مدرن‌سازی سیستم‌های موروثی

مدرن‌سازی سیستم‌های موروثی (Legacy Systems با BPMS)

مقدمه

مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی (Legacy Systems) به یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌ها در دنیای دیجیتال امروزی تبدیل شده است. این سیستم‌ها، که معمولا به‌دلیل قدمت و پیچیدگی‌های ساختاری خود، به سختی به‌روزرسانی می‌شوند، می‌توانند مانع رشد و نوآوری سازمان گردند. از سوی دیگر، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management – BPM) به‌عنوان یک رویکرد استراتژیک برای بهبود و بهینه‌سازی فرایندها در سازمان‌ها شناخته می‌شود. در این فرصت قصد داریم به بررسی چگونگی استفاده از BPMS (Business Process Management Systems) برای مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی بپردازیم و روش‌های مختلف برای تحقق این هدف را تحلیل کنیم.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات خود را بهینه‌سازی کنند.

شناخت سیستم میراثی یا legacy system

سیستم میراثی یا legacy system به سیستم‌هایی گفته می‌شود که مدت زمان زیادی از پیاده‌سازی آن‌ها گذشته و به تدریج با تکنولوژی‌های جدید سازگار نیستند. این سیستم‌ها به‌دلیل طراحی قدیمی و ساختار پیچیده‌شان، تغییر یا به‌روزرسانی آن‌ها می‌تواند مشکل‌ساز باشد. همچنین، این سیستم‌ها بر روی فناوری‌های منسوخ شده‌ای مانند زبان‌های برنامه‌نویسی قدیمی یا سخت‌افزارهای غیرقابل دسترسی بنا شده‌اند. یکی دیگر از ویژگی‌های بارز این سیستم‌ها، کمبود مستندات است که به‌دلیل گذشت زمان و تغییرات در تیم‌های فناوری اطلاعات، ممکن است اطلاعات مربوط به طراحی و عملکرد آن‌ها ناقص یا غیرقابل دسترسی باشد.
سیستم میراثی با مشکلات و چالش‌های متعددی روبه‌رو است که بر عملکرد و بهره‌وری سازمان تاثیر می‌گذارد. یکی از مشکلات اصلی، سازگاری این سیستم‌ها با تکنولوژی‌های جدید می‌باشد که ممکن است نتوانند به‌خوبی با تجهیزات ابری، اینترنت اشیاء (IoT) یا ابزارهای تحلیلی پیشرفته هماهنگ شوند. همچنین، نگهداری و پشتیبانی از این سیستم‌ها به‌خاطر کمبود تخصص و منابع انسانی مشکل است و می‌تواند هزینه‌های بالایی را به‌دنبال داشته باشد. از طرفی، سیستم‌های قدیمی با مشکلات امنیتی مواجه‌اند، زیرا ممکن است به‌روزرسانی‌های امنیتی لازم را دریافت نکنند و این مسئله می‌تواند خطرات جدی برای امنیت داده‌ها به همراه داشته باشد. کارایی پایین این سیستم‌ها نیز یکی دیگر از چالش‌هاست؛ زیرا نمی‌توانند به‌خوبی با حجم‌های بالای داده و بارهای کاری جدید سازگار شوند.

BPMS و مدیریت فرآیندهای کسب و کار

BPMS یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار به مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌ها اطلاق می‌شود که برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل ویژگی‌هایی زیر است.
• مدل‌سازی فرایند: توانایی ایجاد مدل‌های گرافیکی از فرایندها و گردش کارها
• اتوماتیک‌سازی فرایند: امکان خودکارسازی فعالیت‌ها و وظایف
• نظارت و گزارش‌گیری: قابلیت نظارت بر اجرای فرایندها و تحلیل عملکرد
• ادغام سیستم‌ها: توانایی ادغام با سیستم‌های مختلف و فراهم کردن یکپارچگی داده‌ها
مدیریت فرآیندهای کسب و کار مجموعه‌ای از روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی است که سازمان‌ها برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کسب و کار خود از آن‌ها استفاده می‌کنند.

استراتژی‌های مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی با BPMS

مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی با مدیریت فرآیندهای کسب و کار، نیازمند رویکردی استراتژیک و برنامه‌ریزی شده است. اولین گام در این فرایند، تحلیل دقیق نیازهای سازمان و ارزیابی سیستم‌های موجود می‌باشد. این تحلیل باید شامل بررسی نقاط قوت و ضعف سیستم‌های میراثی، تاثیرات آن‌ها بر فرآیندهای کسب و کار و هزینه‌های نگهداری باشد. بر اساس این تحلیل، سازمان‌ها باید نقشه راهی برای مدرنیزاسیون تدوین کنند که شامل مراحل مختلف از جمله تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و ارزیابی می‌شود.
یکی دیگر از استراتژی‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار، توسعه و استفاده از واسط‌های جدید برای ادغام سیستم‌های میراثی با تکنولوژی‌های مدرن است. استفاده از BPMS و فناوری‌های میانجی می‌تواند به تسهیل تعامل و انتقال داده‌ها بین سیستم‌های قدیمی و جدید کمک کند. علاوه بر این، مدیریت تغییرات و آموزش کاربران نقش مهمی در موفقیت فرایند مدرنیزاسیون دارد. ایجاد برنامه‌های آموزشی و مدیریت تغییرات موثر به پذیرش سریع‌تر سیستم‌های جدید و کاهش مقاومت کاربران کمک می‌کند.
استفاده از تکنولوژی‌های مدرن مانند ابری‌سازی و مجازی‌سازی نیز می‌تواند به بهبود کارایی و مقیاس‌پذیری سیستم میراثی کمک کند. این تکنولوژی‌ها به کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی سازمان کمک خواهند کرد. در نهایت، انجام تست‌های جامع و اعتبارسنجی قبل از پیاده‌سازی نهایی سیستم‌های جدید ضروری است تا مشکلات احتمالی شناسایی و رفع شوند و از اجرای موفق سیستم‌های جدید اطمینان حاصل گردد.

مدرنیزاسیون سیستم میراثی با استفاده از BPMS، امکان ادغام فرآیندهای قدیمی با فناوری‌های جدید را فراهم می‌کند.

 به صورت خلاصه، برای موفقیت در پروژه “بازتولید سیستم‌های میراثی با استفاده از BPMS” توجه به رهنمودهای زیر ضروری است:
– تدوین نقشه راه: ایجاد یک نقشه راه مشخص برای بازتولید سیستم میراثی، می‌تواند به مدیریت تغییرات و ریسک‌ها کمک کند.
– تحلیل دقیق فرایندها: قبل از اقدام به بازتولید، ضروری است که فرآیندهای کسب و کار به‌دقت تحلیل شوند تا نقاط قوت و ضعف شناسایی گردد. در این مرحله حتما بازیگران فرایندها را دخیل نمائید.
– انتخاب صحیح BPMS: انتخاب یک سیستم BPMS که با نیازهای سازمان و سیستم‌های میراثی سازگار باشد، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
– تست و اعتبارسنجی: انجام تست‌های جامع و اعتبارسنجی پیش از استقرار سیستم بازتولید شده، می‌تواند از بروز مشکلات جدی در آینده جلوگیری کند.
– مدیریت تغییرات: ایجاد برنامه‌های آموزشی و مدیریت تغییرات برای کاربران، به پذیرش سریع‌تر و موثرتر سیستم جدید کمک می‌کند.

پیاده‌سازی BPMS در سیستم‌های میراثی

برای درک بهتر نحوه مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی با مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بررسی چند موردکاوی موفق می‌تواند مفید باشد. در صنعت بانکی، بسیاری از بانک‌ها با سیستم‌های میراثی پیچیده‌ای برای مدیریت تراکنش‌ها و داده‌های مشتریان روبه‌رو هستند. پیاده‌سازی راهکارهایی برای ادغام سیستم‌های جدید با سیستم‌های قدیمی و استفاده از تکنولوژی‌های ابری به بهبود کارایی و امنیت این سیستم‌ها کمک کرده است. همچنین، در صنعت تولید، شرکت‌های تولیدی معمولا با سیستم‌های قدیمی برای مدیریت زنجیره تامین و فرآیندهای تولید مواجه‌اند. استفاده از تکنولوژی‌های میانجی و توسعه واسط‌های جدید برای ادغام با سیستم‌های مدرن به بهبود فرایندها و کاهش زمان‌های تاخیر منجر شده است.

BPMS ابزاری است که به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا کارهایشان را به‌صورت منظم، کارآمد و قابل اندازه‌گیری انجام دهند.

مدرنیزاسیون legacy system با BPMS چه مزیتی نسبت به کد نویسی از ابتدا دارد؟

همانطور که گفته شد یکی از روش‌های کارآمد برای مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی، استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) می‌باشد. در مقابل، رویکرد دیگری که برخی سازمان‌ها به‌کار می‌گیرند، بازنویسی کد سیستم از ابتدا است؛ اما چرا BPMS به‌عنوان یک راهکار مدرن، مزیت‌های بیشتری نسبت به کد نویسی از ابتدا دارد؟
• تمرکز بر کسب‌وکار و فرآیندها: استفاده از BPMS به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که به‌جای تمرکز بر پیچیدگی‌های فنی کدنویسی، بر فرآیندهای کسب‌وکار و بهینه‌سازی آن‌ها تمرکز کنند. BPMS به افراد اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به دانستن زبان‌های برنامه‌نویسی پیچیده، فرآیندهای مورد نیاز خود را تعریف، طراحی و بهینه کنند. در حالی که در کدنویسی از ابتدا، افراد باید تسلط بالایی بر زبان‌های برنامه‌نویسی و منطق پیچیده سیستم داشته باشند.
• سرعت پیاده‌سازی و تغییرات: یکی از بزرگترین مزیت‌های BPMS سرعت در پیاده‌سازی و اعمال تغییرات است. با استفاده از BPMS، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت فرآیندهای جدید را پیاده‌سازی کنند یا فرآیندهای موجود را به‌روزرسانی نمایند. این در حالیست که بازنویسی کد از ابتدا نیازمند زمان و منابع زیادی است و هرگونه تغییراتی، نیاز به بازنویسی کد دارد.
• کاهش وابستگی به متخصصان فنی: با استفاده از BPMS، وابستگی سازمان به برنامه‌نویسان کاهش می‌یابد، زیرا بسیاری از فرآیندها توسط افراد غیر فنی یا افرادی با دانش ابتدایی قابل پیاده‌سازی و مدیریت هستند. این امر به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به‌جای تمرکز بر جذب و نگه‌داشت متخصصان گران‌قیمت فنی، بر توسعه کسب‌وکار و بهبود فرآیندها متمرکز شوند.
• افزایش انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری: BPMS با توجه به قابلیت‌های خود در مدیریت فرآیندها، انعطاف‌پذیری بالایی به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. این سیستم‌ها به‌راحتی با تغییر نیازهای کسب‌وکار سازگار می‌شوند و مقیاس‌پذیری بالایی دارند. در مقابل، سیستم‌هایی که از ابتدا کدنویسی می‌شوند، معمولا برای تغییرات نیازمند تلاش و هزینه‌های بالاتری هستند.
• کاهش ریسک‌ها: بازنویسی کد از ابتدا می‌تواند ریسک‌های زیادی، از جمله خطاهای جدید، عدم سازگاری با سیستم‌های موجود و طولانی شدن زمان توسعه را به همراه داشته باشد. BPMSها با ارائه چارچوب‌های استاندارد و تست‌شده، این ریسک‌ها را به حداقل می‌رسانند و از ایجاد مشکلات جدید جلوگیری می‌کنند.

چالش‌های مدرنیزاسیون با BPMS

مدرنیزاسیون سیستم‌های میراثی با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند به مزایای زیادی منجر شود، اما همچنین با چالش‌هایی نیز همراه است.
• تناسب با سیستم‌های موجود: یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها، تناسب BPMS با سیستم‌های میراثی می‌باشد که ممکن است باعث گردد BPMS انتخابی نیاز به سفارشی‌سازی‌های بسیاری داشته باشد.
به عبارت دیگر، استفاده از یک زیرساخت و قرارگرفتن در محدوده امکانات آن، همان‌قدر که در مواردی می‌تواند، منجر به تسریع پیاده‌سازی و کاهش هزینه‌ها گردد، در مواردی نیز به یک مانع اساسی بر سر راه بازطراحی و پیاده‌سازی سریع سیستم نرم‌افزاری تبدیل می‌گردد. پس در بازنویسی سیستم‌های میراثی، اطمینان از تناسب امکانات مطلوب این سیستم‌ها با امکانات BPMS انتخابی، پیش از هر اقدامی ضروری است. به عنوان مثال، فرض کنید قصد بازنویسی سیستم “تولید خودکار کد کالا بر اساس مشخصات کالا” را دارید. اما BPMS انتخابی در ماژول طراحی فرم خود از کنترل درخت پشتیبانی نمی‌کند. بدیهی است با انتخاب این BPMS، در باز تولید سیستم مذکور با چالشی جدی مواجه خواهید شد.
• آموزش و پذیرش کاربران: تغییر به یک سیستم جدید ممکن است نیاز به آموزش کاربران و تغییر در شیوه‌های کاری موجود داشته باشد.