مبانی ترسیم، مدل سازی و تحلیل فرایند

در این مقاله در خصوص متدها و تکنیک های ترسیم، مدل سازی و تحلیل فرایندها صحبت خواهیم نمود. در ابتدا تعاریف معمول  که برای «مدل سازی و تحلیل فرایند ها» به کار می‌روند را بررسی می کنیم.

  • ترسیم فرایند

روشی است که جهت ترسیم گرافیکی گردش کار یک فرایند مشخص به کار برده می‌شود، برای نمونه ترسیم مراحل و گام های رسیدگی به سفارش مشتری را در نظر بگیرید.

  • مدل سازی فرایند

روشی است که برای بررسی رویه های ممکن و مختلف اجرای یک فرایند، به منظور انتخاب بهینه ترین رویه به کار برده می شود؛ به علاوه به سؤالاتی از قبیل موارد زیر پاسخ می دهد:

          - اگر منابع بیشتری در اختیار داشته باشیم، چه اتفاقی رخ می دهد؟

          - اگر برخی از گام ها را از فرایند حذف نماییم، چه اتفاقی رخ می دهد؟

  • تجزیه و تحلیل فرایند

عبارتند از به کارگیری تکنیک های مختلف به منظور ارزیابی فرایند جهت تشخیص ناکارآمدی های آن است و همچنین روش‌هایی برای بهبود فرایند را مشخص می نماید. از همین رو می توان گفت مدل سازی یک نوع از تجزیه تحلیل است.

ترسیم و بصری سازی فرایندها یکی از قدرتمند ترین روش‌ها به منظور تسهیل فهم فرایندها است. لازم به ذکر است که تکنیک های متنوع و بسیار زیادی در راستای ترسیم فرایندها وجود دارد. 

در حوزه BPM استانداردی با عنوان BPMN معرفی شده است که به واقع روشی کارآمد جهت ترسیم جریان های کاری و روابط فرایندی است، به علاوه در مستندسازی، آگاهی از چگونگی اجرای فرایندها در حال حاضر و تصمیم گیری در مورد اجرای آتی فرایندها کمک می نماید.

برخی از تحلیلگران بر این باورند که نمادهای موجود در BPMN برای کارشناسان یا صاحبان کسب و کار بسیار پیچیده هستند؛ اگرچه این موضوع صحیح است که BPMN دارای المان های بسیاری است اما کارآمدی آن برای ترسیم یک مدل فرایندی را نباید نادیده گرفت؛ به علاوه ضرورت ندارد که تمامی این المان ها مورد شناسایی قرار بگیرند. 

به علاوه BPMN ابزاری قوی در جهت ایجاد پلی میان فن آوری اطلاعات و کسب و کار است و فاصله میان آن‌ها را از بین می برد.

کارشناسان یا صاحبان کسب و کار به راحتی می‌توانند آلمان های اصلی BPMN را بیاموزند و از طرف دیگر تحلیلگران کسب و کار و متخصصان فن آوری اطلاعات می‌توانند تا حد نیاز، جزئیات بیشتری را در نقشه فرایندی وارد نمایند.

یک رویکرد ساده و معمول برای تجزیه و تحلیل فرایند، ترسیم نقشه وضعیت موجود فرایند با استفاده از BPMN است و پس از آن بایستی به  بررسی هر یک ار مراحل فرایند پرداخته و سؤالات زیر را پرسید:

  1. چالش های هر یک از مراحل فرایند چیست؟
  2. هر یک از مراحل فرایند به چه منظوری انجام می شود؟
  3. انجام هر یک از مراحل فرایند چقدر زمان نیاز دارد؟
  4. بین مراحل فرایند چه میزان تأخیر وجود دارد؟
  5. آيا مراحلی در فرایند وجود دارد که غیرضروری باشد؟

با کمک این تمارین ساده، شما می‌توانید گفتگوهایی را با مالکان و افراد دیگر که درگیر فرایندها هستند، آغاز نمایید و به واسطه آن ها، فرصت های بهبود و فرایندهای وضع مطلوب را شناسایی نمایید.

همچنین BPMN به دلیل فقدان  تحلیل فرایندی ذاتی مورد انتقاد قرار گرفته است و چنانچه این نکته نیز صحیح باشد، در مجموع استفاده از فقط و فقط یکی از متدها برای تحلیل فرایند، به احتمال بسیار زیاد ایده مناسبی نیست، چراکه انواع متفاوت فرایندها به واسطه  استفاده از تکنیک های گوناگون می‌توانند بهبود یابند و به علاوه بسیاری از فرایندها با به کارگیری بیش از یک تکنیک، اصلاح می گردند. با توجه به موارد مذکور، ایده خوب این است که جعبه ابزار شما شامل روش‌های ترسیم دیگر هم باشد.

متد های  تجزیه و تحلیل فرایند نظیر Lean  و SixSigma نیازمند به کارگیری تخصص های فراوانی است؛ اما برخی از تکنیک های ترسیم فرایند وجود دارند که از این متدها استنتاج شده اندکه بدون نیاز به هزینه زیاد، بسیاری از مزایای این متدها را به همراه دارند. نکته مهم دیگر انعطاف پذیری، تکمیل فعالیت تحلیل و عدم محدود شدن به ایده‌آل هر تکنیک است. 

از آن جایی که یک کارشناس فرایند نمی‌تواند کاملا در متدهای مدلسازی خبره باشد، بنابراین می بایست رویکردی انتخاب شود که گروه بزرگ‌تری از آن بهره برند.

اگر  از یک ابزار BPMS برای مکانیزه نمودن فرایندها استفاده می‌کنید، این نکته را مدنظر قرار دهید که مکانیزه نمودن یک فرایند ناکارآمد منجر به یک ناامیدی بزرگ می شود؛ شما همیشه می بایست زمانی را صرف تلاش برای ایجاد اطمینان از این امر کنید که بهبود مشخص دیگری برای فرایند وجود ندارد که بتوان آن را انجام داد. از طرف دیگر باید این نکته را نیز در نظر داشته باشید که زمان زیادی را صرف تحلیل فرایندهای موجود نکنید؛ چراکه مکانیزاسیون فرایند، ذاتاً منجر به بازطراحی می‌شود و یک متودولوژی خوب BPMS شامل تکرارهایی  برای دستیابی به فرایندهای وضعیت مطلوب است.

تکنیک ها و مثال ها

شکل زیر ارتباط بین فرایندهای سطح بالا بایکدیگر را نمایش می دهد.

به عنوان نمونه در شکل فوق  ارتباط بین فرایند های سطح بالا  در چرخه استخدام که در BPMN مدل شده است، نمایش داده می شود. همان‌طور که مشاهده می‌کنید یک زیرفرایند در BPMN (که با یک علامت + بر روی آیکون فعالیت نمایش داده می شود) جزئیات جریان کار را در سطح پایین‌تر تعریف می نماید.

خطوط شناور  می توانند در فرایند های سطح بالا یا  پایین استفاده شوند تا نمایش دهند که چگونه  فرایند ها و فعالیت ها بین مشارکت کنندها جابه جا میشوند.

این مثال  همان نقشه  بالاست که lane ها هم به آن اضافه شده است.

 

شبیه سازی - مدل دیگری از  تکنیک تجزیه و تحلیل و مدل سازی

شبیه سازی فرایند روشی برای دانستن این امر است که یک فرایند بر مبنای سناریوهای مختلف ناشی از تکنیک های «what-if» اجرا می شود. شبیه سازی در زمان طراحی فرایندهای جدید به منظور برآورد کردن منابع مورد نیاز و نیز در هنگام تحلیل فرایندهای موجود برای فهمیدن تأثیر بهبودهای پیشنهاد شده بر روی فرایند، می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

عموما با یک نمودار جریان که نمایش دهنده گام های فرایند است، آغاز می کنیم. س‍پس اطلاعاتی را به ابزار شبیه سازی اضافه می‌کنیم که به عنوان نمونه موارد زیر را می‌توان نام برد:

  • منابع در دسترس در هر گام
  • هزینه منابع
  • مدت زمان کار شبیه سازی
  • سپس این ابزارها، سناریو ها را با هدف شبیه سازی نمودن اجرای واقعی فرایندها و مشاهده خروجی آن ها، اجرای می نمایند.
  • نتایج زیر از موارد مذکور حاصل می گردد:
  •  هزینه  اجرای فرایند در یک بازه زمانی مشخص
  • تعداد آیتم هایی که می‌توانید با استفاده از منابع موجود پردازش کنیم 
  • میانگین زمان تکمیل فرایند
  • زمان تکمیل هر یک از مراحل فرایند

این ابزارها همچنین می‌توانند الگوهای جریان را نمایش داده و گلوگاه های فرایندی را مشخص نمایند. متدها و ابزارهای شبیه سازی فرایند، در میزان پیچیدگی و انواع شبیه سازی هایی که می‌توانند اجرا نمایند، با یکدیگر متفاوت هستند.

 

معیار های کارایی فرایند که به طور معمول در تجزیه و تحلیل و شبیه سازی استفاده می شوند

توانایی فرایند: حداکثر نرخ خروج به ازای یک ساعت.
نرخ توان: میانگین نرخ جریان در یک نقطه.
زمان پردازش: میانگین زمانی که کار انجام شده است.
زمان انتظار: زمانی که کاری انجام نمی شود.
کار در فرایند: تعداد مواردی که در حال حاضر روی آن ها در مراحل فرایند  کار انجام می گردد .
زمان راه اندازی: زمانی که نیاز است تا چیزی را به فرایند تبدیل کرد.

 


ترجمه: آرمین کریمی

منبع: what-is-bpm.com


 

تاریخ انتشار: 28 اسفند 1393

درباره رایورز

شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز در اوایل سال 1368 توسط جمعی‌از فعالین حرفه نرم‌افزار تأسیس گردید...

بیشتر بدانید

ارتباط با ما

  • تهران، خيابان ولی عصر، نرسيده به توانير، خيابان احتشام، شماره 5
  • 89326000

  • BPMS@rayvarz.com

خبرنامه پایگاه دانش BPM