مدیریت فرایند کسب و کار در مقایسه با مدیریت گردش کار

مقدمه

گردش‌کار اشاره به مکانیزه‌کردن فرایندها یا مرتبط‌سازی فرایند‌هایی مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه ریزی منابع انسانی (ERP) و منابع انسانی (HR) دارد. شرکتی را در نظر بگیرید که در حال گسترش است، در صورتی که سیستم‌های آن شرکت تجمیع نشده باشند، در نتیجه این سیستم‌ها تبدیل به جزیره‌های اطلاعاتی خواهند شد. براساس مطالعاتی که در سطح بالایی از فناوری اطلاعات صورت گرفته است تجمیع سیستم‌ها و فرایندها به اولین وظیفه عمده دپارتمان‌هایIT، بدل شده است. مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) در واقع نسل جدیدی از تکنولوژی و پاسخگو به گرایش‌های جدید بین‌المللی است.
تکنولوژی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) تکنولوژی‌های تجمیع نرم‌افزارهای یکپارچه‌ی سازمانی (EAI) است و از یک استاندارد مبتنی بر وب به عنوان معماری پایه استفاده می‌کند. تکنولوژی BPM می‌تواند فرایندها را هم در داخل و هم در خارج از سازمان که با یکدیگر مرتبط نیستند را تجمیع، کنترل، مکانیزه و بهینه‌سازی کند. این امر شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا اطلاعات را از سیستم‌های توزیع‌شده تجمیع کنند و شاخص‌های کلیدی عملکرد کسب‌و کار، مانند نظارت و گزارش‌سازی برای بهره‌بری بیشتر در مدیریت منابع کسب و کار را ایجاد کنند.

 

فرایند کسب و کار چیست؟

یک فرایند کسب‌وکار ترتیبی از یک یا چند فعالیت ساخت‌یافته مرتبط است که هدف و نتیجه آن به روشنی بیان شده است. یک فرایند کسب‌وکار  به صورت مجموعه‌ای از یک یا چند رویه‌ی مرتبط یا فعالیت در نظر گرفته می‌شود که به صورت کلی هدف کسب وکار را در زمینه‌های ساختار سازمانی و تعریف نقش عملکردی و روابط تعریف می‌کند.

 

نمودار فرایندهای کسب و کار

فرایندهای کسب‌وکار به طور کلی در یک شکل گرافیکی به صورت نمودار کشیده می‌شوند که به آن به اختصار (BPD (Business Process Diagram می‌گویند. 
BPD در حقیقت یک نمودار فرایندیست که توسط یک طراح فرایند کسب‌وکار خلق می‌شود. این روش بر اساس تکنیک فلوچارت است که شامل شی‌ءهای گرافیکی است که یک شبکه از فعالیت‌های به هم مرتبط و اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها وجریاناتی که  ترتیب اجرای این فعالیت‌ها را تعریف می‌کند، نمایش می‌دهند. این اشیای گرافیکی نمادهای متمایز و شکل‌های مختلفی دارند که این امر به تشخیص انواع مختلف فعالیت‌ها کمک می‌کند.

 

گردش کار

بر اساس تعریفی که در ائتلاف مدیریت گردش کار(Workflow Management Coalition) صورت گرفت، گردش کار را می‌توان مکانیزاسیون فرایندهای کسب وکار به صورت کلی یا جزیی دانست که در طی آن مستندات، اطلاعات یا وظایف بین افراد با توجه به مجموعه‌ای از قوانین و رویه‌ها برای این که عملی انجام شود جا به جا می‌شوند. 

 

سیستم مدیریت گردش کار

یک (Workflow Management System (WFMS، سیستم مدیریت گردش کار نرم‌افزاری است که اجرای گردش کاری را با تفسیر تعریف فرآیند، تعامل با مشارکت کنندگان گردش کاری و در صورت نیاز استفاده از ابزارها و برنامه‌های کاربردی خارجی مدیریت می‌کند. به یاد داشته باشید که همه سیستم‌های گردش کاری مبتنی بر فرایند هستند.

 

اجزای سیستم مدیریت گردش کار

دو مولفه اصلی آن عبارتند از:

  1. مولفه‌ی مدل‌سازی گردش کاری که به شما اجازه مدل‌سازی بصری گردش کاری را می‌دهد.
  2. مولفه‌ی اجرایی گردش کاری که مسئول اجرا و مدیریت فرایندهای کاری است.

 

مزایای گردش کار

به این دلیل که گردش کار در واقع فعالیت‌های معمول کسب و کار است که زحمت زیادی می‌طلبد و همچنین درصد قابل توجهی از هزینه‌های کسب وکار را مصرف می‌کنند. بنابراین مکانیزه کردن آن‌ها مزایای زیادی دارد، این مزایا عبارتند از:

  1. کاهش هزینه‌های عملیاتی:  مکانیزاسیون گردش کاری هزینه‌های انجام تراکنش را کاهش می‌دهد.
  2. افزایش بهره وری: مکانیزاسیون فرایندهای کسب‌وکار می‌تواند گام‌های غیر ضروری در فرایند را حذف کند.
  3. کنترل بهتر:  استانداردسازی مکانیزه‌ی متدهای کسب‌وکار کنترل مدیریتی را بهبود می‌دهد.
  4. بهبود خدمات مشتریان: بهبود ثبات و کنترل نتایج را شامل می‌شود.
  5. انعطاف‌پذیری:  فرایند‌های مکانیزه را به مراتب ساده‌تر می‌توان تغییر داد.

 

مقایسه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و گردش کار

همان طور که مشاهده کردید در حالی که گردش کاری و BPM  مشخصات یکسانی دارند. بین این دو تفاوت‌های مشخصی نیز وجود دارد. گردش کاری بخشی از BPM است و بالعکس BPM برای گردش کاری یک ابرمجموعه محسوب می‌شود.گردش کاری فقط یکی از روش‌ها برای پیاده‌سازی فرایند‌های کسب و کار است. در حالی که BPM گردش کاری را مدیریت می‌کند. WFMS گردش کاری را از یک شخص به دیگری کنترل می‌کند. به بیان دیگر اطلاعاتی که در گردش کاری سازمان موجود هستند را  کنترل می‌کند ولی عمل بهینه‌سازی فرایند را انجام نمی‌دهد. برخلاف سیستم گردش کار، BPMS منجر به کنترل فرایند می‌شود و امکان تجمیع با نرم‌افزارهای کاربردی متفاوت را فراهم می‌کند.

 

تجمیع فناوری اطلاعات و کسب وکار به کمک مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

تعداد زیادی از برنامه‌های کاربردی ثابت هستند، به این معنی که با تغییراتی که در آینده رخ خواهد داد به راحتی سازگار نمی‌شوند. به دلیل اینکه منطق کسب و کار آن‌ها در کدهای برنامه کاربردی تعبیه شده است. بنابراین وقتی که کسب و کار تغییر می‌کند و برنامه کاربردی می‌خواهد تغییرات را اعمال کند، کدهای اصلی برنامه کاربردی نیز نیاز به تغییر دارند.که این امر تلاش زیادی را می‌طلبد و مستعد خطاست.
BPM منطق کسب و کار را از برنامه کاربردی جدا می‌کند. BPM فرایندهای کسب‌وکار مستقل هر برنامه کاربردی را تعریف، اجرا و مدیریت می‌کند. بنابراین تغییر فرایندهای کسب‌وکار، برنامه کاربردی که با این فرایند همکاری می‌کند را تحت تاثیر قرار  نمی‌دهد.
هدف BPM حل مشکل تطبیق‌پذیری است، که این کار را با تعریف متدولوژی و معیارها و فرایندهایی که یک سازمان باید بپذیرد تا کسب وکارش را مدیریت و نظارت کند، صورت می‌گیرد.
در اصل BPM  برای ساخت سیستم‌های کسب وکار  یک انتزاع است.  BPM یک ساختار برای توسعه برنامه کاربردی تعریف می‌کند که می‌تواند منجر به چابکی داده‌های برنامه‌های کاربردی شود.
BPM مسئول خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار برای بدست آوردن حداکثر انعطاف‌پذیری با حداقل هزینه و زمان است.

 

مزایا مدیریت فرایند کسب‌وکار
مزایای اصلی BPM  عبارتند از: 

  • شفافیت فرایند
  • بهینه‌سازی و پالایش فرایند
  • ساده‌سازی فرایند
  • افزایش تولید
  • مسئولیت‌پذیری و چابکی بیشتر
  • بهبود خدمات مشتریان
  • افزایش درآمد و کاهش هزینه
  • تمرکز داده

 

سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار

درست مثل سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)، سیستم مدیریت گردش کار (WFMS)  نیز گردش کاری را مدیریت می‌کند.  سازمان‌ها و جوامع کسب و کار به سرعت درحال سازگار شدن با BPMS هستند. به دلیل سادگی، نگه‌داری، اندازه‌گیری و آنالیز، و پیشرفت مسمتری که روی فرایندهای کسب‌وکار آن‌ها انجام می‌شود. زمانی که تغییراتی در سازمانی نیاز باشد، BPM انجام این تغییرات را ساده‌تر می‌کند و این اطمینان را می‌دهد که پیاده‌سازی تغییرات به صورتی که حداقل زمان و تلاش صرف آن شود، انجام می گیرد.
مزیت اصلی BPM جداسازی منطق کسب و کار از هسته نرم‌افزار است که باعث می‌شود فاصله بین IT  و کسب و کار را از بین ببرد.
علاوه بر این BPMS به صورت مداوم داده‌های اجرایی فرایندها را اندازه‌گیری کرده و ذخیره می‌کند و آن را در قالب گزارشی به نام BAM (نظارت بر فرایندهای کسب و کار) ارائه می‌دهد، که مدیران می‌توانند از آن جهت نظارت بر فرایندها و مدیریت کارکرد و غیره استفاده کنند. از نگاه سازمانی گزارشات، بهبود و تولیدات را افزایش داده و هزینه‌ها را کم می‌کند.

 

اجزای BPM

سیستم‌های مدیریت‌ فرایندهای کسب‌وکار شامل مجموعه‌ای از سرویس‌های مدیریتی است. فعالیت‌های عمده‌ای که یک راه حل BPM ایی را شکل می‌دهند عبارتند از:

  • طراحی فرایند
  • اجرای فرایند
  • نظارت بر فعالیت‌های فرایند

در زیر نیز به بعضی از اجزای اصلی BPM اشاره می‌کنیم:

  1.   یک طراح گرافیکی فرایندهای کسب‌وکار است.
  2.  موتور شبیه‌سازی فرایندهای کسب و کار:  این موتور مسئول اجرا و تجمیع فرایندهای کسب‌وکار است.
  3.  موتور قوانین کسب و کار:  یک موتور که قوانین کسب وکار را مدیریت می‌کند.
  4.  پایش فعالیت‌های کسب و کار : این جزء شامل مجموعه‌ای از ابزارهای گزارش‌گیری است.

 

فرایندهای معمول BPM

معمولا طراحان برای طراحی فرایندهای کسب‌وکار از مدل‌سازفرایندها استفاده می‌کنند که شامل واسط‌هایی برای ایجاد،ویرایش و یا حذف نمودارهای فرایندی است. نمودارهای تولید شده در فرایندهای کسب‌وکار از ابزارهای مدل‌سازی استفاده می‌کند که به آن‌ها BPD یا نمودارهای فرایندهای کسب‌وکار می‌گویند.
این نمایش‌های نموداری از زبان‌های اجرایی فرایند‌های کسب‌وکار BPEL استفاده می کند. BPEL مانند موتورهای شبیه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار پیاده‌سازی شده، مسئول اجرای فرایندهای کسب‌وکار است.

 

شبیه‌سازی و موتور اجرا

موتور شبیه‌ساز فرآیند کسب و کار، داده‌ها را تجزیه و مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را در حافظه انجام می‌دهد و داده‌های اجرایی که ممکن است بعدا برای نظارت فرایند و پیشرفت در فرایند مورد استفاده قرار بگیرد را ذخیره می‌کند.
موتور فرایند کسب و کار می‌تواند پارامترها را به فعالیت‌ها پاس دهد. تا فعالیت‌ها با پذیرش پارامترها اجرا شوند. ابزار ‌BPM به کمک SDK (مجموعه توابع و کتابخانه‌های کامپایل شده‌ای که تولیدکنندگان نرم‌افزار برای آسان‌کردن برنامه‌نویسی برای محیط یا سکوی خاصی فراهم می‌کنند و در اختیار برنامه‌نویسان کاربردی قرار می‌دهند.) فرایندهای کسب و کار را با نرم‌افزارهای مشتری تجمیع می‌کند.
سازمان‌ها امروزه از BPM برای محاسبه، طراحی مجدد و ویژه‌سازی هسته فرایند جاری و کمک به یکپارچه‌سازی سریع فرایندها و برنامه‌های کاربردی در سراسر مرزهای برنامه سازمانی استفاده می‌کنند.
در کل سازمان‌ها برای دستیابی به چابکی، کارایی و تولید بیشتر در حال تطبیق BPM  هایی هستند که شامل فرایندهایی با معماری مدل محور و  داده محور هستند.

 

نتیجه گیری

گردش کار شامل توالی خاصی از فعالیت‌ها با مجموعه دستور العملی از پیش تعریف شده است که شامل هر دو رویه خودکار (مبتنی بر نرم افزار) یا فعالیت‌های دستی (غیر مکانیزه) است.
یکپارچگی بین سیستم‌های گردش کار و سیستم‌های خارجی نسبتا محدود است، اغلب تنها اجازه‌ی بازیابی اسناد یا داده‌های متغیر را می‌دهد و از محتوای داده‌های منتقل شده آگاهی ندارد. فرایندهای گردش کاری فقط به برنامه کاربردی متصل می‌شوند و تغییر در گردش فرایندها بسیار دشوار خواهد بود.
BPM شامل تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار تعریف شده به صورت مستقل است. BPM در واقع یک ابر مجموعه از گردش کاری است و تفاوت آن با گردش کاری توانایی چون همکاری فعالیت‌ها در برنامه‌های کاربردی متفاوت است.
BPM امکان نظارت و آنالیز داده‌ها و سندهای خارجی را می‌دهد و با ارائه فرآیند، حلقه بسته امکان اعتبارسنجی یکپارچگی تراکنش‌ها و اطلاعات انجام می شود.
پردازشگرهای BPM دستورات اجرایی را از گردش فرایندی جدا می‌کند، بنابراین مسیریابی و رهگیری می‌تواند به خروجی فرایند و مرحله‌های مهم آن وابسته شود


منبع: BPM vs. Workflow

ترجمه: آرمین کریمی


 

تاریخ انتشار: 21 ارديبهشت 1394

درباره رایورز

شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز در اوایل سال 1368 توسط جمعی‌از فعالین حرفه نرم‌افزار تأسیس گردید...

بیشتر بدانید

ارتباط با ما

  • تهران، خيابان ولی عصر، نرسيده به توانير، خيابان احتشام، شماره 5
  • 89326000

  • BPMS@rayvarz.com

خبرنامه پایگاه دانش BPM