BPMS چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار BPM چیست؟

BPM مخفف Business Process Management و شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب‌وکاراست؛ به عبارت دیگر،BPM یک رویکرد ساختار یافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندها را با استراتژی‌های سازمان همسو نموده و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار BPMS چیست؟

BPMS مخفف Business Process Management System/ Suite و شامل مجموعه‌ای از ابزارها و ماژول‌های نرم‌افزاری جهت پشتیبانی و تسهیبل اجرای BPM در سازمان‌ها است. BPMS‌ها یا سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.
به بیانی دیگر، BPMSها به واسطه پشتیبانی از یک زبان سطح بالا، امکان مکانیزاسیون فرایندها و توسعه سیستم‌های نرم‌افزاری فرایند محور را در یک محیط کاملا بصری میسر می‌کنند. ماموریت BPMSها، کاهش حداکثری زمان و هزینه “تولید، توسعه و بهبود سیستم‌های فرایند محور” است، به نحوی‌که سازمان از برنامه‌نویسان ارشد بی‌نیاز شده و علاوه بر آن سیستم‌های نرم‌افزاری تولید شده بر بستر BPMSها، از انعطاف‌پذیری بالایی در خصوص تغییرات لازم‌الاجرا در جهت بهبود فرایندها برخوردار باشند.
از جمله ابزارها و ماژول‌های BPMS می‌توان به “طراحی و مدیریت فرآیندها”، “طراحی و مدیریت موجودیت‌ها”، “طراحی و مدیریت فرم‌ها”، “طراحي و مدیریت قوانين”، “طراحی و مدیریت چارت سازمانی”، “طراحی و مدیریت گزارش‌ها” اشاره نمود.

تاریخچه ظهور BPM و BPMS

شاید بتوان ظهور تفکر مدیریت و بهبود فرایند را در اولین تعاریف ارائه شده در مورد وظیفه و ساختارهای وظیفه‌ای در سازمان جستجو کرد و نشان داد که چگونه تغییرات دائمی محیط کسب‌وکارسازمان‌ها را به سوی تفکر فرایندی سوق می‌دهند.
در قرن هجدهم آدام اسمیت مفهوم تقسیم کار و وظیفه را مطرح کرد و بعد از آن مطالعات تیلور (بنیان‌گذار مدیریت علمی در اوایل قرن بیستم) نشان داد هرچه قدر که وظیفه‌ها دقیق‌تر و جزئی‌تر تعریف شوند و بهترین روش انجام یک کار شناسایی، اندازه‌گیری و آموزش داده شود، تولید و بهره‌وری سازمان‌ها بصورت چشم‌گیری افزایش پیدا خواهد کرد. نظریات فوق و سایر تحقیقات مشابه در نیمه اول قرن بیستم منجر به شکل‌گیری ساختارهای وظیفه‌گرای متعدد و متنوعی در محیط‌های کسب‌وکارگردید. بعد از جنگ جهانی دوم پارادایم جدیدی با عنوان «کیفیت» حوزه‌های کسب‌وکاررا تحت تاثیر قرار داد و افزایش کیفیت محصولات در کنار کمیت را کلید اصلی موفقیت در نظر گرفت. کیفیت عبارت است از ارائه محصول یا خدمت مطابق با انتظار مشتري و به بهترین روش ممکن. تخصصی شدن بیش از حد وظایف در ساختارهای وظیفه‌ای و ارتباط کم رنگ هر یک از حوزه‌های کاری با سایر حوزه‌ها در سازمان، تولید محصول متناسب با نیاز و توقع مشتری را بسیار مشکل می‌نمود. اولین تحول و نوآوری در زمینه کیفیت را مديريت كيفيت جامع (TQM) ایجاد نمود. TQM ساختار سیستماتیکی است كه بر بهبود مستمر كليه فعاليت‌هاي دروني يك سازمان تأكيد دارد. سه اصل اساسی در مدیریت کیفیت جامع عبارتند از «تمركز بر نياز و انتظارات مشتريان»، «توانمند كردن كاركنان» و «بهينه‌سازي فرايندها». منظور از بهینه‌سازی فرایندها شناسایی کلیه فعالیت‌های سازمان، کنترل دقیق آن‌ها، شناسایی معیارها و بهبود مستمر آن‌ها است.
با پیاده‌سازی تئوری‌های کیفیت‌گرا نظیر TQM و 6 سیگما در برخی سازمان‌ها مشکلاتی مطرح شد. بعنوان مثال شناسایی و تعریف کلیه فرایندها در سازمان ممکن است منجر به تعریف صدها و هزاران فرایند در سازمان شود، از گذاشتن یک میخ در جعبه گرفته تا چک کردن حساب مشتریان. تمرکز بر روی این همه فرایند ریز شده و جزئی، نتایج دقیق و درستی برای سطوح استراتژیک بدنبال نداشت. بعبارت دیگر استفاده از نتایج حاصل شده از تحلیل هزاران پروژه کوچک برای مدیریت سازمان در سطوح کلان بسیار مشکل است.

تعریف BPMS

در ابتدای دهه 90 میلادی مفهوم «مهندسی مجدد فرایندها» مطرح گردید که بیشترین توجهش، بررسي و اصلاح فرايندهاست. در دیدگاه مهندسی مجدد، فرایندهای اصلی سازمان شامل فرایندهایی است که منتج به حصول اهداف باشد و سایر فرایندهای اضافی می‌بایست حذف شوند. با اجرایی شدن مهندسی مجدد فرایندها (BPR) در سازمان، ارتباط ساختارهای وظیفه‌ای با یکدیگر در قالب گروه‌های فرایندی میسر می‌گردد و وظایف از حالت یک بعدی و ساده به وظایف چند بعدی تبدیل می‌شوند. چارچوب رادیکالی، ریسک بالا، تغییرات آنی در سطح سازمان و در نتیجه ایجاد مقاومت در برابر این تغییرات و همچنین هزینه‌های بالای اجرایی شدن مهندسی مجدد فرایندها، منجر به شکل‌گیری رویکرد «مدیریت فرایندهای کسب و کار» در اواخر دهه 90 میلادی گردید. مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(BPM) به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با شناسایی فرایندها، بهره‌گیری از تکنولوژی برای خودکارسازی آن‌ها، پایش و بهبود مستمر فرایندهای سازمانی، کارایی و بهره‌وری و انطباق پذیری سازمان خود را افزایش دهند.
همانند توسعه نظریه‌های مدیریت در اواخر قرن بیستم، پیشرفت در حوزه IT و نوآوری در سیستم‌های اطلاعاتی نیز، بستر و ابزار مناسبی برای پیشرفت و پذیرش دیدگاه فرایندی در سازمان‌ها بوجود آورد. در اوایل دهه 50 میلادی که کامپیوترهای اولیه در برخی از سازمان‌ها برای انجام وظایف محدودی مورد استفاده قرار گرفتند تا امروز که سیستم‌های اطلاعاتی عضو حیاتی موثر در طول زنجیره تامین یک سازمان می‌باشند، قدم‌های بسیاری برداشته شده است. یکی از اولین سیستم‌های ایجاد شده در این حوزه، «سیستم‌های مدیریت پایگاه داده» DBMS‌ها بودند که برای سازمان‌ها امکان متمرکز کردن داده‌ها، ذخیره و دسترسی به آن‌ها را فراهم می‌کردند. این سیستم‌ها در پروژه‌های TQM و مدیریت داده‌های محاسباتی و آماری حاصل از آن بسیار مورد استفاده قرار گرفتند. DBMSها بواسطه یکپارچه‌سازی داده‌ها در سطح سازمان، نقشی کلیدی در توسعه ERP در اواخر دهه هشتاد و اوایل دهه 90 داشتند. سیستم‌های «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» (ERP) وظیفه مکانیزه کردن کلیه فرایندهای سازمانی را بر عهده داشتند، از فرایندهای دریافت سفارش از مشتریان گرفته تا تحویل سفارش و پرداخت. در عمل تغییر برنامه‌های کاربردی و فرایندها در سیستم‌های ERP چندان ساده به نظر نمی‌رسید و مستلزم صرف هزینه و زمان بسیار بود. در اواسط دهه 90 نسل جدیدی از سیستم‌های اطلاعاتی بوجود آمد که تاکیدشان جدا کردن گردش کار از برنامه‌های کاربردی و مدیریت آن‌ها بود. WFMS سیستم‌های مدیریت گردش کارها» شامل دو مولفه مدلسازی گردش کار و اجرای گردش کار است، اما با WFMSها، مکانیزه کردن فرایندهای پیچیده، گزارش‌گیری از مراحل فرایند و امکان یکپارچگی اطلاعات با سایر سیستم‌ها میسر نمی‌شد. با ظهور سیستم‌های EAI و ارائه معماری سرویس‌گرا، BPMSها بعنوان ابزاری در جهت طراحی، اجرا، پایش و مدیریت فرایندهای کسب‌وکارمعرفی شد. BPMS مخفف Business Process Management Suit/System است و تعریف فوق نشان می‌دهد که BPMS مجموعه‌ای از ماژول‌های طراحی شده بر مبنای اصول BPM است که تمامی چرخه آن از طراحی تا بهبود را پشتیبانی می‌کند.

چرا استقرار BPM و BPMS در سازمان ضرورت دارد؟

امروزه محیط رقابتی و پویای کسب‌و‌کار، سازمان‌ها را با چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی روبرو کرده به‌نحوی‌که برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری و کاهش هزینه بصورت مستمر نیازمند چابکی هستند. یک سازمان زمانی می‌تواند به این مهم دست یابد که منابع انسانی و سایر منابع سازمان ازجمله سیستم‌های اطلاعاتی آن بتوانند به بهترین شیوه ممکن با هم همکاری داشته باشند و این امر نیازمند شناسایی، تحلیل، پیاده‌سازی، پایش و بهبود فرایندهای موجود سازمان است. رشد فناوری و مطرح شدن مفاهیم جدید در علم مدیریت کسب‌وکارراه‌حلی با نام “مدیریت فرایندهای کسب و کار” (BPM) برای غلبه بر این چالش‌ها و استفاده بهینه از فرصت‌های پیش روی فراهم می‌کند. در بسیاری از سازمان‌ها، فرایندهای کسب‌وکارناشناخته است و مدیران، تنها به بررسی خروجی فرایند اکتفا می‌کنند، حال آن‌که با بررسی و تحلیل مراحل فرایند و بهبود مستمر آن، می‌توان تاثیر چشمگیری در افزایش کارایی، بهره‌وری، رضایتمندی و هم‌چنین دستیابی به اهداف  کسب‌وکاررا مشاهده کرد.

هدف اصلی BPM چیدمان صحیح فرایندهای سازمان بر اساس اهداف کسب‌وکاراست، تا با ایجاد بستری برای اجرا و اندازه‌گیری عملکرد فرایندها، زمینه تغییر و بهبود مستمر و افزایش کارایی آن‌ها را ایجاد نماید و نهایتا منجر به بهبود کیفیت خدمات و محصولات سازمان گردد.

اصول حاکم بر مدیریت فرایند کسب‌وکار BPM چیست؟ 

فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند
با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسب‌وکار، سازمان قادر خواهد بود، ارزشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته باشد.
فرایندهای کسب‌وکار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.
فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.

توصیه‌های اجرایی برای استقرار صحیح BPM و BPMS در سازمان

در راستای ایجاد یک ساختار سازمانی فرایند محور، تلاش کنید.
مالکان فرایندها را مشخص نمایید.
مدیریت ارشد نسبت به BPM باید الزام و تعهد داشته باشند اما اجرای BPM باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا انجام شود.
مدیریت ارشد سازمان، باید از رویکرد “مدیریت بر مبنای فرایندها” پشتیبانی نماید و نسبت به انجام آن خود را متعهد و ملزم بداند. چرا که همواره مدیران میانی در برابر تغییر ساختار وظیفه‌ای به ساختار فرایندی، به دلیل محدود شدن مسئولیت‌هایشان، مقاومت می‌کنند و اگر مدیران ارشد نسبت به BPM تعهد و الزام نداشته باشند، پروژه به دلیل مقاومت‌های داخلی با شکست مواجه می‌شود. اما طراحی فرایندها باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا و به عبارتی توسط کارمندان سازمان صورت پذیرد تا مقاومت کم‌تری توسط آن‌ها در برابر تغییر وجود داشته باشد. اگر چه نهایتاً، مالک فرایند، طراحی نهایی را صحه‌سنجی خواهد نمود.
سیستم‌های نرم‌افزاری را جهت پایش،کنترل، تحلیل و بهبود فرایندهای کسب‌وکار در سازمان مستقر کنید.
با شرکای تجاری خود به طور مشترک فعالیت نمایید.
اگر چه شرکت‌ها غالباً تمایل به انجام کلیه فعالیت‌ها در داخل سازمان خود دارند، اما در مواردی نیاز به برون سپاری برخی از فعالیت‌ها است. در این موارد لازم است که مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به بیرون از سازمان نیز گسترش داد تا نهایتاً ارزش مناسب و بهینه‌ای را به مشتریان ارائه داد.
نیروی کار خود را به صورت مستمر تحت آموزش قرار دهید.
نظام پاداش کارکنان را بر مبنای عملکرد فرایندهای کسب‌وکار استوار کنید.
از متدلوژی‌های تدریجی (نظیر 6Sigma ) جهت بهبود فرایندهای کسب‌وکار استفاده نمایید.

تفاوت   سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار BPMS و سیستم مدیریت گردش‌ فرم‌های سازمانی WFMS

برخلاف WFMS، BPMS  با نرم افزارهای دیگر یکپارچه است. درواقع WorkFlow بخشی از BPMS است و BPMS مجموعه‌ای از WorkFlow ها با قابلیت هماهنگ کردن فعالیت‌ها در نرم افزارهای مختلف است.

  BPM منطق کسب‌وکار را از نرم‌افزار جدا می‌کند، به این معنی که BPMS  به‌طور مستقل از نرم افزار به تعریف، اجرا و مدیریت فرایندهای کسب‌وکارمی‌پردازد. درنتیجه تغییر در فرایند کسب‌وکارمنجر به تغییر نرم افزار نمی‌شود. همین امر، دلیلی بر انعطاف‌پذیری بالا با حداقل هزینه و زمان است.