم افزار مورد استفاده قرار می گیرد تا رضایت واحد های پایین تر جلب شود، این درحالیست که ممکن است نیازمندی های متفاوتی داشته باشند. سازمان ها علاقه مند هستند که تمامی متغیر ها را مورد توجه قرار دهند. این عمل یکپارچگی را پیچیده تر و پروژه را به شکست نزدیک تر می کند.
سازمان ها نیازمند این امر هستند که بتوانند از تکنولوژی های موجود که برای آن ها سرمایه گذاری شده است، بهره بگیرند و علاوه بر آن قابلیت های مبسوط و منعطف را جهت پشتیبانی از خروجی هامی مطلوب و پوشش تغییرات پیش  آمده ناشی از اولویت های سیاسی جدید و غیره را ایجاد نمایند.

 

راه حل شماره 1: تمرکز روی نتایج

پروژه ها هرگز نباید تمرکز خود را فقط معطوف به فناوری نمایند بلکه می بایست موفقیت در دستیابی به نتایج پایدار از طریق فناوری را مورد توجه قرار دهند. فناوری لازم است به منظور حصول اطمینان از نتایج موفقیت آمیز همزمان با پشتیبانی از تغییرات پیوسته، به عنوان پلی موارد ذیل را محقق نماید:

  • برقراری ارتباط میان افراد و فرآیندها با استفاده از داده های ساخت یافته و غیرساخت یافته
  • افزایش و ارتقای همکاری مابین حوزه کسب وکار و IT
  • امکان ایجاد پردازش های تخصصی و قواعد کسب و کار متفاوت
  • ارائه دید مناسبی از داده ها و تبدیل آن ها به اطلاعات مفید و فعال
  • یکپارچه کردن محیط توسعه ی سازمان و برنامه های کاربردی به منظور اطمینان از این امر که تغییرات در تمامی سیستم ها (از جمله سیستم های اداری، مرکز تماس، موبایل) فقط یکبار نیاز به پیاده سازی دارند.

     

 

راه حل شماره 2: با هر چیز به صورت یک فرآیند تغییرپذیر رفتار کنید

فعالیت های دولتی متمرکز بر مردم بوده، اغلب تغییر می کند و به طور معمول به بیش از یک نقطه تماس نیاز دارد. این ارتباط متقابل تنها منحصر به یک زمان نمی شود بلکه فعالیتی مداوم در طول زمان بوده و دربردارنده اطلاعات مرتبط در هر شکل و هر مکان ممکن می باشد.
تکنولوژی می بایست امکان مدیریت موارد جامع را با قابلیت گرد هم آوردن تمام افراد، فرآیندها، داده های ساخت یافته و غیر ساخت یافته ی موردنیاز برای حل یک مسئله، فراهم نماید. همچنین مدیریت موارد جامع برای ارائه فرآیندهای پویا موردنیاز است چراکه این فرآیندها براحتی می توانند برای تطبیق با شرایط غیرمنتظره و سیاست ها و روال های جدید تغییر کنند.

 

 

راه حل شماره 3: تمایز قائل شدن صرفا از طریق تشخیص تفاوت ها

سازمان ها به هنگام ایجاد تغییرات پیوسته، نیازمند تعریف و اصلاح سریع فرآیندهای کسب و کار هستند. این امر نیازمند آن دسته از قوانین کسب و کار است که بازتاب سیاست ها و روال های سازمان باشند. 

قوانین باعث ایجاد انعطاف پذیری می شوند و بکارگیری آنها کنارآمدن با تغییرات را ساده می کند، چراکه قوانین به سازمان ها اجازه می دهند یک ساختار فرآیندی ایجاد نموده و سپس لایه های تخصصی از دستورالعمل های مشخص کننده تفاوت ها در موقعیت های خاص را اضافه نمایند. فرآیندهای این چنینی می توانند در تمام واحدهای سازمانی، سیستم ها و کانال های ارتباطاتی مورد استفاده قرار گیرند. 

قوانین باید در یک مخزن داده مرکزی نگهداری شوند تا اینکه بتوانند مورد استفاده مجدد قرار گیرند. این امرموجب هرچه ساده تر شدن مدیریت تغییرات می شود چرا که هر تغییر در قوانین به صورت خودکار تمامی لایه های تحت تاثیر را اصلاح می کند و بدین ترتیب تغییرات فقط یکبار اعمال می شوند.

 

راه حل شماره 4: مدیریت فعال اطلاعات

هسته جریان های کاری و روال های یک سازمان شامل دریافت، مسیریابی و گزارش دهی برای موارد مختلف می باشد. اما این گام ها تنها نیمی از مجموع کل فرایندها می باشند. سازمان ها فقط بر مبنای روال هایشان عمل نمی کنند بلکه سیاست هایی را پیش می گیرند که چگونگی پاسخ دهی به هر مورد خاص را مشخص می کند.
این امر نیازمند یک تکنولوژی با توانایی یکپارچه سازی روال ها و سیاست های سازمان می باشد به طوریکه حتی الامکان تمامی فرایندها به حالت خودکار درآیند. سازمان ها می بایست استفاده از اتوماسیون را به منظور افزایش کارایی، انطباق و شفافیت به حداکثر برسانند چراکه فرآیندهای هوشمند می توانند طیف وسیعی از سیاست ها و روال های مربوط به یک موضوع را به صورت بلادرنگ مدیریت کنند.

 

 

راه حل شماره 5: یکپارچه سازی سازمان

سازمان ها به طور مداوم در تلاش برای حفظ و بهبود سیستم های جزیره ای خود هستند و هر روزه با حجم عظیمی از داده های پیچیده که در نهایت در جزیره های مختلف کاربرد دارند مواجه می شوند. متاسفانه، افرادی که می توانند این محیط را به بهترین نحو مدیریت کنند، در حال بازنشستگی هستند و حوزه تخصص هایشان در حال منسوخ شدن می باشد. امروزه سازمان ها به دلیل مواجهت با محدودیت های بودجه ای، باید راه های موثرتری برای برگشت سرمایه گذاری خود در حوزه فناوری اطلاعات بیابند. 
راه حل، ایجاد یک محیط یکپارچه است که نه تنها توسعه برنامه های کاربردی را تسهیل می نماید بلکه جزیره های اطلاعاتی را نیز از بین می برد. یک محیط یکپارچه تعاملات بین سیستم های موجود را هماهنگ و موزون کرده و داده های مورد نیاز جهت انجام فرایند را فارغ از محل ذخیره این داده ها فراهم آورده و نیز  تصویر کامل و جامعی از اطلاعات ارائه می دهد. چنین محیط یکپارچه ای، شفافیت را در سطح سازمان افزایش می دهد؛ چرا که، از استانداردهای اتصال و یکپارچگی پشتیبانی می نماید. این امر منجر به استفاده بهینه از سیستم های موجود در فرایندهای کارآمد می شود.

 

 

 

راه حل شماره 6: زمان نباید دشمن شما باشد

یکی از دلایل رایج شکست پروژه های تکنولوژی، به طول انجامیدن آنها و در نتیجه ی آن عدم پاسخگویی موثر به تغییرات سریعی است که سازمان ها با آن مواجه هستند. راهکار این است که از همان ابتدا ساخت برای تغییر انجام گردد – یعنی انتظار تغییرات وجود داشته باشد، برای تغییرات برنامه ریزی گردد، تغییرات خوشایند و همچنین فناوری هایی را مورد استفاده قرار داد که همکاری مابین IT و کسب وکار و نیز تغییرات مستمر را پیش بینی نماید.
این مسئله نیازمند سه مولفه ذیل است: 

  1. یک رویکرد مدل محور که به کاربران کسب و کار و IT اجازه می دهد در فرآیند ایجاد تحول و دگرگونی در سازمان، با یکدیگر همکاری کنند. 
  2. ابزارهایی که به تحلیلگران کسب و کار اجازه می دهد مستقیما سیاست های سازمان را در مدل های برنامه کاربردی پیاده سازی کنند.
  3. یک مخزن از دارایی ها با قابلیت استفاده مجدد که به IT اجازه می دهد مولفه هایی همچون امنیت، قوانین یکپارچه سازی داده ها، تولید خودکار ساختار برنامه کاربردی، مستندسازی و کد را به سرعت ایجاد نماید. 

 

ما چگونه می توانیم کمک کنیم: pega برای تغییر سازمان

Pega به سازمان ها کمک می کند عملیات درون سازمانی را متحول نمایند. براین اساس، سازمان ها قادرند برنامه های کاربردی با درجه مکانیزاسیون بالا که پوشش دهنده ی نیازهایشان است را تولید نماید. با این راهکار، زمان و هزینه توسعه برنامه های کاربردی تنها به اندازه بخش کوچکی از زمان و هزینه روش های توسعه سنتی یا راهکارهای تجاری است. چراکه راهکارهای تجاری نیازمند تنظیمات گسترده ای هستند.
Pega فرآیندها و قوانین را برای اعمال آیین نامه های جدید، تغییرات در سیاست های موجود و شرایط خاص یکپارچه می نماید. مدیرت موارد جامع، به واسطه ایجاد یک فضای اشتراکی و استفاده از داده های ذخیره شده در سیستم های قدیمی، به حذف راه حل های دستی می پردازد. 
با pega، سازمان ها می توانند:

  • بزرگ بیندیشند و بر روی خروجی تمرکز کنند.
  • تعامل موثری مابین کسب و کار و IT ایجاد نمایند.
  • محیط توسعه سازمان و برنامه های کاربردی را یکپارچه کنند.
  • فازهای مختلف پروژه را بر پایه بهبود مستمر محقق سازند.

نتیجه گیری:

با بررسی راهکارهای ارائه شده توسط پگاسیستم به این نتیجه می رسیم که بهترین و کارآمدترین رویکرد برای غلبه بر مشکلات پروژه های فناوری اطلاعات در سازمان دولتی، انتخاب یک فناوری جامع می باشد که بتواند تغییرات را به راحتی پشتیبانی کرده و توسعه برنامه های کاربردی را در زمان و هزینه پایین میسر سازد. 

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار بهترین گزینه در این زمینه می باشد، چراکه علاوه بر اینکه محیط توسعه سازمانی را یکپارچه می کند، امکان ایجاد فرآیندهای پویا را فراهم می نماید. این فرایندها براحتی می توانند طیف وسیعی از سیاست ها و روال های مربوط به یک موضوع را مدیریت کنند. همچنین امکان تعریف قوانین مختلف در این سیستم منجر به ساده شدن هرچه بیشتر تغییرات و کاهش زمان موردنیاز برای طراحی فرایندهای مختلف می گردد. تحت این شرایط هرچقدر که یک BPMS غنی تر و استانداردتر باشد، بهتر می تواند به مشکلات فائق آید و در این میان یک ابزار بومی، بسیار ساده تر و کامل تر می تواند نیازمندی های سازمانی را بشناسد و به کمک تعامل موثری که مابین حوزه کسب و کار و IT ایجاد می نماید، پاسخگوی نیازمندی های مداوم سازمان باشد. 


منبع: Why Government Technology Projects Fail eBook

ترجمه: پروانه سلیمانی - پروین بختیاری


 

تاریخ انتشار: 11 شهريور 1394

درباره رایورز

شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز در اوایل سال 1368 توسط جمعی‌از فعالین حرفه نرم‌افزار تأسیس گردید...

بیشتر بدانید

ارتباط با ما

  • تهران، خيابان ولی عصر، نرسيده به توانير، خيابان احتشام، شماره 5
  • 89326000

  • BPMS@rayvarz.com

خبرنامه پایگاه دانش BPM